設備文員職責與工作指引

文件編號第1頁共3頁設備組文員工作規(guī)范與指導頁碼發(fā)行日期一、目的：文員的重點工作在于文件管理，為了提高文員的工作效率，養(yǎng)成良好的工作習慣，特將具體的工作細化并以指導文件形式制定本工作規(guī)范。二、工作職責1、部門文件的接收、發(fā)放、整理與歸檔；2、辦理離職及新入職人員的行政手續(xù)和行政辦公用品的申領，以及記錄部門人員的考勤；3、協(xié)助部門程序組工作，通知新產品程序的制作；4、申購、管理設備配件；5、管理與盤點部門固定、列管資產；6、工廠SMT車間新購設備臺賬的輸入；7、完成上級交付的其他任務。三、作業(yè)程序：3.1部門文件的接收、發(fā)放、整理與歸檔：3.1.1接收受控文件時檢查文件是否有漏頁、漏項、字跡不清晰；3.1.2及時檢查當天所發(fā)文件是否有正在生產中的機型，若有需及時通知程序技術員或設備技術員更改；3.1.3將《生產任務單》、《計劃通知單》根據不同的事業(yè)部分類歸檔；3.1.4每月初更換設備的保養(yǎng)記錄，并檢查是否有未做、漏做的現象，整理后歸檔；3.2辦理離職及新入職人員的行政手續(xù)以及行政辦公用品的申領、部門日薪人員的考勤記錄：3.2.1對新入職人員的個人信息進行登記；3.2.2為離職人員做離職交接清單并跟進其交接情況（如部門資產、辦公用品、相關文件等）；文件編號第2頁共3頁設備組文員工作規(guī)范與指導頁碼發(fā)行日期3.2.3每月20號之前申請部門辦公用品，；3.2.4每日記錄部門人員前一天的考勤狀況，每月2號之前將部門人員上個月的考勤記錄，交行政人事部核對。3.3協(xié)助部門程序組工作，通知新產品程序的制作：3.3.1將計劃通知單中的信息輸入在電腦電子檔中，并確認該計劃是否有程序（若有則在計劃通知單電子檔中“程序”項輸入“OK“；若沒有程序，則填寫《程序制作通知單》，以書面的形式通知程序技術員提前制作程序，并在計劃通知單電子檔中“程序”項輸入“已通知”）；3.4申購、管理設備配件：3.4.1統(tǒng)計并申請SMT設備的維修配件、工具；3.4.2配件申領單經廠領導審批后，不定期跟催采購部門，避免出現因沒有設備配件，而耽誤生產進度；3.4.3制作配件管理清單，確保配件出入數量準確、無誤，根據以舊換新的原則更換設備配件。3.5管理與盤點部門固定、列管資產：3.5.1新設備購入后，及時將倉庫提供的固定、列管資產編號保存在電腦電子檔中，并將正確的固定、列管資產編號貼于設備上；3.5.2不定時檢查設備上的資產標簽，看是否有破損、丟失的資產標簽，若有，需及時補貼新的資產標簽。3.6工廠SMT車間新購設備臺賬的輸入：3.6.1工廠SMT車間新購設備經部門驗收后，統(tǒng)計設備基本信息（如設備型號、購入時間、編號）后，輸入《設備管理清單》電子檔中）；3.6.2不定期對《設備管理清單》進行更新。四、異常處理：文件編號第3頁共3頁設備組文員工作規(guī)范與指導頁碼發(fā)行日期4.1.文件問題：4.1.1整理CJY057計劃通知單時發(fā)現CS-612DMB主板版本號為1.4與BOM單編碼（2A1.1.CS612130C）有差異：處理方法：與工程部PIE助理聯(lián)系，確認CJY057計劃CS-612DMB主板版本號為VER1.4，BOM單編碼(2A1.1.CS612140C),已下補充通知；4.1.2程序技術員在制作程序時發(fā)現BOM單位號重復、PCB文件無位號等問題；處理方法：1、根據實際情況，將出現的問題點詳細描述在質量信息反饋單上；2、跟催質量信息反饋單的辦理進度；3、質量信息反饋單辦理完成后，及時通知程序員、技術員更改產品程序。五、工作總結：5.1、記錄每天的工作內容，并對當天的工作情況進行小結；5.2、記錄工作中遇到的問題點、難點，并在部門例會上提出、解決；5.3、經常開展批評與自我批評工作，達到持續(xù)改善的目的六、參考資料：6.1、《設備管制程序》七、表格：7.1、《員工考勤記錄表》7.2、《員工加班申請單》7.3、《質量信息反饋單》7.4、《固定資產管理清單》7.5、《程序產前制作單》7.6、《辦公用品、輔料、工具申購單》

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行政部崗位職責

行政部架構及各職級崗位職責

隨著公司的不斷發(fā)展，行政部團隊也日益龐大，架構也日趨清晰。為了更健康、更合理的建設好文員團隊，使之更好的服務于公司，現就對行政部架構及各職級崗位職責公布如下：

后勤支援部各職級崗位職責

行政主任

直接上級：

副經理本職工作：

負責公司文員行政管理及保證公司各項規(guī)章制度執(zhí)行。工作職責：

1.制定行政文員的工作程序及有關規(guī)章制度，且要嚴格執(zhí)行。2.積極協(xié)助部門副經理作好各項行政事務工作。

3.負責與營業(yè)部各區(qū)域、各分行工作關系的協(xié)調及溝通。4.參加文員例會及公司有關方面部門會議。

5.負責公司行政文員的管理，協(xié)助各分行作好各項行政工作。

6.負責督促、檢查公司營業(yè)部會議議定事項的貫徹執(zhí)行。傳達公司各項管理規(guī)定及負責監(jiān)督

執(zhí)行。

7.負責公司辦公秩序、考勤制度、形象評比及分行財務管理的檢查與監(jiān)督，考核公司各項規(guī)

定的實施情況并及時處理及上報。

8.根據工作需要協(xié)助人力資源部負責下屬員工的招聘選拔、調配。

======================================工作程序1／33===================================

行政部崗位職責

9.負責指導、檢查下級的各項工作，掌握工作情況及有關數據。10.定期作好周、月工作計劃及完成情況，并向部門經理匯報。

11.建立暢通的溝通渠道，與所屬行政人員保持良好的溝通，了解員工思想動態(tài)，傳達公司最

新信息動態(tài)；

12.定期與各區(qū)營業(yè)部各級人員進行溝通，同時保持與非營業(yè)部相關人員的溝通，促進分行工

作順利開展；

13.積極協(xié)助營業(yè)部做好各相關管理工作；

14.積極配合部門組織開展各類員工活動，協(xié)助營業(yè)部做好各類活動的組織籌備工作，保證活

動的順利進行；

15.及時完成上級領導安排的其他工作。

任職資格：教育背景：

◆具有大專學歷以上，行政管理相關專業(yè)，入職公司并從事相關工作半年以上；經驗：

◆3年以上同行企業(yè)行政外勤管理工作;技能技巧：

◆具備解決突發(fā)事件的能力

◆具有較強的語言文字表達能力、溝通協(xié)調能力、分析判斷能力及組織管理能力；◆熟練使用常用辦公軟件；態(tài)度：

◆有事業(yè)心，品德好，能承受一定工作壓力;◆辦事執(zhí)行能力強，具有一定的人際溝通能力;◆具有高度的工作熱情，良好的團隊合作精神。

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行政部崗位職責

助理行政主任

直接上級：

行政主任本職工作：

負責所轄行政區(qū)域的工作安排，跟進及上報工作。

工作職責：1、2、3、4、5、6、7、8、9、

協(xié)助行政主任對所屬大片區(qū)人員進行管理；對所轄行政區(qū)域各項工作執(zhí)行情況的監(jiān)督與上報;所轄行政區(qū)域每月工作計劃與目標的制定與上報;

對所轄行政區(qū)域每月財務的各項工作進行抽查，發(fā)現問題及時上報及跟進;所轄行政區(qū)域行政文員的招聘工作的安排與跟進;所轄行政區(qū)域各項辦公用品成本的監(jiān)督與控制;所轄行政區(qū)域工作與各部門的對接與協(xié)調;所轄行政域區(qū)各項重大事項的跟進與上報;

建立暢通的溝通渠道，與所屬行政人員保持良好的溝通，了解員工思想動態(tài)，傳達公司最新信息動態(tài)；

10、

定期與各區(qū)營業(yè)部各級人員進行溝通，同時保持與非營業(yè)部相關人員的溝通，促進分行工作順利開展；

11、12、

積極協(xié)助營業(yè)部做好各相關管理工作；

積極配合部門組織開展各類員工活動，協(xié)助營業(yè)部做好各類活動的組織籌備工作，保證活動的順利進行；

13、

完成上級安排的臨時工作并上報。

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行政部崗位職責

任職資格：教育背景：

◆具有大專學歷以上，入職公司并從事相關工作半年以上；經驗：

◆3年以上同行企業(yè)行政外勤管理工作;技能技巧：

◆良好的溝通、協(xié)調及處理事務的能力、組織能力強；◆具備一定的團隊建設及領導能力；

◆熟練運用Word、Excel、PowerPoint等辦公軟件。

態(tài)度：

◆有事業(yè)心，品德好，能承受一定工作壓力;◆辦事執(zhí)行能力強，具有一定的人際溝通能力;◆具有高度的工作熱情，良好的團隊合作精神。

======================================工作程序4／33===================================

