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領導選擇秘書的標準

 

領導選擇秘書的標準

摘要：為了領導更高效地開展工作，產(chǎn)生了秘書這一崗位，本文歸納了領導選擇秘書的一些共同標準，具體從秘書個人道德素質(zhì)、工作態(tài)度、專業(yè)能力、職業(yè)修養(yǎng)四方面進行了分析討論，并對秘書標準的未來走向進行了粗淺的探討。

關鍵詞：秘書、標準、職業(yè)修、未來趨向一、引言

秘書是當代領導者、主事者身邊綜合辦理日常事務，即辦文辦事辦會、溝通信息、協(xié)調(diào)事務、完成交辦任務、提供跟蹤服務的參謀助手。負有參政設謀，協(xié)調(diào)綜合，督促檢查，拾遺補缺等重大責任。秘書人員是否具有較高的職業(yè)素質(zhì)，直接關系到工作質(zhì)量與效率的高低，關系黨和國家方針政策的正確貫徹及各項事業(yè)的興衰成敗。因而，選擇怎樣的一個秘書對任何領導來說都是十分重要的。盡管不同的領導對秘書的選擇會有不同的具體標準，但我們發(fā)現(xiàn)在這些不同中有不少共通之處。

二、領導對秘書的選擇標準

第一，看思想作風,是否品德端正，為人實在,待人誠懇。具體而言領導希望他們的秘書應該具有實在、謙虛、誠懇、開朗的品質(zhì)。所謂實在,指要有與人為善之心,無危害他人之意;有嚴于律己之美德,無文過飾非、委過于人之劣習。所謂謙虛,指要善于取人長補己短,尊重同志,虛心求教,而不自視高明、自以為是,甚至盛氣凌人。所謂誠懇,指要真心實意、熱情待人,而不油嘴滑舌、曲意奉承、搬弄是非、愛打聽別人的秘密。所謂開朗,要能夠向領導敞開思想、溝通感情。所以領導選擇秘書的首要標準是看秘書是否品德端正，為人正直，謙虛謹慎，平易近人。

第二，看工作態(tài)度是否工作積極主動，,辦事認真高效。在領導眼里,一個能力強但辦事不力的秘書往往還不如一個能力弱些但辦事認認真真的秘書。因為工作態(tài)度是基礎,沒有認真細致的工作態(tài)度,再有能力又有什么用呢?而工作是否主動、辦事是否認真,這主要表現(xiàn)為對待分內(nèi)工作是否能盡心盡力,即使加班加點也要將它保質(zhì)保量地按時完成;對待分外的工作是否能主動參與、樂于承擔;對待領導臨時交辦的任務是任勞任怨、言而有信,還是滿口答應,過后便忘得無影無蹤;辦公室里諸如打打水掃掃地之類的小事是否能主動去干,領導沒有考慮到的一些細節(jié)問題是留心注意、及時提醒,還是熟視無睹。

第三，看專業(yè)技能，是否能獨當一面，為領導排憂解難。無論領導還是秘書,每個人都有自己職責范圍內(nèi)的工作,對于這些自己的分內(nèi)事,要善于獨立處置。有的秘書認為多請示多匯報,表明自己對領導的尊重,一定是不會錯的,其實這并不一定。習慣于大事小事都要請示的秘書并不是合格的秘書。有很多時候很多工作,需要辦事人員沖在前頭,這樣即使一時解決不了,還有領導可以出來協(xié)調(diào),假如什么事情都呈遞給領導,有時就容易造成被動。一個優(yōu)秀的秘書應該是，順境中能讓領導更借東風，在逆境中能幫領導力挽狂瀾。因而是否具備過硬的業(yè)務技能，具備各方面的能力，是領導選擇秘書的一個重要標準。

第四，看職業(yè)修養(yǎng),是否知書達禮,尊從上級。作為秘書,尊重領導、聽從指揮是必備的素質(zhì)和修養(yǎng)。如果一個秘書不能夠做到充分領會領導的意圖,按領導的安排行事,那就會使工作亂套。喜歡在領導開會講話時交頭接耳的秘書肯定不招領導喜歡。因為他連起碼的禮貌都不懂。習慣在領導發(fā)言時隨便插嘴的秘書領導也不喜歡，因為在他心目中根本就沒有上下級之間應有的規(guī)矩。所以,選人必須考察其素質(zhì)修養(yǎng),知書達禮也是基本的條件。當然,服從決不是盲從,服從應建立在相互信賴、相互支持、相互取長補短的基礎上,而不是不問正確與否,只要領導決定就一味低三下四、做出奴才相,盲目服從,這樣的秘書也是不受歡迎的。秘書的工作性質(zhì)決定秘書人員應該服從領導和上司，關心下屬。所以一個秘書的素養(yǎng)的高底也是領導很看重的標準。

