公文處理辦法

公文處理辦法

第一章總則

第二部分行政辦公及綜合治理

第一條為加強XXXXXX公司（以下簡稱公司）公文管理

工作，使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)《國家行政機關公文處理辦法》（國發(fā)〔201*〕23號）制定本辦法。

第二條公司公文是具有法定效力和規(guī)范體式的公文文書，是傳達國家方針、政策，貫徹股東大會、董事會決議，發(fā)布規(guī)章制度，請示和答復問題，指導、布置和洽商工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。

第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應當堅持實事求是、簡潔高效的原則，做到及時、準確、安全。第四條本辦法適用于公司各部門公文及各單位報公司公文。第五條總經(jīng)理辦公室是公司公文處理的管理機構，主管公司公文處理工作，并負責指導各單位的公文處理工作。

第六條各部門應配備符合崗位要求的專職或兼職人員負責公文處理工作。負責公文處理的人員，應當忠于職守，廉潔正派，具備相關專業(yè)知識。各部門公文處理人員應保持相對穩(wěn)定，確需調(diào)換時，要做好工作交接，并在總經(jīng)理辦公室備案，以保證公文處理工作的連續(xù)性。第七條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)和公司關于商業(yè)秘密的管理規(guī)定，確保國家秘密和公司商業(yè)秘密的安全。第二章公文類別

第八條公司公文種類主要有：（一）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎勵有關單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。

（二）通知

適用于發(fā)布規(guī)章制度；轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文，批轉(zhuǎn)下級單位的公文；傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項；任免和調(diào)配干部。（三）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（四）報告

適用于向上級單位或者有關主管部門匯報工作，反映情況，提出建議，請求備案，答復上級單位或者有關主管部門的詢問。（五）請示

適用于向上級單位請求指示、批準。（六）批復

適用于答復下級單位的請示事項。（七）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（八）函

適用于對不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準和答復審批事項。（九）會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。第九條公司公文劃分為“文件”和“簽報”。（一）“文件”是指《XXXXXX公司文件》。（二）“簽報”是各部門向公司領導請示問題或報告工作的一種形式。第三章公文格式

第十條公文一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。（一）涉及國家秘密和公司商業(yè)秘密的公文應按規(guī)定標明密級。緊急公文應根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

（二）公司發(fā)文標識為“XXXXXX公司文件”。聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。（三）發(fā)文字號由公司代字“中港”、各部門代字、年份、序號組成。第二部分行政辦公及綜合治理

聯(lián)合行文，只標明主辦單位發(fā)文字號。（四）“請示”行文應當在首頁發(fā)文字號右側(cè)注明簽發(fā)人姓名，在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（五）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類。公文標題中除法律法規(guī)和公司規(guī)章制度名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題采用前置介詞結構形式，通常使用的介詞是“關于”。

（六）主送單位指公文的受理單位，應使用全稱和規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。應當根據(jù)辦文意圖及受文單位權限確定主送單位，不要多頭主送和越級主送。

（七）附件指隨文附上的有關照片、圖表、統(tǒng)計數(shù)字及文字資料，是對正文的補充與參考。公文如有附件（不包括被批轉(zhuǎn)、報送件），應在正文之后、成文日期之前，注明附件的順序和名稱。被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的文件，應隨同下發(fā)，但不必標明“附件”字樣。

（八）公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位均應加蓋印章。

（九）成文日期以公司領導簽發(fā)的日期或會議通過日期為準。聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領導人的簽發(fā)日期為準。年、月、日要完整，不能省略。（十）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標明。

（十一）公文主題詞（見附件1）由總經(jīng)理辦公室負責標注。上行文按照上級單位的要求標注主題詞。

（十二）抄送（報）單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

第十一條文字從左至右橫寫、橫排。

第十二條公文中各組成部分的標識規(guī)則參見附件2。

第十三條公文用紙采用國際標準A4型（210mmX297mm）,左側(cè)裝訂。第四章行文規(guī)則

第十四條行文應當確有必要，注重效用。

第十五條行文關系應當根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。

第十六條各部門職權范圍的事項，應由部門自行發(fā)文，各部門依據(jù)部門職責可以相互行文和向下一級單位的相關部門行文；行文時，需采用總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一擬訂的式樣，加蓋部門印章但不得使用“XXXXXX公司文件”用紙。第十七條凡是向上級單位請求請示和批準的函件，一律使用“請示”文種。