行政部崗位職責

高級行政文員

直接上級：

助理行政主任本職工作：

負責分行行政工作及所負責區(qū)域文員的工作安排、跟進及上報工作。

工作職責：1、2、3、

對負責片區(qū)每兩月一次合同、財務檢查工作;

對負責片區(qū)內各分行各項工作執(zhí)行情況的監(jiān)督管理與上報;

協(xié)助對所負責區(qū)域的區(qū)總做好各項分派的工作，并可合理將相關工作安排給區(qū)域文員完成，同時進行跟進上報;

4、5、6、7、

積極配合營業(yè)部做好各類活動的組織籌備工作，保證活動的順利進行；協(xié)助營業(yè)部做好分行各項管理工作；完成直接上級臨時安排的工作并上報;

需擔任一家分行的文員工作，根據工作內容安排，履行分行行政文員的基本職責。（具體事宜參見文員崗位職責）。

任職資格：教育背景：

◆具有大專學歷以上，入職公司并已轉正的員工；經驗：

◆2年企業(yè)行政外勤管理工作;技能技巧：

◆良好的口頭、文字表達及協(xié)調能力；

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行政部崗位職責

◆熟悉各類公文格式、寫作能力強；◆性格開朗、良好的協(xié)調、處理能力；◆熟練使用常用辦公軟件；態(tài)度：

◆有事業(yè)心，品德好，能承受一定工作壓力;◆辦事執(zhí)行能力強，具有一定的人際溝通能力;◆具有高度的工作熱情，良好的團隊合作精神。

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行政部崗位職責

按揭部文員工作職責

直接上級：

助理行政主任本職工作：

負責按揭部的相關行政工作。

工作職責：

1．負責按揭部的收付款工作。

2．負責按揭部會議記錄的整理和打印存檔工作。3．負責按揭員交來的回執(zhí)及房產證的簽收保管工作。

4．負責按揭部平臺的設計、內容文件的添加、更新及監(jiān)管工作。5．按揭部的基金管理工作。

6．按揭部的相關借款、報銷相關事宜的跟進。

7．按揭部打印合同密鑰的保管，便按揭員領用打印合同。

8．負責保管成交報告領取簽收登記工作以及本部門成交報告的對傭工作。9．負責按揭部人員各項事宜的通知。

10．負責按揭部所有外單的對傭和存檔外單資料工作。11．負責按揭部經理簽名的通知及內部文件跟進處理。

12．考勤做到監(jiān)督工作，負責每月底按揭部全體人員的考勤記錄統(tǒng)計及制作考勤表交部門經理簽字

交人事部。

13．負責評估報告的簽收和發(fā)放工作。

14．負責在代收代付系統(tǒng)中扣除評估費、抵押費、擔保費等相關費用的跟進工作。

======================================工作程序7／33===================================

行政部崗位職責

15．稅票的登記及按揭員交資料的簽收、保存、分發(fā)工作。

16．負責填寫按揭部每月需填表格，跟進辦理按揭部人員的入職與離職手續(xù)，（包括試工人員的表格

資料填寫等）并及時通知相關部門。17．負責按揭部人員請假單的跟進。18．每天負責成交報告的復印、分類。

19．接收按揭員交來的資料，并且做好分類及發(fā)放的工作。20．負責完成按揭部領導臨時安排相關其他工作。跟進人：按揭部文員

任職資格：教育背景：◆高中以上學歷；經驗：

◆1年以上工作經驗;技能技巧：

◆良好的口頭、文字表達及協(xié)調能力；◆熟練使用常用辦公軟件；態(tài)度：

◆有事業(yè)心，品德好，能承受一定工作壓力;◆辦事執(zhí)行能力強，具有一定的人際溝通能力;◆具有高度的工作熱情，良好的團隊合作精神。

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行政部崗位職責

前臺文員工作職責

直接上級：

助理行政主任本職工作：

負責總部相關行政工作。

工作職責：

1.每日負責領取報紙，并定期清理過期報紙；

2.負責總部考勤監(jiān)督工作，負責每月底總部打卡人員考勤記錄統(tǒng)計及制作考勤表交部門副經理簽字

交人事部；

3.負責打印公司平臺上的相關通知、文件，包括更新水松板的相關通知；4.負責總部辦公文具、名片、集群號申請及維修工作；5.負責總部文具倉庫領用管理，定期進行盤點工作；6.負責公司通訊錄修改更新工作；7.負責業(yè)績表修改更新工作；

8.負責每日制作公司業(yè)績表，將成交報告的復印、分類到各相關部門；9.負責公司業(yè)績表的上數及MSN報數系統(tǒng)導入，并制作平臺首頁業(yè)績；10.負責每月話費清單錄入及填寫報銷單；

11.負責每月底收集各分行上交的UD表，交部門經理；12.負責每月底收集各分行當月申請辦公文具派送單；13.負責完成部門經理臨時安排的相關其他工作；14.負責每月業(yè)績獲獎統(tǒng)計工作。

======================================工作程序9／33===================================

行政部崗位職責

跟進人：前臺文員

任職資格：教育背景：◆高中以上學歷；經驗：

◆1年以上工作經驗;技能技巧：

◆良好的口頭、文字表達及協(xié)調能力；◆熟練使用常用辦公軟件；態(tài)度：

◆有事業(yè)心，品德好，能承受一定工作壓力;◆辦事執(zhí)行能力強，具有一定的人際溝通能力;◆具有高度的工作熱情，良好的團隊合作精神。

======================================工作程序10／33===================================

行政部崗位職責

行政文員

直接上級：

助理行政主任本職工作：

負責分行的日常工作安排，跟進及上報工作。

工作職責：

一、后勤管理方面

1、負責檢查分行員工的考勤及是否按公司規(guī)定著裝、有無佩帶工牌、外出有無填寫外出登

記表。

2、行政文員每周需寫《工作報告》，將分行情況如實、及時上報給高級行政文員。3、負責制作地鋪店面的樓盤廣告，吸引客戶的注意力；負責每月上報紙廣告的安排、校對

跟進以及收集整理地產廣告剪報。打印每日業(yè)績報告貼于公告欄，公司通告、相關地產信息并整齊貼于公告欄，舊通告按日期存檔。

4、負責分行辦公平臺的建設及通知的上傳下載，并及時通知到分行；部分人員還需協(xié)助行

政主任進行住宅部平臺、部門平臺及區(qū)域平臺的建設與維護。

5、負責簡單公文的起草，負責所有文件資料的打印、復印、分發(fā)、歸類、建檔等工作。6、負責辦公場所的工作秩序以及辦公設備和環(huán)境的管理，保持辦公環(huán)境的整潔，愛護辦公

設備，如有不正�；驌p壞即時上報維修。

7、每月根據需要申請辦公用品，不得浪費，營業(yè)員名片由文員及時上行政部平臺登記資料，

特殊辦公用品先填寫《購物申請單》經相關領導審批同意后由行政部統(tǒng)一購買。8、對新入職營業(yè)員進行有關規(guī)章制度、辦公設備的使用以及相關表格填寫等方面的培訓。

二、業(yè)務管理方面

1、對所在分行每一單成交都詳細登記，并及時傳真每日成交業(yè)績到前臺文員陳華處以便第

一時間作出每日業(yè)績報告；陳華會根據業(yè)績上報到MSN系統(tǒng)。

======================================工作程序11／33===================================

行政部崗位職責

2、收傭后將成交報告聯(lián)同合約按規(guī)定及時去財務部對單，將核對完的成交報告按月份存檔，

對沒有收到或沒收齊傭金的單要作好詳細記錄并跟進。統(tǒng)計《個人成交收傭記錄》存檔備查。

3、協(xié)助分行經理將已成交資料及時錄入在信譽系統(tǒng)中（轉成交），保證盤源數據庫能為營業(yè)

員提供最新的盤源信息；

4、每天將分行樓盤廣告上傳至搜房網站上的搜房幫系統(tǒng)，并進行多次更新，以確保分行資

源獲得更多的點擊率。

5、每日負責核對分行所開出收據收取的款項是否按公司規(guī)定存入指定賬戶，協(xié)助分行經理

及時將收取的訂金樓款等存入銀行，負責每日現金日記帳的記錄及財務代收代付款系統(tǒng)的輸入，核實收入與支出是否相符。

6、及時傳真放款數據至法律部經理李煒昭處，并及時核對傳真的資料完善,跟進放款及補備

用金的進度，及時與跟單業(yè)務員說。

7、負責管理公司所有資金監(jiān)管協(xié)議、房屋租賃合同、二手房買賣合同，營業(yè)員領用時嚴格

登記，跟進使用后要回收核銷，及時到公司總經辦FANY處重新領用新合約；成交報告、客戶委托書、傭金支付承諾書、業(yè)主委托書（獨家）等，營業(yè)員領用時嚴格登記，跟進使用后回收在分行按類歸檔,及時到公司總經辦FANY處領用新的租售合約及委托協(xié)議書。