三、展望選擇秘書標準的未來趨向

隨著改革開放的進一步深入，我國將越來越融入世界這個大家庭。而互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展，使中國與世界的距離縮短了。在這種情況下領導對于秘書的選擇上也將必然做出相應變化。秘書部門將負有更大的使命，從工作環(huán)境、工作方式、工作內(nèi)容上都對秘書工作提出了新的要求。只有適應這些要求，才能更好地發(fā)揮秘書部門的作用。

首先是要求秘書的視野要寬、知識面要廣。隨著改革開放的不斷推進，跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨國界的經(jīng)濟文化交流也將更加頻繁。在這樣的情況下，領導們需要一個不僅能了解各行各業(yè)、全國各地，也能密切注視世界的動向的秘書。

其次是要求能夠適應越來越先進的工作平臺。當今科技日新月異，為我們的生活工作帶來了極大地方便。秘書通過先進的工作平臺更能準確把握信息，快速地為領導出謀劃策。

再次是注重秘書接受新知識的能力�，F(xiàn)今是個知識大爆炸的時代，只有不斷更新知識，接受新知識才能算是個有才華有智謀的秘書。而這樣的秘書也是領導所稱心的秘書。四、總結(jié)

隨著時代的推進，領導對秘書的要求也高了。但無論領導選擇秘書的標準怎么變，只要秘書人員不斷地加強自身的職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)和心理素質(zhì)，克服思想及行為上的偏差，就能在本職崗位上得心應手并能取得更大的成績。

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秘書服務領導工作標準

第一節(jié)處好與領導的關系

這個題目主要是在秘書的日常工作中完成的，解決好這個問題，也就是解決好了為領導的日常工作服好務的問題。一、建立和諧關系

秘書要擺正自己的位，努力保持與領導者之間的和諧關系。秘書工作最基本的任務是為領導服好務。如不能保持和諧統(tǒng)一、默契配合的關系，秘書人員的一切努力往往會成為無效勞動。所謂和諧，即兩者之間的默契、合拍統(tǒng)一。秘書具有的特性之一的中介性決定了秘書的參謀、助手的作用。這種作用的發(fā)揮使秘書在一定程度上具備有影響領導的能力，領導往往能接受秘書的正確思想影響，在一定條件下采納秘書的正確意見和方案。依存性決定了秘書應在工作方法上和某些生活習慣上也力求與領導保持和諧。秘書要善于學習，適應領導的工作方法，要善于改變自己的生活習慣而適應領導的生活習慣。并主動地搞好領導工作、生活諸方面的服務。具體方法是：1.要善于掌握領導者行為規(guī)律

每一個領導都有一套自己的工作和生活的規(guī)律。何時工作，何時休息，何時鍛煉，性格、思想有什么特點，辦事有什么習慣，工作有什么要求等等，各有不同，秘書必須熟悉領導的行為規(guī)律、性格特點，才容易領會領導意圖，工作起來才能夠得心應手、事

半功倍。秘書要盡量做到：(1)知心

首先領會領導意圖，對領導思想活動、情緒反映等有一個準確的了解，通過領導的一舉一動能夠體察出“心”之所在，從而盡力同領導者保持思想上的一致，成為領導的貼心人，得到領導的信任。其次是要對領導者的行為作出一定的揣想、假設，就其行為可能產(chǎn)生的反應作出預測估計，從而正確選擇參謀手段、時機和方案。(2)知情

對領導者的思想修養(yǎng)、工作狀況、身體素質(zhì)、文化水平、個性特點、家庭情況、社會關系以及交際人員、日常生活起居規(guī)律及飲食習慣等有盡可能全面的了解，從而酌情處理、形成默契。(3)知時