“請示”應當一文一事，一項請示只限一個問題，不得把兩個或兩個以上互相沒關聯(lián)的問題放在一項請示中；工作請示要按級請示，不能越級請示，特殊情況越級請示，必須同時抄報直接主管部門；一項請示一般只限主送一個上級單位，如需其它單位協(xié)助或知曉的事項，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。“報告”不得夾帶請示事項。

第十八條除上級單位負責人直接交辦的事項外，不得以各部門名義向上級單位負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第十九條同級黨、政、工、團可以聯(lián)合行文。黨政之間不能相互行文。第五章發(fā)文管理

第二十條發(fā)文辦理指以各部門名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

發(fā)文流程為：承辦人擬稿（填寫發(fā)文稿上各項內(nèi)容）

承辦人所在處（室）領導簽字>部門領導核簽>主辦部門會簽有關部門>總經(jīng)理辦公室核稿>公司領導簽發(fā)>總經(jīng)理辦公室登記編號>文印人員打印>清樣>承辦人校對并簽字繕印>用印>主辦部門封發(fā)。第二十一條草擬公文應當做到：

（一）符合國家的方針、政策和法規(guī)以及公司的有關規(guī)定。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清晰，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，稿面整潔，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應當根據(jù)行文目的及與主送單位的行文關系確定。

（四）擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。（六）結構層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（七）必須使用國家法定計量單位。

（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。

（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

第二部分行政辦公及綜合治理

（十）應附來文和必要的相關文件、資料。

（十一）承辦人根據(jù)需要，確定主送、抄報、抄送單位，標明正文和附件印數(shù)。

第二十二條擬制公文，對涉及其他部門職責范圍內(nèi)的事項，主辦部門應當

主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦單位可以列明各方理據(jù)，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報公司領導協(xié)調(diào)或裁定。

第二十三條會簽文稿均由主辦單位送轉(zhuǎn)會簽，以會簽部門領導簽字為有

效；會簽中如有不同意見，應當協(xié)商一致后送總經(jīng)理辦公室報公司領導。需要外單位會簽的，由主辦部門指定專人承辦；若外單位對會簽稿有重大修改，應重新送公司領導審批。外單位送我公司會簽的文稿，由主辦部門提出意見后按發(fā)文程序處理。

第二十四條公文送公司領導簽發(fā)前，應由總經(jīng)理辦公室審核。審核的重點

是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

第二十五條上行為，應采用“XXXXXX公司文件”用紙，一

般應由主要負責人簽發(fā)。以公司名義制發(fā)的下行文或平行文，按領導分工，由主要負責人或經(jīng)其授權的其他領導簽發(fā)。公文文稿，一經(jīng)履行簽發(fā)手續(xù)即為定稿，具有正式文件的效用。

未經(jīng)公司領導同意，各部門不得以公司名義發(fā)文。

第二十六條公文正式印制前，總經(jīng)理辦公室應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否同意、規(guī)范等。經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應按程序重新簽發(fā)。

第二十七條公司發(fā)文，由總經(jīng)理辦公室負責繕印，使用“公司工程有

限責任公司文件”用紙，續(xù)頁使用A4白紙，標題字體為小2號宋體，正文字體為3號仿宋體。

（一）公司發(fā)文由承辦人負責校對，校對人要對所交文字負責，校對后稱本人要在發(fā)文稿紙“校對人”欄以及所發(fā)文件的每一頁樣稿上簽字。（二）上行文或其他重要公文，由總經(jīng)理辦公室進行二校。第二十八條辦理“簽報”使用“XXXXXX公司簽報用紙”，

注明報送的領導，闡明所需簽批事項，送總經(jīng)理辦公室登記、編號，并由總經(jīng)理辦公室呈主管或分管領導原件批回�！昂瀳蟆北仨氂芍鬓k部門負責人親筆簽名，不加蓋印章�！昂瀳蟆痹�件有總經(jīng)理辦公室留存歸檔。簽報續(xù)頁使用A4白紙，字69