8、嚴格管理公司所有收據及發(fā)票，發(fā)票及收據必須由分行經理或行政文員開具,不得隨意

交給業(yè)務員。

9、負責業(yè)主放盤鑰匙的清點與管理，營業(yè)員領用、交還鑰匙都需作出登記，對作廢的鑰匙

及時作出整理，并存檔分行。

三、其它方面

1、根據需要進行內、外工作聯(lián)系，與同事協(xié)調配合；與行政主任、分行經理、區(qū)域經理保

持良好溝通，發(fā)現問題及時反饋。2、公私分明、嚴守公司機密。

3、協(xié)助分行經理處理好分行其它相關事務。

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行政部崗位職責

4、完成領導臨時交辦的任務。

注：本職責履行人包括高級行政文員。

任職資格：教育背景：◆高中以上學歷；經驗：

◆1年以上工作經驗;技能技巧：

◆良好的口頭、文字表達及協(xié)調能力；◆熟練使用常用辦公軟件；態(tài)度：

◆有事業(yè)心，品德好，能承受一定工作壓力;◆辦事執(zhí)行能力強，具有一定的人際溝通能力;◆具有高度的工作熱情，良好的團隊合作精神。

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行政文員工作程序指引

行政文員工作程序指引

為使公司三級市場行政文員能夠更清楚地了解本職工作的流程情況，提高工作效率，后勤支援部特編制行政文員工作程序指引如下：

行政管理部分

一、請假

1、填寫《請假申請單》；

2、三級市場住宅部請假審批流程：

1)員工請假一天（含）以內，直屬上司---人事部；

2)員工請假1天2天（含），直屬上司---區(qū)域經理----人事部；

3)員工請假2天以上，直屬上司---區(qū)域經理----人事部---（副）總經理----人事部；非營業(yè)部請假審批流程：

1）員工請假1天（含）以內，直屬上司---人事部：

2）員工請假1-2天（含），直屬上司---部門經理---人事部；

3）員工請假2天以上，直屬上司---部門經理---人事部---（副）總經理---人事部；

二、分行報考勤

1、分行經理有義務監(jiān)督分行內業(yè)務人員的日�？记�，同時每日須向分行行政文員報當日考勤（例：

請假、休息、調班等），再由文員做好考勤登記記錄或及時報給人事部韋明娟。

（考勤由各分行文員報給公司：考勤是指當日分行所有員工的遲到、早退、曠工、休息、請假等,須認真如實上報）。

（行政文員每月統(tǒng)計《部門出勤記錄表》經分行經理確認后將分行經理確認簽名后考勤表與考勤卡一并交與人事部韋明娟處）。

2、每月底行政文員須為分行準備好下月工卡；每月的1號，須向人事部提交上月工卡及考勤統(tǒng)計表。3、因故未能打卡的,需在卡上詳細注明原因,在三個工作日內由直屬上司簽卡:物業(yè)顧問由本分行

經理簽卡,分行經理由區(qū)域經理簽卡,區(qū)域經理由區(qū)域總監(jiān)/（副）總經理簽卡；行政文員由行政主任簽卡。

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行政文員工作程序指引

4、營業(yè)部員工上下班時間需遵守各區(qū)域的自行規(guī)定，但可享有周六日的假期。如因特殊原因需要加

班者，需將《加班申請表》給分行經理---區(qū)域經理簽字同意后方確認加班。每月底由分行文員記錄考勤，將考勤卡、《加班申請表》及《月考勤統(tǒng)計表》一并遞交人事部核算考勤。

5、行政文員加班須按實際加班情況如實填寫《加班申請表》給分行經理簽名---交行政主任簽名，加

班表和考勤卡一起上交給人事部。

三、人員聘用/入職/試用期考評

1、有新設職位須增加人員的，還需填寫《新增職位申請表》，營業(yè)部現有職位為：物業(yè)顧問客戶主

任---客戶經理---分行經理---高級分行經理區(qū)域經理區(qū)域總監(jiān)（該表格是針對營業(yè)部門要新增職位，即是現有職位條件外的職位），若有些需求，在每月25日前傳真至人事部韋明娟處。2、業(yè)務員辦理入職：經分行經理、區(qū)域經理、區(qū)域總監(jiān)同意后，由經理填寫《招聘面試評估表》，交

區(qū)域經理簽字后，連同該同事之《職位申請表》一起傳真至人事部韋明娟處，公司批準入職后人事部會通知該員工到公司辦理入職手續(xù)；

3、待辦入職人員帶上個人資料到總部人事部辦理入職，并在人事部填寫入職資料，正式成為信譽家

一員；

1.進入試用期：

1）適用于非營業(yè)部員工

員工試用期一般為六個月，滿六個月后，人事部會定期發(fā)出《員工試用期滿考核評估表》→員工自己填寫→由直屬上司根據工作表現評定其是否過試用期并簽署意見→人事部審批→（副）總經理審批→交人事部

2）適用于營業(yè)部員工

員工試用期一般為六個月，滿六個月后，人事部會在平臺上發(fā)出名單，文員根據同事級別（1－2級提前三天交；3級以上提前一周交）提醒同事填寫《員工試用期滿考核評估表》→由分行經理、區(qū)域經理、區(qū)域總監(jiān)根據工作業(yè)績及表現評定其是否過試用期并簽署意見→人事部審批→（副）總經理審批→交人事部

特別提示：對于未入職在跑盤的人員，要求其先簽署《現場學習人員人事資料表》及《現場學習申請書》，并將身份證復印一份留底，同時提供2張相片，交至人事部存檔。然后方可將信譽家的客戶登記本、空白卡片給其使用。未入職人員不可打卡。2.員工轉職

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行政文員工作程序指引

1）三級市場營業(yè)員同區(qū)或跨區(qū)轉分行，需征得原分行經理、轉職分行經理、雙方區(qū)域經理及

雙方總監(jiān)同意后填寫《員工轉職審批表》原分行經理原區(qū)域經理原區(qū)域總監(jiān)轉職方分行經理轉職方區(qū)域經理--轉職方區(qū)域總監(jiān)人事部---（副）總經理；

2）行政文員轉職，需向所屬區(qū)域行政主任提出申請并同分行經理溝通后，填寫《員工轉職審

批表》由行政主任批準簽名后公司審批；

3）分行經理轉職由區(qū)域經理及區(qū)域總監(jiān)批準，并填寫《員工轉職審批表》，分行經理填寫---現時區(qū)域經理、區(qū)域總監(jiān)轉職方區(qū)域經理、區(qū)域總監(jiān)人事部---（副）總經理；4）行政部辦理相關轉職手續(xù)，正式轉職通知會出到公司平臺，屬業(yè)務員和分行經理轉職，需

轉職日由行政文員出具轉職通知給到JUDY上傳到三級市場住宅部平臺。

在填寫《員工轉職審批表》時請?zhí)貏e注意將調整日期填寫清楚。區(qū)域經理（七級）及以上級別（包括非營業(yè)部員工）相關入職、轉職、晉升、辭職等均須由（副）總經理審批后，才可遞交人事部辦理相關手續(xù)。工作流程：跨部門轉職須填寫《員工轉職申請表》→分行經理、區(qū)域經理、區(qū)域總監(jiān)簽名→（副）總經理審批（行政文員轉職由行政主任、副總經理批準簽名）→遞交人事部→正式轉職（將出具轉職通知到公司平臺）

3、員工晉升

晉升／調整流程

每年1月1日及7月1日通過人事系統(tǒng)查詢三級市場住宅部物業(yè)顧問、客戶經理、分行經理、高級分行經理半年實收業(yè)績《員工調薪/晉升考核審批表》（個人業(yè)績標注于表中）上傳至信譽家辦公平臺供分行文員自行下載、交由晉升人員當事人填寫表格職位調整無論晉升、降級均將予以通告公布結合員工“獎懲紀錄”及實收業(yè)績，將需進行職務、薪酬調整的員工《評審表》返回人事部，由人事部進行系統(tǒng)處理、出具晉升、調整通知通告1）晉升客戶經理：工作表現及品德良好，半年內營業(yè)額實收16萬人民幣可達晉升標準。晉升為客戶經

理后，職務工資在原物業(yè)顧問的基礎上增加500元。

根據財務部出具的相關名單，填寫《員工調薪、晉升考核審批表》，由分行經理、區(qū)域經理、區(qū)域總監(jiān)、（副）總經理審批、遞交人事部；

物業(yè)顧問晉升客戶經理：需填寫《員工調薪、晉升考核審批表》，由分行經理、區(qū)域經理、區(qū)