要掌握領導者動機的激勵規(guī)律，適時地實施參謀。必須了解領導者的思想，掌握其動機的變化規(guī)律，從而尋求在領導者思想狀況和動機基礎上的激勵和調(diào)節(jié)。一般的領導者都存在有動機的“興奮點”，這個興奮點可以是某項決策的舉動，或者是對某個愿望的追求。秘書能夠適時地準確地把握時機啟動“興奮點”是保持和諧的一個重要手段。

2.要努力提高自身的素質(zhì)，不斷縮小工作差距

即令秘書具備很高的必須的素質(zhì)，但由年齡和經(jīng)驗的限制也必然地與領導者存在著工作水平上的差距，秘書在完善提高本身

素質(zhì)的過程中要善于發(fā)現(xiàn)差距，不斷調(diào)整、完整自己，盡可能縮小差距以適應領導的工作需要，完成領導交辦的各項任務。3.要注意尋求保持和諧的恰當方法

由于領導者的個性特別不同，保持和諧的方法也千差萬別。歷史上東方朔用滑稽詼諧的方法，使?jié)h武帝從中采納有益的經(jīng)驗，魏征的直言勸諫也使唐太宗引為鑒戒。可見保持和諧的方法應是因人而異、因事而異、因時而異的�，F(xiàn)提出以下一些方法，可供借鑒。

(1)首次強烈印象法

即首次同領導接觸，首次完成任務，要力爭給領導留下好印象。第一印象雖然不會完全正確，但往往強烈、鮮明、牢固，并在一定程度上決定以后的關系。在心理學上稱之為“首次效應”。（2）迂回法

通過此事而導入彼事，可以借喻或通過第三者架設互相了解的橋梁。如將自己的一些不夠成熟的見解先講給某一經(jīng)驗比較成熟又與領導能夠交心的同事聽。（3）環(huán)境適應法

要選擇適應于領導者本身特點的外部環(huán)境，包括所處的不同時間、地點、范圍等。一個領導在不同的時間、不同的環(huán)境，接受同等輸入量，其反映程度是不同的。秘書要學會選擇和創(chuàng)造符合領導者習慣的最佳環(huán)境。（4）娛樂法

政治思想工作常采取寓教于樂的方法。秘書人員也可以采用類似的方法，通過某種媒介相同的娛樂愛好等，溝通二者之間的情感交流，造成和諧的心理反應。（5）心理相通法

即通過各種條件造成秘書同領導者思想、心理的相互諧調(diào)。例如同領導者保持相同的觀點、態(tài)度、興趣、動機目標等等，從而互相信賴、支持、適應建立心理相通關系。二、贏得領導的信任

建立了和諧關系是領導信任的結(jié)果，但贏得領導的信任又是和諧關系的基礎。秘書要贏得領導的信任，必須做到以下幾點：1.真正熱愛秘書工作，具有強烈的工作責任感

秘書工作是一項光榮、重要又很辛苦的工作，需要有一種獻身精神。經(jīng)常在領導身邊工作，可能有更多的機會學習領導的優(yōu)秀品質(zhì)，謙虛的工作作風和科學的工作方法，不能存在私心雜念，要保持一種緊張興奮而又輕松愉快的心情。2.實事求是地反映情況，絕不順情說好話

不論對人的評價，對事的評價，不能以自己或揣測領導的好惡親疏為標準。一是一，二是二，不夸大，不縮小，客觀、公正、實事求是，要能夠經(jīng)得起考驗。3.深刻領會領導意圖

平時要留心領導經(jīng)常說的，想的，然后把這些東西聯(lián)系起來考慮，反復琢磨，時間久了就能比較容易地抓住重點，也能更深

刻地領會領導意圖。這是做秘書的獨有的條件，一定要充分地利用。對領導意圖領會得深刻，工作起來才能更主動、更得心應手。還要善于及時將領導意圖完善和豐富起來，盡可能使之深化、細化、具體化。

4.在各種場合都要注意言行得體、謙虛謹慎

秘書要特別注意自己的影響。這種影響好壞無論屬于什么性質(zhì)就會使人們馬上同領導聯(lián)系起來。因此，處處都要謹慎。要注意如下一些問題：(1)宴會一般不參加。

(2)參加領導的各種會議要認真聽、記、想，一般不要發(fā)言，但要隨時準備發(fā)言。一旦被問到，能簡明、清晰地回答問題或說明自己的意見。如果確有一些重要的意見，一般可在會后適當?shù)臅r機說。