體為3號仿宋體。70

第六章收文辦理

第二十九條收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十條簽收公文應逐件清點，如發(fā)現(xiàn)問題，應當及時向發(fā)文單位查詢。第三十一條登記應當將公文標題、密級、發(fā)文文號、發(fā)文機關、來文日期、收文編號等逐項填寫清楚。一般事務性來文可視情況確定是否登記。

公司收文，由總經(jīng)理辦公室負責簽收、拆封、登記、分辦；各部門收文，由

各部門負責拆封、登記、分辦；注明領導親啟件，送領導本人或其秘書簽收。上、下級單位送領導親啟的信函由領導本人拆閱。

第三十二條收到公文，總經(jīng)理辦公室應當進行審核。審核的重點是：是否

應由本單位辦理，是否符合行文規(guī)則，內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定，文種使用、公文格式是否規(guī)范等。

分辦公文，應當分清主次緩急，分清閱件與辦件，優(yōu)先處理緊急重要的公文和需要辦理的公文。凡送部門分辦的公文，應及時辦理，需請示領導的事項，應當先提出處理意見后再請示；主送各部門的公文，由各部門承辦。

第三十三條經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，總經(jīng)理辦公室根據(jù)文件內(nèi)

容及部門職責提出處置意見，分送公司領導批示或送有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不應由本單位辦理的公文，經(jīng)總經(jīng)理辦公室負責人批準后，可以退回來文單位并說明理由。第三十四條應當送公司領導批示或閱知的文件主要包括以下方面內(nèi)容：（一）上級國家機關下發(fā)的重要文件。

（二）涉及公司全局利益或局部重大利益的事項。（三）無明確歸口管理部門，需要領導批示的事項。（四）特別緊急的需要領導批示的事項。（五）領導親自交辦的事項。

（六）其他需要領導批示或閱知的事項。

第三十五條承辦部門收到交辦的公文后應及時辦理，不得延誤、推諉。緊

急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時說明。對領導的批示意見，應當在文件批轉(zhuǎn)處理單上簡要簽注承辦的結果（如已辦復，則注明復文號與復文日期）或有關建議或意見，并簽注姓名和日期。涉及緊急或重大事項的，應另外通過其他方式迅速報告、請示領導或轉(zhuǎn)告有關部門。對不屬于本部門職責范圍或第二部分行政辦公及綜合治理

不宜由本部門辦理的，應迅速退回總經(jīng)理辦公室，并說明理由。

第三十六條公文辦理中遇有涉及其他部門職責的事項，主辦部門應當主動

與有關部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門負責人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請公司領導協(xié)調(diào)或裁定。

第三十七條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、

姓名和審批時間，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。第三十八條送領導批示或交有關部門辦理的公文，由總經(jīng)理辦公室負責催辦。對緊急公文應跟蹤催辦，重要公文應重點催辦，一般公文應定期催辦。第七章公文歸檔

第三十九條公文辦理完畢后，應根據(jù)公司檔案管理有關規(guī)定及時整理（立卷）、歸檔。個人不得將應歸檔的公文據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第四十條歸檔范圍內(nèi)的公文，應當根據(jù)其互相聯(lián)系、特征和保存價值等進行分類管理（立卷），保證歸檔公文的齊全、完整，并能正確反應本部門的主要工作情況，便于保管和利用。

第四十一條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理（立卷）、歸檔，其他部門保存復制件或其他形式的公文副本。

第四十二條本部門領導兼任其它部門職務，在履行所兼任職務的過程中形成的公文，由其兼職部門整理（立卷）、歸檔。

第四十三條各部門兼職檔案員負責本部門文件資料的平時立卷工作。每年

6月底前，應將上一年已收集整理的案卷移交總經(jīng)理辦公室，并辦理移交手續(xù)。第四十四條各部門制作、保管的與業(yè)務有關的文件資料及照片、錄像帶等按公司檔案管理辦法統(tǒng)一交歸總經(jīng)理辦公室，不得私自留用。

第四十五條擬制、修改和簽批公文，所用字跡材料應耐久，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、純藍水筆進行書寫，不得在文稿裝訂線外書寫。所用紙張必須符合存檔要求。第八章公文管理

第四十六條公文由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第四十七條上級單位的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經(jīng)公司領