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行政文員工作程序指引

域總監(jiān)簽名后交人事部審批；

2）晉升分行經理：區(qū)域經理選出晉升分行經理候選人，并征求區(qū)域總監(jiān)及（副）總經理同意后，通知

當區(qū)行政主任，行政主任發(fā)放《分行經理工作指引》給候選人（候選人考試不合格須收回《分行經理職責手冊》）,并約定時間進行筆試，筆試通過后約見（副）總經理進行面試，通過后在平臺出具相關晉升通知，并按要求填表：

物業(yè)顧問晉升分行經理：需填寫《人員需求申請表》、《員工調薪\\晉升考核審批表》，由區(qū)域經

理及區(qū)域總監(jiān)簽名后交（副）總經理審批；

3）晉升高級分行經理：工作業(yè)務能力及管理能力較強，有團隊精神，半年內實收達90萬人民幣的分行

經理均達到晉升標準。晉升高級分行經理后職務工資在原基礎上增加1000元。

根據財務部出具的相關名單，填寫《員工調薪\\晉升考核審批表》，由區(qū)域經理及區(qū)域總監(jiān)簽名后（副）總經理審批；（副）總經理審批后，遞交人事部辦理相關手續(xù)，人事部出正式晉升通知。

晉升標準：

客戶經理及高級分行經理的晉升為每半年一次，每年兩次考核，晉升標準時段如下：1月1日06月30日為一個考核期；7月1日12月31日為一個考核期；

若上半年第一次考核達到晉升標準并晉升而下半年第二次考核未達標的，將會取消其“高級分行經理”、“客戶經理”資格，轉為“分行經理”、“物業(yè)顧問”，其待遇也會作相應調整。

經考核、審批晉升的客戶經理及高級分行經理除獲職級、工資及福利待遇的調整外，還可接受銷售、管理特訓課程以示獎勵和鼓勵。

工作流程：填寫相關表格→分行經理、區(qū)域經理、區(qū)域總監(jiān)簽名→交（副）總經理審批→人事部出正式晉升通知

4、員工辭職

A、未滿試用期員工：1、填寫《離職手續(xù)辦理表》，由辭職員工與交接員工將所有工作移交清楚并雙方簽名，要求行政文員在員工離職當日,將員工所屬部門、姓名、實際離職日期通知人事部考勤負責人（同時知會按揭部上數文員陳華在業(yè)績表標明，分行文員再將離職員工資料登記到住宅部平臺，且要發(fā)送一份郵件給電腦部石亮用來刪除該同事相關帳號）

2、分行文員辦理考勤結算工作，并督促離職人員辦理交接及填寫《離職手續(xù)辦理表》，依次由分行文

員、分行經理、區(qū)域經理、區(qū)域總監(jiān)、財務部、電腦部、（副）總經理在以上表格簽名確認，遞交

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行政文員工作程序指引

人事部；

3、文員收回辭職人員工作牌、考勤卡及離職表格等并交人事部結算工資，辭職員工不需要再返回人事

部辦理手續(xù)（收回其在文員領取的客戶登記本、名片、辦公鑰匙、看樓書等存檔分行）；4、辭職員工工資財務結算后即時發(fā)放，傭金將于辭職后的第2個月公司發(fā)放傭金日直接發(fā)放于辭職人

本人工資賬戶中。

B、滿試用期員工：1、書面《員工離職申請表》并同時填寫《員工離職手續(xù)辦理表》，由辭職員工與交接員工將工作移交清

楚后雙方簽名。要求行政文員在員工離職當日,將員工所屬部門、姓名、實際離職日期通知人事部考勤負責人（同時知會按揭做上數文員陳華，并在住宅部平臺登記離職員工資料，且要發(fā)送一份郵件給電腦部文員用來刪除該同事相關帳號）；

2、行政文員辦理考勤結算工作，并督促辦理交接，依次由分行文員、分行經理、區(qū)域經理、區(qū)域總監(jiān)、

財務部、電腦部、（副）總經理在《離職手續(xù)辦理表》上簽名確認后交回人事部；

3、文員收回工作證、考勤卡、離職表等一并交人事部結算工資，辭職員工不需要再返回人事部辦理手

續(xù)；

4、辭職員工工資財務結算后即時發(fā)放，傭金將于辭職后的第2個月公司發(fā)放傭金日直接發(fā)放于辭職人

本人工資賬戶中。

5、對于因嚴重違反公司規(guī)定，損害公司利益而離職的員工，分行可寫書面申請要求人事部凍結其工資

和傭金，并記錄在案，永不錄用；對于有訴訟單沒有完結的離職員工，分行也可向公司申請要求凍結其工資和傭金，待所有問題解決之后再向公司申請解凍。

離職人因非公司原因違反規(guī)定者,公司有權扣除其一個月工資作為代通知金。行政文員辦理離職手續(xù)時，需提前一個月上交書面《員工離職申請表》給行政主任。

離職員工的離職表格、工牌、考勤卡等資料必須在員工離職之日起三日內交人事部相關負責人;若員工月底離職,必須在下個月1號前將離職員工的離職表格、報告遞交給人事部相關負責人，特殊情況必須與人事部相關負責人進行溝通。

填表工作流程：A、未滿試用期員工

辭職員工填寫《員工離職手續(xù)辦理表》→分行經理簽名→行政文員收回資料并與辭職員工一起簽名確認相關事宜→區(qū)域經理簽名→區(qū)域總監(jiān)簽名→電腦部及財務部簽署意見→(副)總經理審批→遞交人事部計算工資后交財務部發(fā)放工資.B、滿試用期員工

辭職員工填寫《員工離職申請表》、《離職手續(xù)辦理表》→分行經理簽名→行政文員收回資料并與辭

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行政文員工作程序指引

職員工簽名確認→區(qū)域經理簽名→區(qū)域總監(jiān)簽名→電腦部及財務部簽署意見→(副)總經理審批→人事部計算工資后交財務部發(fā)放工資。

5、員工自動離職

1、員工未經公司批準而擅自離開工作崗位七天以上（含七天）的行為,或者辭職員工的離職日期在批

準后的七個工作日內未辦理離職手續(xù)者,公司有權按自動離職處理；

2、對于自動離職的員工,人事部發(fā)出《自動離職員工處理意見表》,相關領導簽署意見后報（副）總

經理審批，對該員工做出除名處理，列入永不錄用員工；

3、對于自動離職的員工，公司有權自員工離開工作崗位之日起停發(fā)所有工資、獎金和傭金等，停止享

受公司所有福利并同時扣發(fā)一個月工資作為代通知金；

4、因員工自動離職給公司造成損失的，公司保留追究其法律責任的權力，對錄用自動離職的員工的公

司，須承擔連帶賠償責任。

工作流程如下：人事部發(fā)出《自動離職員工處理意見表》→分行經理簽名→區(qū)域經理簽名→區(qū)域總監(jiān)簽名→總經理審批→遞交人事部出具永不錄用通知。

四、居住證辦理

1、向人事部提供材料（居住證申請表及回執(zhí)）；2、人事部攜相關資料至勞動局審批；

3、到當地派出所審批，30個工作日后去派出所取證；

4、行政文員到人事部幫同事領證，同事在文員處領用登記簽收。

●除上述資料外,女同事還須提交未婚證或流動人員計劃生育證原件,于每月1日前交給人事部

工作流程：

需辦證人員向人事部提供材料→人事部錄入資料→勞動局審批→當地派出所審批→取證→文員到人理部取證→交回辦證同事

五、社會保險辦理

1.員工辦理入職時提交社會保險辦理回執(zhí)及專用相片，辦理入職當日公司為員工購買社會保險。2.員工只須在其工資中扣付個人繳交部分，公司按比例須交納部分由公司社保賬戶支付。3.辦理卡的次月行政文員到人事部領取卡（業(yè)務員的由文員代領）；4.社會保險卡遺失可以補辦，需由個人承擔工本費20元，現金支付。

工作流程：

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行政文員工作程序指引

人事部錄資料社保局確認數社保局制證人事部取證文員取卡

六、員工購房優(yōu)惠申請流程

1、申請條件：見人事部規(guī)章制度之《員工購買/租賃樓宇傭金優(yōu)惠制度》；

2、申請程序：《員工購買/租賃樓宇傭金優(yōu)惠申請表》并連同有關文件：如成交報告、租賃合同復印件、

房產證復印件及按公司要求的其他有關文件辦理申請手續(xù)。

3、優(yōu)惠標準：傭金的30%，必須以收足業(yè)主傭金為前提，如業(yè)主傭金未付足，則需由該員工補足業(yè)主傭

金后，方可申請享受優(yōu)惠。{負責此類業(yè)務的營業(yè)員、分行經理及區(qū)域經理應得傭金提成比例為：業(yè)務員20%、分行經理5%、區(qū)域經理3%。（基數為原公司應收傭金）}。