導或總經(jīng)理辦公室負責人批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。如需翻印受控文件，應當辦理受控文件復制審批手續(xù)。第四十八條公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋公章。第四十九條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第五十條不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)鑒別并經(jīng)總經(jīng)理辦公室主要負

責人批準，可以銷毀。銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊�由兩人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

第五十一條機構合并時，全部公文應當隨之合并管理。機構撤銷時，需要

歸檔的公文整理（立卷）后按有關規(guī)定移交檔案部門。工作人員調(diào)離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。第九章附則

第五十二條公文處理中涉及電子文件的有關規(guī)定將另行制定。第五十三條本辦法由總經(jīng)理辦公室負責解釋。

第五十四條本辦法自印發(fā)之日起施行。其他有關公文處理的規(guī)定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。

第五十五條原《XXXXXX公司公文處理辦法（試行）》廢止。

附件：

1.《公司公文主題詞表》2.《公司公文格式》

3.《各單位規(guī)范簡稱表》

4.《公司發(fā)文泛指單位一覽表》5.《公司各部室發(fā)文字號》6.《公司發(fā)文稿紙式樣》

7.《公司發(fā)文版頭及發(fā)文字號格式》

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公文處理辦法

1總則

1.1為使公文處理工作規(guī)范化、制度化，提高公文處理質(zhì)量和效率，有效實施督辦，特制定本辦法。

1.2本辦法適用于藍色海洋太陽能有限公司。

1.3公司公文是在商務洽談和運營管理中形成的、承接的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，包括紙質(zhì)文件和電子公文。

1.4公文處理指公文的擬制、辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。公司公文處理應堅持實事求是、精簡、高效的原則，公文內(nèi)容應明確簡潔，公文流轉(zhuǎn)應快速到位。嚴格執(zhí)行國家和公司的有關保密規(guī)定，確保公司機密的安全。

1.5行政部是公文處理的管理機構，主管并負責指導公文處理工作。1.5.1接收本公司外來公文、信件、傳真，并對公文進行登記、編號、分發(fā)。1.5.2各單位公文由各單位行政部統(tǒng)一復核、制發(fā)、蓋章、分發(fā)、傳遞、立卷、歸檔、保管和銷毀。

1.5.3督促、檢查、指導本單位各部門文件管理工作。2收文辦理程序

2.1收文辦理指對收到外單位公文的辦理過程，收文處理流程為：簽收→登記→分送→承辦→批辦→督辦（詳見收文辦理流程圖）。2.2簽收

一切外來公文（含電子公文）統(tǒng)一由行政部文書管理人員簽收。2.3登記

凡是送往公司的文件，均由行政部文書管理人員負責建立“收文登記表”（見附表1）。參加上級單位和地方政府召開的各種會議帶回的文件和領導講話材料，應交行政部登記。各部門在辦理業(yè)務過程中收到的公文，應當?shù)叫姓�部補辦登記手續(xù)。2.4分送

2.4.1根據(jù)公司領導分工、職能部門職責和管理范圍，行政部文書管理人員在登

記后，應立即分送至相關領導傳閱或部門辦理。各部門應認真履行簽收手續(xù)，建立收文登記制度，并妥善保管文件。

2.4.2電子公文應即收即送，各部門對發(fā)送到的電子公文，要馬上接收和辦理，并跟蹤電子公文流轉(zhuǎn)辦理情況，保證收到的電子公文件件有著落。2.5承辦

2.5.1承辦部門應明確承辦負責人，對公司外部公文在公文處理單上提出擬辦意見和建議，并提交公司分管領導，有時間限制要求的應及時提醒閱文領導。2.5.2承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的應當及時予以說明。

2.5.3承辦部門根據(jù)需要可提請相關職能部門協(xié)助，協(xié)辦部門應積極予以配合，并在擬辦部門要求的完成時限內(nèi)予以辦理。如不能取得一致，及時報公司分管領導協(xié)調(diào)或裁定。

2.5.4需要傳閱的公文由承辦部門負責傳遞。2.6批辦

2.6.1分管領導依據(jù)職責，應對承辦部門及協(xié)辦部門的意見予以審核，并簽署明確意見，如需由公司總裁批辦的，由承辦部門呈送總裁審批。

2.6.2領導審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的公文，簽署“已閱”表示同意。審批電子公文，應明確簽署意見。2.7督辦

2.7.1行政部要對送公司領導批示或者交有關部門承辦、閱辦的文件及時督辦。2.7.2對沒有及時接收電子公文的承辦部門，發(fā)送電子公文的部門要及時催辦、督辦，防止漏辦或延誤。

2.7.3對發(fā)送到領導的電子公文，承辦部門要認真做好跟蹤服務工作。3發(fā)文辦理程序

3.1發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程，發(fā)文流程為：擬稿→核稿→會簽→審核→復核、登記→簽發(fā)→套紅印制→蓋章→分發(fā)（詳見發(fā)文辦理流程圖）。3.2擬稿

3.2.1擬稿應堅持“誰主辦，誰擬稿”的原則。公司公文的擬定嚴格按照OA公文

流程辦理，并按規(guī)定填寫各項內(nèi)容。正文部分要求文稿整潔、附件完整。各部門向公司領導的請示、報告、意見類公文，可采用公司內(nèi)部呈請批件的形式上報，不必正式行文。

3.2.2主辦人應根據(jù)公文內(nèi)容，明確文件主送和抄送單位，具體要求詳見《藍色海洋太陽能有限公司公文處理附則》（附件一）3.3核稿、會簽、審核

3.3.1部門領導對本部門已草擬的公文內(nèi)容（含附件）及文字進行全面審核，嚴格把關，并簽署明確意見后，報公司分管領導審核，不得越級報送。3.3.2公司分管領導對相關文件進行審核。

3.3.3公文內(nèi)容如涉及其它單位或其它部門業(yè)務的，應由主辦部門轉(zhuǎn)相關部門領導予以會簽審核，并簽署明確意見。

3.3.4核稿、審核、會簽程序結束后，各部門擬稿人將文件定稿（發(fā)文稿首頁和文稿的電子版本）交行政部。

3.3.5凡涉及公司規(guī)章制度建設的發(fā)文，由總裁辦最終審核。3.4復核、登記

3.4.1發(fā)文由行政部統(tǒng)一復核。主要復核公文內(nèi)容（含附件）；流程是否清晰、準確；各級審核意見是否完整、一致；是否符合行文規(guī)則；主送單位和抄送單位是否妥當；公文格式是否正確等。復核時如對內(nèi)容有重要改動，應當與擬稿部門協(xié)商，或提出意見，退擬稿人修改。

3.4.2所有發(fā)文均由行政部統(tǒng)一編寫文件字號，對內(nèi)發(fā)文單位代字具體參見《藍色海洋太陽能有限公司部門規(guī)范簡稱及發(fā)文代字對照表》（附件二）。3.4.3發(fā)文均先經(jīng)行政部復核，再送公司領導簽發(fā)。3.5簽發(fā)

3.5.1以公司名義制發(fā)的公文，由總裁簽發(fā)或由總裁授權的副總裁簽發(fā)。3.5.2簽批公文應明確簽署“同意”、“同意發(fā)”等字樣，以及姓名和簽批時間。3.5.3因出差或其他原因無法簽發(fā)的急件，由發(fā)文部門電話請示有關簽發(fā)人后，按照總裁、副總裁的順序，分別由后者先代為簽發(fā)，在有關簽發(fā)人回來后補簽。3.5.4經(jīng)審核及公司領導簽發(fā)后交行政部制作的文件，原則上不得改動。如必須改動，應按公文制發(fā)程序重新審核并報簽發(fā)人同意。

3.6套紅印制

3.6.1主辦人制作公文初稿，具體詳見《公文制作中各要素標識的參照標準》（附件三）。

3.6.2行政部負責文件套紅印制。公文樣稿制作后，主辦人負責對公文的文字進行校對；行政部負責對公文格式進行校對，然后再進行文件的正式套紅印制。3.6.3正式發(fā)文份數(shù)和用印份數(shù)由擬文部門負責人確定。制發(fā)公文由主辦部門負責裝訂，裝訂好后按規(guī)定份數(shù)，與該文件同版本的電子公文一并移交行政部備案。3.7蓋章

3.7.1擬稿部門根據(jù)文件要求需加蓋公司印章的，按照《藍色海洋太陽能有限公司印章管理規(guī)定》執(zhí)行。

3.7.2用印印跡要端正、清晰，印章應當上不壓正文，下壓成文時間年、月、日4-7個字。3.8分發(fā)