4、付傭程序：公司審批好該優(yōu)惠表，由財務部在該員工當月稅后工資或傭金收入里面扣除該筆實際傭

金。

七、費用報銷

1、在文具申請表申請《費用報銷單》；

2、寫明報銷事項，并附上相應的報銷憑證（小票附發(fā)票或收據附餐票代替）：如電費、水費、管理費、

物業(yè)租賃稅、分行零星維修費、分行小件購物申請單等，要寫明用途及時間；交由分行經理、區(qū)域經理、區(qū)域總監(jiān)、行政主任、財務部、（副）總經理審批。

3、非營業(yè)部外出辦公事車費報銷需附,《費用報銷單》后附上車票（車票背面需注明從**到**）并用

車票整理地粘貼在A4紙上面,再一齊交行政主任、人事主任、財務部、（副）總經理審批；4、由財務部轉款到指定帳號（需要報銷單上面注明收款人名、帳號、開戶行）；

●報銷業(yè)務員配物業(yè)鑰匙費用需填寫《三級市場分行配匙統(tǒng)計表》并附在《費用報銷單》后面，由

行政文員填單－分行經理－區(qū)域經理－區(qū)域總監(jiān)－行政主任－財務部－（副）總經理－出納放款。

工作流程：填寫《費用報銷單》→附報銷憑證→分行經理簽名→區(qū)域經理簽名→區(qū)域總監(jiān)簽名→行政主任簽名→財務經理簽名→（副）總經理審批→等財務出納打款到報銷人指定帳號

八、購物申請

1、每月的一般辦公耗材由分行行政文員于每月20日前填寫下月《文具申請表》，分行經理確認后上傳

至行政部文具申請平臺；

2、行政主任在平臺對《文具申請單》進行審核并簽名后聯(lián)系供貨商送貨；

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行政文員工作程序指引

3、供貨商送貨到分行，由文員在單上簽收，收貨底單一周內送回行政部相關負責人；

4、較特殊的、大件的購物申請（如申請做廣告牌、條幅、買電腦、買辦公臺等）需單獨寫《購物申請

單》，并需文員填寫單---分行經理--區(qū)域經理區(qū)域總監(jiān)--行政主任總務主任--（副）總經理行政部下單到供應商---等收貨；

5、供貨商送貨到各分行。各分行文員須妥善保管相關保修卡及說明書等產品資料。

各分行如需租廣告位進行廣告宣傳等事宜，請各分行經理及區(qū)域經理認真負責考察此位置的安全性、宣傳效果、租價是否合理等因素；

加急購物申請可傳真請購單，待各級審批后上交行政部安排購買；

每月20號前文員需將下月使用的《文具申請表》上傳行政部專區(qū)（需讓分行經理確認并把名字寫上）---傳到平臺專區(qū)由行政主任審批---行政部主任審批---（副）總經理審批----行政部下單（分行等收貨）。

請購金額在100元以內的,可在征得相關領導到行政部經理批準后自行購買；請購金額在100元以上的,需征得相關領導批準后由行政部統(tǒng)一購買；

工作流程：A、文具申購

填寫《購物申請單》→分行經理確認→上傳平臺→行政主任審核→（副）總經理審核→行政部下單到供應商→分行文員等收貨B、其它物品申購（如大件物口或特殊物品）

填寫申請單→分行經理簽名→區(qū)域經理簽名→區(qū)域總監(jiān)簽名→行政主任審核行政部主任審核→（副）總經理審核→行政部下單到供應商→文員驗收并保留相關保修卡、說明書等→文員需將收貨單簽收后上交公司前臺文員（公司與供應商結帳）。

九、借款/名片的申請

借款申請

1、填寫清楚《借款審批單》上的各項內容，包括領用部門、金額、用途、工號等。

2、文員填寫單《借款審批單》－分行經理－區(qū)域經理－區(qū)域總監(jiān)－行政主任－財務部經理－（副）總

經理簽名；

3、單據交到財務部經理處，財務部會轉交（副）總經理審批后，財務出納會按指定帳號轉款；4、行政文員到財務部出納處借出現金（或由出納打款到指定帳號，但該收款人的資料必須親自寫在借

款申請單上面，方為生效）；

5、付款后收回發(fā)票，同時填寫《費用報銷單》；

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行政文員工作程序指引

6、文員填寫〈費用報銷單〉－分行經理－區(qū)域經理－區(qū)域總監(jiān)－行政主任簽名－財務經理－副總經理；7、（副）總經理簽名后，行政文員主動到財務核銷該筆借款單，核銷借款時財務部會出具收據，文員

需進行存檔。長期性的借款，例如：分行水電費租賃稅備用金、管理費用備用金等無須每次核銷原借款單，可再次將報銷款項再打回文員帳上，以備下月用，即是可以循環(huán)利用；

工作流程：

填寫《借款審批單》→分行經理簽名→區(qū)域經理→區(qū)域總監(jiān)簽名→行政主任簽名→（副）總經理簽名→財務打款給文員→文員收到發(fā)票→填寫《費用報銷單》

→分行經理→區(qū)域經理簽名→區(qū)域總監(jiān)簽名→行政主任簽名→財務經理簽名→（副）總經理→文員到財務部出納處核銷該筆借款

名片申請

1、各文員在行政部辦公平臺填寫申請，申請內容按照平臺表格要求來填寫等；2、由行政部前臺文員負責每周五下單通知印刷廠印刷；3、印刷廠直接送貨到分行（最多4個工作日）4、文員驗收（簽收單由文員送至前臺文員陳華處）

名片申報數量每次為1盒/人，申請名片數量不超過2盒/人，如有特別情況，需有情況說明，經分行經理、區(qū)域經理、區(qū)域總監(jiān)、行政主任、（副）總經理簽名同意后，才予以安排；

員工辭職需交回所剩名片，由行政文員負責銷毀或存檔于分行以備員工二進；

名片上的個人信息（如中/英文姓名及手機號碼）有變化，則中文名須與本人身份證上一致，英文名及手機號碼需特別注明有所更換。名片上只可印一個電話號碼；

印刷名片注意事項

①新入職：由分行文員見同事工作證后上行政部平臺自行幫同事申請；②晉升：由分行文員見通知后上行政部平臺自行幫同事申請；③轉職:由轉入方文員上行政部平臺上自行幫同事申請.

工作流程：

在平臺填寫名片申請行政部通知印刷廠印刷廠直接送貨到分行文員驗收并將送貨單交到總公司前臺文員處。

十、物品維修申請

1、在行政部平臺填寫維修申請；

2、行政部安排人跟進相關申請項目3、如屬緊急維修,可直接聯(lián)系行政部譚成佳或JUDY（后補《維修申請單》）；=========================================工作程序22／33=======================================

行政文員工作程序指引

4、維修金額在100元以下的,可由分行墊支維修,但需經分行經理及行政主任同意后方可進行；

（后補《維修申請單》）；5、維修金額在100元以上的，需填寫《維修申請單》經各級領導簽字同意后，由行政部安排人跟

進相關申請項目。十一、新分行清潔工的聘請

1、聘用清潔工時需注意其年齡不可過大（最好不超過45歲），形象整潔、勤快踏實、個人品質較好，

而且不可同時在我公司兼顧工作五間分行以上并不能兼職其它地產清潔工。

2、以公司名義同清潔工簽訂協(xié)議書，特別注明其工作時間、清潔范圍、工資、分行面積等等，并由雙

方簽名，并將協(xié)議書交公司蓋章；蓋章后的協(xié)議書一份留公司存檔，另一份交清潔工本人；3、每月的清潔工考勤表務必于1號前交至人事部經理李美云小姐處，否則因未交考勤造成工資未發(fā)放，

責任由各分行文員負責；若是當月入職的清潔工，考勤必須注明入職日期；每月清潔工工資財務部直接打入其指定帳號內。

4、清潔工的工資標準：面積50平方米以下為200元/月；面積51-105平方米以上為250元/月，150~200

平方米的新開分行300元/月；200平方米以上的新開分行350元/月。特殊情況需加薪的，必須由監(jiān)督人員寫書面申請，經各領導簽字同意后方可加薪。

5、清潔工評分標準：得分80分以上者可發(fā)全額工資；低于80分的，少1分扣除1元，如得分僅為70

分者，則在當月工資中扣除10元，情況嚴重者予以解聘處理。

6、離職清潔工的考勤必須于清潔工離職后一兩天內將考勤及時傳至人事部經理李美云小姐，并注明離

職日期（離職表需由行政主任簽署），以便及時核算。

7、聘請清潔工時建議試用4天，但要事先聲明如果試用合格，簽約由試用日期開始簽約，如果試用不

合格，試用日期將不給予工資。

電腦事務管理

一、電腦維護申請

1、發(fā)生電腦故障在MSN報故障系統(tǒng)進行申請，電腦部安排跟進具體時間維護；

2、如遇電腦緊急故障（如服務器崩潰，電腦完全不能正常使用），可直接聯(lián)絡電腦部相關負責人

工作流程如下：

在MSN報故障系統(tǒng)進行申請電腦部安排維護

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行政文員工作程序指引

二、郵箱申請

1、員工入職公司后,均可申請使用公司統(tǒng)一郵箱；

2、文員直接幫同事在平臺上申請：（電腦部申請郵箱專用區(qū)）,

3、電腦部收到申請后,2個工作日內設立申請人郵箱，電腦部直接在平臺回復(周六\\日不開戶)；4、2個工作日后文員登陸平臺查詢郵箱信息。

5、三級市場同事的用戶名必須在該同事入職之后才能申請；同時三級市場所有同事的用戶名也只能由

分行文員來進行申請。

行政文員必須每天登錄郵箱收取郵件，執(zhí)行郵件所交托事項；

行政文員必須及時清理郵箱，確保有足夠空間接收公司郵件，保證郵箱不會暴滿而接收不到。

工作流程：營業(yè)員入職后→由該分行行政文員上電腦部平臺登記資料→電腦部2個工作日后會開通再由文員上電腦部平臺查詢員工用戶名及密碼。

業(yè)務事務管理

一、文件蓋章

1、由分行經理、區(qū)域經理、區(qū)域總監(jiān)審閱須蓋章的文件內容并由法律部審核需蓋章內容；2、填寫《文件蓋章申請單》由分行經理、區(qū)域經理、區(qū)域總監(jiān)（副）總經理簽名批準；3、可將蓋章文件電子版交法律部相關負責人審核，法律部審核可口頭答復分行確認無誤；