3.8.1行政部對發(fā)出文件應詳細登記，填寫《發(fā)文登記表》（附表2）。3.8.2公文由行政部文書管理人員按文件標明的分發(fā)范圍統(tǒng)一分發(fā)，如需由業(yè)務部門負責遞交外單位的文件由業(yè)務部門代簽并發(fā)送。對密件的傳遞應采取保密措施，確保安全。如需公司全員知曉的文件在公司OA系統(tǒng)上發(fā)布。4公文立卷、歸檔和銷毀

4.1已辦結的公文，在正式歸檔前，除以市、區(qū)人民政府名義行文的文件應立即送行政部存檔外，其余文件由各部門暫存，各部門文書管理人員應做好平時立卷工作。

4.2屬于歸檔范圍內(nèi)的公文，各部門文秘應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理（立卷）；聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理（立卷）、歸檔。擬制、修改和簽批公文，書寫字跡及所用的紙張必須符合存檔要求。

4.3各部門在辦理完所有收、發(fā)文后，由部門文書管理人員通過藍色海洋OA檔案管理系統(tǒng)對文件進行預錄或鏈接，并提交所在部門主管審核，審核通過后，將公文移交行政部檔案管理人員歸檔。行政部文書管理人員將文件的底稿和正式文件（含電子版）在發(fā)文后歸檔。

4.4機構合并時，全部公文應當隨之合并管理。機構撤銷時，需要歸檔的公文整

理（立卷）后，移交檔案管理人員歸檔。工作人員調(diào)離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按有關規(guī)定移交、清退。

4.5不具備歸檔和查考價值的公文，經(jīng)檔案管理人員鑒別并經(jīng)行政部負責人批準后，可以銷毀。秘密級以上文件統(tǒng)一由行政部登記銷毀，由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。沒有存檔和查考價值的電子公文，經(jīng)過鑒別和行政部負責人批準，進行刪除。5附則

5.1本辦法由行政部負責解釋、修訂，自發(fā)布之日起施行。

收文辦理流程圖：收文辦理流程

平時立卷行政部市、區(qū)人民政府文件業(yè)務部門接受的公文、會議文件承辦需要時協(xié)辦辦理辦理完畢、部門文秘預錄到檔案管理系統(tǒng)副總裁接受的公文、會議文件閱知審核、批辦總裁接受的公文、會議文件簽收登記閱知分送批辦督辦歸檔部門主管審核

發(fā)文辦理流程圖：發(fā)文辦理流程行政部擬稿總裁授權的業(yè)務部門核稿需要時總裁辦非規(guī)章制度副總裁總裁會簽審核復核定稿審核規(guī)章制度登記、編號簽發(fā)簽發(fā)發(fā)文稿首頁、定稿和定稿電子版套紅印制蓋章業(yè)務部門負責遞交的分發(fā)分發(fā)、登記存檔

附件一:

公文處理附則

1常用公文文種1.1決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。1.2決議

適用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。1.3指示

適用于對下級單位布置工作，提出開展工作的原則和要求。1.4通知

適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位或不相隸屬單位的公文，傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免和聘用人員。1.5通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。對重要問題提出見解和處理辦法。1.6公告

適用于向國內(nèi)外和企業(yè)全體職工宣布重要事項或法定事項。1.7通告

適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項。1.8報告

適用于向上級單位或其他行業(yè)管理部門匯報工作，反映情況，答復上級單位的詢問。1.9請示

適用于向上級單位請求指示、批準。1.10批復

適用于答復下級單位的請示事項。1.11意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。1.12函

適用于不相隸屬部門、單位之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。1.13會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項，要求與會單位共同遵守執(zhí)行。2行文規(guī)則

2.1可行可不行的堅決不行文，減少行文數(shù)量，提高行文權威性和質(zhì)量。2.2公司可與平行單位聯(lián)合正式行文。但應確有必要，單位不宜過多。2.3涉及多個部門職權范圍的事項，主辦部門應主動協(xié)商，取得一致意見后方可行文；對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自行文。

2.4“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級�！皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項。2.5除上級單位負責人直接交辦的事項外，公司報送上級單位的公文，一般不得報上級領導個人；主送單位應為“集團公司領導”、“首都機場集團公司”，不要報公司領導個人。

2.6對外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文，未經(jīng)上級主管審核批準，公司內(nèi)部任何部門不得自行對外正式發(fā)文。

2.7本部門內(nèi)的重要行文，應當同時抄送直接上級主管；受雙重領導的部門向上級主管行文，除了主送對象外，應當寫明抄送對象。上級主管向受雙重領導的下級部門行文，應當抄送其另一上級主管。3寫作原則

3.1公文內(nèi)容應符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。

3.2寫作應注意情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。

3.3公文文種應根據(jù)行文目的、職權范圍和與主送單位的行文關系確定。3.4擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。3.5人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

3.6正文格式要求

3.6.1對外發(fā)文結構層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。

3.6.2公司對內(nèi)發(fā)文結構層次序數(shù)為1、1.1、1.1.1；2、2.1、2.1.1等依次排序。3.7應當使用國家法定計量單位。

3.8文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或者其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。

3.9公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。4公文格式

4.1秘密等級和保密期限

涉及公司秘密的公文，應按照公司有關的保密規(guī)定標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應標明份數(shù)序號。4.2緊急程度

緊急公文應根據(jù)緊急程度標明“特急”、“急件”。其中電報應分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。4.3公司發(fā)文標識

應使用公司全稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。4.4發(fā)文字號

發(fā)文字號應包括發(fā)文單位代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦單位發(fā)文字號。4.5簽發(fā)人

上行文應注明公文簽發(fā)人姓名。4.6標題

準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應標明發(fā)文單位。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題構成：發(fā)文單位名稱(可略)＋公文主題事由＋文種名稱4.7主送單位

應使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。4.8附件說明

如有附件，應注明附件順序和名稱。4.9成文日期

以公司領導或部門、單位領導簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負責人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。4.10印章

公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的文件以外，應加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應加蓋印章。4.11附注

包括公文的首辦單位、首辦人、聯(lián)系電話以及需要說明的其他事項，并加括號標注。4.12主題詞

主題詞為文件的歸檔及檢索提供便利，其具體構成、擬寫原則：

4.12.1主要由三大部分構成：類屬詞＋文件內(nèi)容核心詞＋文種，其中文件內(nèi)容核心詞不得超過3個詞，主題詞的整體構成不得超5個詞。

4.12.2類屬詞一般確定為該文件經(jīng)辦部門的部門、單位簡稱；核心詞應根據(jù)文件內(nèi)容高度提煉、概括；文種部分不可缺省。以“關于做好‘五一’節(jié)假日安全工作的通知”為例，其主題詞應為“行政五一安全通知”4.13抄送單位

應使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。4.14印發(fā)機關和印發(fā)日期標注印制公文的部門名稱和日期。

附件二：

公司部門規(guī)范簡稱、發(fā)文代字對照表

序號123456789101112131415

注：公司名義對內(nèi)行文時發(fā)文代字簡稱為：藍色海洋

部門名稱總裁辦公室財務部行政部人力資源部研發(fā)部制造部計劃物流部品保部市場營銷部規(guī)范簡稱總裁辦財務部行政部人資部研發(fā)部制造部物流部品保部營銷部發(fā)文代字藍海辦藍海財藍海行藍海人資藍海研發(fā)藍海制造藍海計劃藍海品保藍海營銷備注