4、分行將《文件蓋章申請單》傳真到總經辦秘書袁姿處，同時將法律部審核無誤須蓋章文件（電子版）

發(fā)送至總經辦秘書袁姿處。由總經辦秘書袁姿打印出文件聯(lián)同經法律部審核簽章的《文件蓋章申請單》交（副）總經理簽名批準后由總經辦秘書袁姿蓋章；

5、文員直接咨詢總經辦，簽名領取已蓋章的文件并留復印件給總經辦存檔。

工作流程：

法律部審核需蓋章內容→填寫蓋章申請單→分行經理簽名→區(qū)域經理簽名→區(qū)域總監(jiān)簽名→法律部蓋章確認→（副）總經理簽字→呈報總經辦

二、三級市場格式合同、收據、發(fā)票領用及管理

一、合同領用及日常管理：

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行政文員工作程序指引

1.文員從總經辦簽領合約（房屋租賃合同、二手房買賣合同、臨時租賃合同、傭金承諾書（買/

賣）、資金監(jiān)管協(xié)議、中介服務協(xié)議（客戶）、中介服務協(xié)議（業(yè)主）、獨家代理委托書、成交報告等）。注意事項：

文員到總經辦領用合同時，必須用正楷字在《格式合約領用登記表》上簽名，要核對清楚

合同編號及分行代碼。如發(fā)現因登記錯誤導致的合同管理混亂，將追究相關人員責任。新開分行，文員在領用合同時應向合同領用管理人員說明情況，需持《進場通知書》復印

件給總經辦，并領取一整套合同。

領取合同時要仔細檢查合同是否完整，編號是否錯亂。

2.按分行為單位領用《二手房買賣合同》、《房屋租賃合同》、《臨時租賃合同》、《傭金承諾書（買

/賣）》。文員從公司領回以上合同后，負責將整本合同編號錄入到《領用登記表》中，并打印出合同《領用登記表》以備領用合約時使用。注意事項：

領用合同時需遵照各類合同的領用原則規(guī)定，每位經理限領5份使用，不得自行要求額外的份數，并打印一份業(yè)務員領用登記表交經理，方便其給業(yè)務員領取合同時作登記。

分行行政文員每日下班前必須與分行經理核對合同使用情況，并填寫《每日交接表》交文員及經理雙方簽字確認。

對于單邊合同或已簽待落實合同，可存放于經理處，待寫好成交報告后將所有相關資料原件交文員處保管。

3.業(yè)務員領用各類合同必須在《領用登記表》上簽名，由分行經理或分行行政文員核實業(yè)務員所

做登記是否相符，并在復核人一欄簽名確認后業(yè)務員方可領用。未入職員工不得領用合約，必須由分行經理或已入職同事代領。

4.業(yè)務員所領用的合同在當天下班前務必歸還給分行行政文員或分行經理。如成交已簽約的，在

《領用登記表》上注明該合同已簽，成交報告等配套資料的編號也需注明其后；如該合同作廢，需將合同原件收回后，在備注欄標注作廢；如該合同還需再使用，則標注使用中。交回的合同由分行行政文員保管。

5.每一張單（限同物業(yè)、同業(yè)主、同客戶）只能對應一份合同，不能出現一張單共同使用兩份或

兩份以上合同（房屋租賃合同或二手房買賣合同等）的情況。

6.業(yè)務員因特殊情況當天不能交回合同原件的，必須經分行經理同意，當天把合同交到分行經理

處，同時分行經理在《領用登記表》簽名確認并告之文員，期間發(fā)生問題由分行經理承擔責任。7.存放在分行經理處的已簽單邊的合同要求在當天歸還給文員，如當天仍未能歸還，文員必須提

醒分行經理再次簽名確認（可在合同領用登記表“備注”欄由經理簽名確認，并簽署日期）。如仍需繼續(xù)使用，則之后每隔1天提醒分行經理簽名確認。文員在每1日之后沒有提醒簽名并不做跟進，發(fā)生問題由文員承擔責任；分行經理簽名確認后，發(fā)生問題由分行經理承擔責任。

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行政文員工作程序指引

8.合同互借制度：①由分行經理經手將合同外借給其他分行的，借出與借入分行的分行行政文員

及分行經理均須簽字確認；由分行行政文員經手將合同外借給其他分行，借出分行行政文員與借入分行行政文員、分行經理須簽字確認。②自合同借出之日起三天內，借出分行行政文員須將雙方分行的簽字確認件傳真至總經辦備案。③合同簽訂或收傭后，借入分行行政文員要及時對傭并需及時把該合同情況告知借出分行行政文員，借出分行行政文員有義務跟進、督促。9.整本合同使用完畢后，文員交總經辦核銷并領取新合同（所有合同均由領用分行負責核銷）。

核銷時，分行行政文員需編制《核銷記錄表》，詳細登記“已使用”及“作廢”的情況，作廢合同需在合同原件上注明作廢，并在蓋章處劃叉。文員核銷合同時，可直接帶作廢的合同原件及《核銷記錄表》前往總經辦�？偨涋k負責人當場核對作廢合同無誤后，(與合同管理系統(tǒng)核對，待已成交合同均導入系統(tǒng)后)簽名確定并派發(fā)一本新合同。

10.作廢合同：如業(yè)主與客戶雙方均已簽字，分行不得自行作廢，須提交至法律部跟進，待法律部

確認無誤后，在合同原件上簽字確認，方可作廢該合同；如果合同只簽業(yè)主方或客戶方其中一方，需要作廢，則由主單人告知其分行經理，由分行經理在合同原件上標記“作廢”。分行行政文員及業(yè)務員不得自行在合同原件上標記“作廢”字樣。

11.《中介服務協(xié)議書（客戶）》、《中介服務協(xié)議書（業(yè)主）》、《獨家代理委托書》等由文員、經理

負責保管和簽發(fā)，已使用的由文員按類存檔于分行，無需上交公司核銷，業(yè)務員領用需在《領用登記表》上簽名，由文員或經理復核。

二、合同、收據、發(fā)票管理規(guī)定

1.業(yè)務員簽署的所有合同必須由分行經理負責審核。合同的領用及日常管理由分行行政文員負責，

但分行行政文員請假、休假、回總部開會及外出活動等不在分行的情況下，由分行經理負責管理及跟蹤。

2.分行經理、分行行政文員必須每日做好各類合約、收據、發(fā)票的交接工作。文員每天下班前須

檢查分行各組的合同、收據、發(fā)票的使用情況，并在《每日交接表》上做好登記由分行經理簽名確認，期間發(fā)生問題由分行經理承擔責任。文員上班后，再次檢查合同、收據、發(fā)票的使用情況，檢查無誤后由文員簽名確認。

3.房屋租賃合約、二手房買賣合約、臨時租賃合約、資金監(jiān)管協(xié)議、傭金支付承諾書、定金收據、發(fā)票如有遺失，必須第一時間上報公司并在報紙上刊登遺失聲明（如合約類遺失，分行行政文員找遺失當事人收取登報費用，交由總經辦負責刊登遺失聲明），須注明合同類別、編號，定金收據或發(fā)票號碼，交報社以公司名義刊登遺失聲明，聲明該合同、定金收據或發(fā)票作廢。除刊登費用由責任人自行負責外，還將對其進行相應的處罰，具體措施如下：

經查明是由于分行行政文員對合同、定金收據、發(fā)票沒有進行登記、檢查、跟進而造成的遺失，屬于分行行政文員工作失職，除批評教育外，對其發(fā)通報批評至公司平臺，并扣取當月職務工資300元/份（按遺失份數計），并直接影響其晉升機會，三次（含）（即