附件三：

對外發(fā)文制作中各要素標識的參照標準

標題以下行距為單倍行距，字符為標準間距。

公文要素眉首發(fā)文字號簽發(fā)人公文標題字號及字體3號仿宋－GB23123號仿宋－GB2312備注主送單位公文正文附件主體成文日期公文生效標識附注主題詞抄送單位版記印發(fā)單位和印發(fā)日期只有上行文才需要標注簽發(fā)人姓名可分一行或多行居中排布；回行2號宋體加黑時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當，可適當調(diào)整字距。位于標題下空1行。左側(cè)頂格，3號仿宋－GB2312回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。主送單位名稱下1行，每自然段3號仿宋－GB2312左空2字，回行頂格。如有附件，在正文下空1行，左內(nèi)容用3號仿宋－GB2312空2字，名稱后不加標點�！案郊�”用宋體3號。以最后一位公司領導簽字日期為準。3號仿宋－GB2312位于正文或附件下空第4行。右空4字距離。“蓋章”后，可手工調(diào)整印章在成文日期上的位置。當公文排版后所�？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛�3號仿宋－GB2312置，應采取調(diào)整行距、字距的辦法，加以解決，務必保證印章和正文同處一面。如有附件，應與標注附件的最后一行同處一面。填寫經(jīng)辦單位、經(jīng)辦人、電話或3號仿宋－GB2312根據(jù)具體情況填寫。左空2字距離�！爸黝}詞”用3號黑體，詞語之（內(nèi)容用）3號小標宋體間空1字距離單位用逗號隔開，句號結束。左3號仿宋－GB2312空1字距離。3號仿宋－GB2312印發(fā)單位左空一字距離，印發(fā)日期右空一字距離。主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記，位于最下方。

對內(nèi)發(fā)文制作中各要素標識的參照標準

標題以下行距為單倍行距，字符為標準間距。

公文要素眉發(fā)文字號首公文標題字號及字體3號仿宋－GB23122號宋體加黑備注可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當，可適當調(diào)整字距。位于標題下空1行。左側(cè)頂格，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。主送單位名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。如有附件，在正文下空1行，左空2字，名稱后不加標點�！案郊�”用宋體3號。以最后一位公司領導簽字日期為準。位于正文或附件下空第4行。右空4字距離�！吧w章”后，可手工調(diào)整印章在成文日期上的位置。當公文排版后所�？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢茫瑧�采取調(diào)整行距、字距的辦法，加以解決，務必保證印章和正文同處一面。如有附件，應與標注附件的最后一行同處一面。填寫經(jīng)辦單位、經(jīng)辦人、電話或根據(jù)具體情況填寫。左空2字距離。抄送單位用逗號隔開，句號結束。印發(fā)單位左空一字距離，印發(fā)日期右空一字距離。主送單位公文正文附件主體成文日期3號仿宋－GB23123號仿宋－GB23123號仿宋－GB23123號仿宋－GB2312公文生效標識3號仿宋－GB2312附注主題詞抄送單位版印發(fā)單位記和印發(fā)日期3號仿宋－GB23123號仿宋－GB23123號仿宋－GB2312主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記，位于最下方。

平行文式樣：（以西安藍色海洋太陽能有限公司為例）

西安藍色海洋太陽能有限公司文件藍×發(fā)〔201*〕×號

題名

主送機關：

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

附件：1.附件名字2.附件名字

二一二年Х月Х日

（請在此處填寫附注）

主題詞：ХХХХХХ抄送：ХХХ，ХХХ，ХХХ，ХХХ。

藍色海洋太陽能有限公司201*年Х月Х日印發(fā)

上行文式樣：（以西安藍色海洋太陽能有限公司為例）

西安藍色海洋太陽能有限公司文件藍×發(fā)〔201*〕×號簽發(fā)人：ХХХ

題名

主送機關：

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

ХХХХХ

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

附件：1.附件名字2.附件名字

二一二年Х月Х日

（請在此處填寫附注）

主題詞：ХХХХХХ抄送：ХХХ，ХХХ，ХХХ，ХХХ。

藍色海洋太陽能有限公司201*年Х月Х日印發(fā)

下行文式樣：（以西安藍色海洋太陽能有限公司為例）西安藍色海洋太陽能有限公司文件藍×發(fā)〔201*〕×號

題名

主送機關：

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

附件：1.附件名字2.附件名字

二一二年Х月Х日

（請在此處填寫附注）

主題詞：ХХХХХХ抄送：ХХХ，ХХХ，ХХХ，ХХХ。

藍色海洋太陽能有限公司201*年Х月Х日印發(fā)

附表1：

收文登記表

日期編號密級份張是否簽收人注銷存檔銷毀檔案號備注來文單位文件名稱月/日收號發(fā)號數(shù)數(shù)存檔送往部門

附表2：

發(fā)文登記表

發(fā)文號密級份數(shù)文件名稱張數(shù)是否存檔發(fā)文日期發(fā)文記錄序號

發(fā)往單位份數(shù)簽收人簽收日期年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日注銷存檔銷毀備注

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