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行政文員工作程序指引

遺失合同達三份）以上需重新過試用期。

經查明是由于分行經理對合同、定金收據、發(fā)票沒有進行登記、檢查、跟進而造成的遺失，屬于分行經理工作失職，對其發(fā)通報批評至公司平臺，并扣取當月職務工資300元/份（按遺失份數計），三次（含）（即遺失合同達三份）以上需重新過試用期。

經查明是由于業(yè)務員沒有責任心及工作疏忽造成的合同、定金收據、發(fā)票遺失，對其發(fā)警告信，并扣取當月職務工資300元/份（按遺失份數計），三次（含）（即遺失合同達三份）以上需重新過試用期。

注：如因其它特殊原因（非人為控制）造成的合同、定金收據、發(fā)票遺失，則免予處罰。其刊登遺失聲明的費用由公司負責。

4.開出定金收據收取的款項必須按公司規(guī)定存入指定賬號，錄入代收代付系統(tǒng)。嚴禁用外用收據

收取公司代收的款項（業(yè)主全權委托我司收取的租金除外）或傭金。如發(fā)現有上述不規(guī)范的情況，文員必須第一時間上報公司（行政部、區(qū)經及以上級別），若分行行政文員發(fā)現問題不及時上報，必須承擔相應的責任。

如分行經理不遵守公司規(guī)定違規(guī)操作的，屬于分行經理工作失職，由此引發(fā)的后果由分

行經理自行承擔；并對其發(fā)警告信并通報全公司，三次以上需重新過試用期。

分行行政文員發(fā)現開具收據不規(guī)范的情況而不上報者，屬分行行政文員工作失職，除批

評教育外，對其發(fā)通報批評且年終考核扣除2分，三次以上需重新過試用期。

工作流程：

A．正常合同領用程序指引：

→回分行后在電腦里作該合同編號明細表→業(yè)務員/分行經理領用合同

并在合同領用表相對應處登記簽名→分行經理或文員復核簽名→文員每日檢查各類合約領用登記表是否登記或是否歸還等→領合同當天必須交回合同到文員（如不能及時交回，需由分行經理簽名確認寫明原因）→文員做好已交合同的跟進和登記工作

文員到總經辦領合同

B．到總經辦再次領新合同程序指引：

分行行政文員帶作廢的合同及《核銷記錄表》前往總經辦當場核對簽收（作廢合同可隨時上交總經辦）

→總經辦簽收后（文員需留總經辦合同管理人簽收的核銷記錄表）→總經辦會根據財務部把成交的合同均導入合同系統(tǒng)及文員提交上來的作廢合同，確認整本是全部核銷的，方可領用新合同�！�

行政主任也會到地鋪檢查和核對。

三、收據、發(fā)票

1.分行定金收據（代收款收據）按組別申請，并由各組經理保管，文員負責每日檢查收據的開具

情況，并協(xié)助分行經理將款項存入公司指定賬號，錄入代收代付系統(tǒng)，確認跟進款項是否到帳。2.公司外用收據（收款收據）按組別申請，并由各組經理保管，文員負責每日檢查收據的開具情

況，并協(xié)助分行經理跟進款項的支出情況。

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行政文員工作程序指引

3.分行發(fā)票按分行為單位領用，每天交接時由其中一個組的經理簽收，各組經理必須相互協(xié)助，

共同承擔起傭金發(fā)票的管理責任。

三、成交報告的領用、管理及報數

1、成交報告由公司編號統(tǒng)一印刷，不得作廢，凡是有涂改的需分行經理簽字確認，解除合同的則需將

成交報告及所有相關資料原件交財務部；2、分行行政文員去總經辦領取成交報告并登記；

3、業(yè)務員填寫完成交報告簽字后交經理，由分行經理仔細審查成交報告填寫是否清楚、正確，特別注

意審核物業(yè)名稱、成交金額、拆分比例及金額明細等等，審查無誤后簽字將成交報告連同合同原件交分行行政文員簽名（分行行政文員也需再核對一次再簽名）；

4、每天早上10:00前傳真前一天的《成交報告》及合同到前臺文員處報數，之后將成交報告及合同（原

件、復印件）存放好以備對傭時使用；

5、由前臺文員按照分行傳真的成交報告制作三級市場每日業(yè)績表，做好業(yè)績后上傳至公司三級市場住

宅平臺，由分行經理自行選擇是否需要打印及張貼出來；

6、每日業(yè)績表由分行行政文員負責打印，但分行行政文員請假、休假、回總部開會及外出活動等不在

分行的情況下，由分行經理視情況再打�。蛔ⅲ�

1）文員可按照各區(qū)實際情況通知經理及業(yè)務員直接登陸住宅部平臺查看業(yè)績表

2）未入職的員工不得報業(yè)績，未入職員工報業(yè)績需掛數給已入職員工，待該員工入職，再還數或拆數等。

工作流程：

去總經辦領取本區(qū)域成交報告→業(yè)務員填寫并由經理審核簽名→分行行政文員審查后簽名→傳真給前臺文員做每日業(yè)績表→將成交報告及合同存放好以備對傭→打印每日業(yè)績表→（領用成交報告必須是入職員工，領用時文員應讓員工做好領用登記）

四、成交報告對傭

1、業(yè)務員收到傭金，由文員或分行經理開出發(fā)票，發(fā)票不能有涂改或模糊情況；2、收到傭金后由分行經理或分行行政文員存入公司指定賬戶；

3、連同存款單原件、發(fā)票的第三、四聯(lián)、成交報告（原件及復印件各一份）、合同（原件）、傭金支付

承諾書、資金監(jiān)管協(xié)議到財務部董杰處對傭；

4、如傭金在代收代付系統(tǒng)中扣除，需在系統(tǒng)中作傭金結轉，并將相關傭金發(fā)票號碼錄入。

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行政文員工作程序指引

5、與中原集團內分公司或二級市場合作成交的單：

a)

若對方不能及時提供成交報告，我司分行急需上數的，則需寫情況說明（說明需簽分行經理區(qū)域經理區(qū)域總監(jiān)--副總經理），方可由文員安排員工填寫我司成交報告，上數需提供的資料是：成交報告+情況說明。

b)

對傭：需待財務部通知才去對傭，對傭需提供的資料是：成交報告+情況說明+中原集團內分公司或二級市場合作的成交報告等相關資料。

6、對傭時應檢查開出發(fā)票客戶名稱與合同名稱是否一致，如不一致，需提供《主體變更確認書》原件

一份，（注：《主體變更確認書》需簽字到區(qū)域經理，如合同客戶方為A，新房產證為B或A+B等不一樣的情況，則需提供：主體變更確認書。）。

7、如只有一張成交報告，需附上傭金承諾書或情況說明（該說明需簽至副總經理方可結傭）。8、財務部確認無誤后收下成交報告及合同原件，在成交報告復印件上簽名交回分行行政文員；9、分行行政文員將有財務部簽名確認的已對傭成交報告存檔在分行備查（盡量存檔以成交月份來存

檔，每月分隔開，列明當月的成交清單附在資料前方，方便查閱）。

如遇到有傭金變更的成交報告按以下〈有傭金變更如何與財務對傭〉的方式來對傭。所有與該成交單位有關的相關資料,均需與成交報告一起存檔。

當月開出的傭金發(fā)票，當月必須到財務部對傭，不允許當月開出發(fā)票跨月去對傭。

工作流程：收到傭金→分行行政文員或經理開出發(fā)票→分行行政文員將傭金存入公司帳戶→備好資料到財務對傭→將已對傭成交報告復印件存檔（該物業(yè)相關資料同時存檔）

五、傭金變更及變更后的對傭

為了防范傭金變更后后期出現脫節(jié)，按以下內容操作（上數時必須是成交報告、傭金支付承諾書、合約上的傭金金額是一致的：若后期出現增加傭金或減少傭金均需填寫《傭金變更表》）。

1、當月傳真過成交報告上數后，當月出現有傭金變更情況，須由成交單人填寫《傭金變更表》并附變更前成交報告復印件、合同等資料，重新傳真給前臺文員，修改當月上數業(yè)績表，《傭金變更表》需要詳細寫明變更原因和變更明細，如有壞帳的單一定要注明死單之定金去向，該變更表依次交分行經理簽名、區(qū)域經理簽名、區(qū)域總監(jiān)簽名，法律部簽名，副總經理簽名；另遇有跨分行或跨區(qū)合作，還需對方經理簽名（可傳真），而涉及到按揭跟進人員傭金比例變更時則需按揭部經理簽署確認，相關人員簽署完后上交總經辦秘書轉交（副）總經理簽名，在《傭金變更表》交給總經辦秘書前分行需復印留底。（傭金變更表：財務部最終收到僅需要有孔總簽字原件，其它過程均可傳真簽字。若遇緊急情況要對傭，可由分行文員提前傳真該表格及附帶資料到總經辦秘書處轉交（副）總經理簽名，分行文員直接到秘書出領出對傭。）

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行政文員工作程序指引

2、若次月才知道傭金變更者，即不再修改公司業(yè)績表，而是在對傭時提交資料給財務部，直接變更對

傭業(yè)績。（注：當月上數當月出現傭金變更者，需修改當月上數業(yè)績。）

3、傭金變更表比例有變化者（特別是比例分配減少情況下），需要原成交報告上所填寫分傭人員簽字確

認，若遇員工離職情況，須由該組分行經理致電告知其傭金比例減少，并由該分行經理代替其在業(yè)務員簽名處簽字，寫明已致電確認告知；若無致電確認傭金比例減少導致離職員工追究責任，則由該組分行經理承擔責任。（傭金比例增加者，可免）

4、傭金變更表由總經辦秘書交副總經理簽名后，由分行文員自行到總經辦秘書處簽字，領出該傭金變

更表。

5、傭金變更后對傭：分行文員提交成交報告原件+復印件，《傭金變更表》原件+復印件等資料對傭，由

其財務部對傭人員在成交報告復印件及傭金變更表復印件上簽收，代表該單之變更資料已完整交到財務對傭。（分行文員需將該兩表復印件簽收件存檔于分行該單資料，作永久保存。）6、若分行文員無留存有效證據，導致該單據變更后，財務部計傭仍按未變更前發(fā)放傭金者：

A、如該單重新計傭提成金額無法追討回，導致提成發(fā)放到之前員工（指已離職或其它情況無法要回變更后的傭金損失），分行文員需承擔該單需要追回的提成給變更后的員工，以及全公司通報批評及公司計罰款人民幣300元整；

B、若該單提成金額經過協(xié)商后全額追討回，對分行文員處以較輕處罰：全公司通報批評及公司計罰款人民幣200元整。

7、若問題不在分行文員出現脫節(jié)而導致失誤計發(fā)傭金提成，由公司直接追究。工作流程：

由成交人分行填寫《傭金變更表》→分行經理簽名→區(qū)域經理簽名→區(qū)域總監(jiān)簽名→法律部簽名→副總經理簽名→行政文員到總經辦領已簽署好之《傭金變更表》到財務部對傭（分行文員需留存該表格財務部簽收之復印件+成交報告財務部簽收之復印件存檔）

財務事務管理

一、定金收據、樓款收據及發(fā)票定金收據

1、行政文員至財務部領取《定金收據》,由財務部相關負責人在《代收代付款系統(tǒng)》中作好登記，

原則上每個組只能領取一本，領取新收據同時核銷舊收據；

2、行政文員將《定金收據》號碼做登記后,發(fā)放給各分行經理使用。定金收據由行政文員及分行

經理開具,收據紅聯(lián)交客戶。

3、交易完成后,將客戶交回的收據紅聯(lián)訂在原收據號內,交財務核銷；未能及時收回或遺失的收

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行政文員工作程序指引

據，填寫《未收回紅聯(lián)收據統(tǒng)計表》，交分行經理、區(qū)域經理、區(qū)域總監(jiān)簽名后交財務，并復印留底。

4、核銷收據前應在《代收代付款系統(tǒng)》“收據管理”項中錄入收據回收及使用情況，如有無效收據

保證兩天錄入一次。

5、文員每天必須核對收據使用情況，已開出收據收款的，款項必須存入公司相關賬戶，同時錄入

代收代付系統(tǒng)。

客戶或業(yè)主遺失收據需填寫《遺失聲明》，并復印其身份證，按手印確認；客戶或業(yè)主無法出示聲明，由成交該單位的業(yè)務員代其作聲明，分行經理、區(qū)域經理、區(qū)域總監(jiān)簽署。

未能及時收回的收據，文員必須及時跟進，督促相關人員及時收回后交回財務核銷。

工作流程：

領取《定金收據》→發(fā)放分行使用→填寫《未收回紅聯(lián)收據統(tǒng)計表》并復印→分行經理、區(qū)域經理、區(qū)域總監(jiān)簽名→至財務部核銷收據→領取新收據發(fā)票

1、新鋪開業(yè)第一次由財務部購買《發(fā)票》，行政文員至財務部領取《發(fā)票》（分百位發(fā)票、千位發(fā)

票及萬位發(fā)票），之后由文員到稅局購買《發(fā)票》。

2、客戶／業(yè)主至公司交傭金，行政文員或分行經理開具發(fā)票給客戶，將傭金存入公司賬戶；3、在《發(fā)票登記表》登記發(fā)票使用狀況，開出日期、金額、成交單位等，使用完后，將發(fā)票金額

匯總備注在登記表上。

4、整本發(fā)票使用完后需要核銷時，將發(fā)票金額匯總到發(fā)票封面，同時在平臺下載并打印《發(fā)票領

購、驗銷申請表》填好蓋章，及打印《發(fā)票領購蓋章申請表》至財務部張瑞紅→覃丹→JUDY→

（副）總經理簽名確認后，《發(fā)票領購、驗銷申請表》給JUDY蓋章，行政文員帶上《發(fā)票領購、

驗銷申請表》、《發(fā)票領購、驗銷本》、已使用完的發(fā)票帶至當地稅局核銷及購買（當地稅局地點可以財務處查詢）。

5、購買后拿新、舊的發(fā)票及《發(fā)票領購、驗銷本》帶至財務部張瑞紅處，財務檢查沒問題后，在

新發(fā)票上面簽名確認，并回收舊的發(fā)票（讓財務部人員在登記表簽收舊發(fā)票備查），同時行政文員把新發(fā)票給財務部經理檢查并蓋章（需蓋第二、第三聯(lián)），蓋章后發(fā)票可帶回分行正常使用。

發(fā)票必須嚴格開具，相應的金額必須用相應位數的發(fā)票開具。千位發(fā)票不能用來開百位金額，萬位發(fā)票不能開千位金額。

大寫金額必須使用正確的大寫，“零”不能寫做“０”。

開具發(fā)票的內容必須是：出售\\出租\\購買\\承租××房之傭金或服務費，僅限于此范圍開具發(fā)票，如客戶有特殊要求不愿意寫明房號，只要求列明“服務費”的情況，必須先征得財務部發(fā)票負責人

=========================================工作程序31／33=======================================

行政文員工作程序指引

同意后，方可開具。

工作流程：

領取《發(fā)票》發(fā)放分行使用登記發(fā)票用途至財務登記需核銷發(fā)票到稅局購買新發(fā)票至財務部登記備案并蓋章正常使用

二、代收代付款系統(tǒng)

收款

1、根據款項用途開具定金收據,并將分行代收的樓款、定金,存入公司指定帳號（見公司賬戶）；2、根據收據及銀行進賬單將款項錄入《代收代付款系統(tǒng)》,并在銀行進帳單上注明款項用途、樓

盤名稱及組別,連同開出的收據復印在一起再傳真至財務相關收款負責人;

3、財務憑銀行進帳單及收據復印件在《代收代付款系統(tǒng)》上確認款項的到帳；文員再將進帳單及

收據綠聯(lián)交與財務，財務在黃聯(lián)上蓋章證明收到帳單原件。

所有收取的款項必須存入公司指定賬號，周六日或法定節(jié)假日可將款項存到孔軍的私人賬戶。為保障公司利益，原則上對外只能使用公司賬戶，孔軍私人賬戶只限公司內部使用。

工作流程：

將款項存入公司賬戶→開出收據給客戶→輸入系統(tǒng)→將進帳單及收據復印傳真財務財務部確認款項（在代收代付系統(tǒng)最后有確認人名字，方為財務收到此筆款項）。

放款及補足備用金

1、把成交合同、二手房買賣合同復印件、資金監(jiān)管協(xié)議、買賣雙方身份證復印件、賣方房產證復

印件（或按揭抵押合同或查檔單）及填寫《預審通知書》一并傳真至法律部李煒昭處進行合同預審；

2、將放款內容輸入《代收代付款系統(tǒng)》；3、將放款所備資料傳真至法律部李煒昭處；

4、填寫《放款委托書》或《補足備用金申請表》,經分行經理、區(qū)域經理簽名后，傳真至法律部,

由法律部負責人去審核放款資料無誤后交由財務部進行復核，無誤后交由副總經理簽字，再通知財務部放款；工作流程：

填《預審通知書》進行合同預審→輸入系統(tǒng)→填寫《放款委托書》或《補足備用金申請表》→分行經理簽名→區(qū)域經理簽名→傳真到公司法律部→法律部負責人收齊放款必備資料后在代收代付系統(tǒng)初審人處簽字→財務部復核→副總經理簽字→通知財務部出納放款

具體操作流程詳見《代收款放款須知》。

=========================================工作程序32／33=======================================

行政文員工作程序指引

各區(qū)資料統(tǒng)一傳真到總公司法律部；

資料不齊作零散傳真，傳真資料時請注明組別、成交編號及物業(yè)名稱

四、財務部放款及補備資料的傳送及時間要求1、申請放款時，分行只需根據實際情況將《放款委托書》或《補足備用金申請表》傳真至法律部。2、三級市場各分行如需放款,放款委托書不得遲于當日16：00（即下午四點）之前傳真至法律部，

以便于法律部能在16：00之前將審核完的單據留有足夠的放款業(yè)務操作時間。

=========================================工作程序33／33=======================================

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