(3)待人接物要熱情、謙和、禮貌，但為了保證領導的工作和休息，該擋駕的要擋駕。

(4)參加活動應盡量靠邊靠后，找不顯眼的地方，但注意力要集中，隨時準備應付各種情況。

(5)出去辦事，除特別需要，一般不要說明自己是某某領導的秘書。此外還要求秘書嚴于律己，不利用職權(quán)謀私利。辦事要認真、迅速、準確、穩(wěn)當、高效率。

(6)凡是領導交辦的事情原則上都要有回音，自己代為處理的事情，事后都要匯報。

第二節(jié)服務領導的工作方法

一、向領導匯報工作的方法

秘書向領導匯報工作是最起碼、最經(jīng)常的工作之一，也是秘書的基本功之一。1.做好準備

無論是對領導布的任務完成之后或中途的工作匯報，都翻開本子回憶對照一下領導布任務時的指示，檢查一下準備匯報的內(nèi)容是否符合領導的意圖。大致考慮一下匯報問題所需要的時間。如果時間較長，則要事先與領導打好招呼或約定時間，待同意后，準時去匯報。較復雜的問題或向幾個領導同時匯報時，要打好腹稿或擬好匯報提綱，以免遺漏。2.要開門見山

即直截了當，干脆利落，突出重點。領導工作繁忙，要節(jié)省時間，一般以半小時以內(nèi)為宜，過久易分散精力。匯報時一般只談一個問題，如需匯報幾個問題，匯報之前先點題目。要根據(jù)領導的年齡、習慣、特點，掌握好匯報速度。匯報中談到觀點、數(shù)字時要放慢速度，必要時還可將事先準備好的文字說明和數(shù)據(jù)呈上，使領導邊聽邊看，加深印象。3.要有論據(jù)

反映情況或提出議論要有充足的理由，情況要屬實，準確，不能講“大概”、“可能”、“差不多”等含糊不清、模棱兩可的情

況。對沒有經(jīng)過核實、沒有把握的事情，要按事情的本來面目反映其真實的情況，并說明情況來源和可靠程度。當領導提問答不上來時，不可隨意編造，要記下待事后補充匯報。4.要選好時機

一般情況下，當領導學習、思考問題、接待客人、閱文、休息時，不去打擾。有時限的情況匯報要及時，失去時機，情況本身就可能失去使用價值。匯報時要舉止大方、明快、談吐清楚，不必拘謹，更不必唯唯諾諾、卑躬屈膝。二、觀察問題的方法

作為領導的秘書，隨領導外出的機會多，有很多的觀察社會現(xiàn)象的條件，秘書必須具備一定的觀察能力，及時發(fā)現(xiàn)并向領導提供一切有價值的信息，從而對領導的決策和工作產(chǎn)生積極作用。秘書觀察方法的特殊性表現(xiàn)為觀察方法的兩極性或稱二重性。

1.客觀觀察與微觀觀察

前者的任務是發(fā)現(xiàn)全局性的、綜合性的、規(guī)律性的東西，后者的任務是發(fā)現(xiàn)局部的、單項的、特殊的東西。2.表面觀察與深入觀察

前者揭示事物的表象、形式，后者揭示事物的實質(zhì)，內(nèi)在聯(lián)系及其變化規(guī)律。3.定性觀察與定量觀察

前者揭示對象的屬性，后者揭示量的變化。

4.縱向觀察與橫向觀察

前者觀察對象的歷史發(fā)展，目前狀況與發(fā)展方向，后者觀察對象與周圍同類事物的聯(lián)系與同異。5.上向觀察與下向觀察

前者觀察決策者意圖或上級領導和機關的部署，后者觀察決策具體實施者的行為動態(tài)和反應。6.正向觀察與反向觀察

前者觀察決策實施中的經(jīng)驗和成果，后者觀察決策實施中反映出來的教訓、缺陷和失誤。7.直接觀察與間接觀察

前者秘書人員親自對對象進行觀察，后者是利用下級機關和有關對象的資料、報表、錄像等媒介進行觀察。8.受命觀察與主動觀察

前者觀察領導指定的對象，后者觀察領導未指定而又與秘書工作有關的對象。9.長期觀察與短期觀察

前者是對對象進行系統(tǒng)的連續(xù)觀察，后者是對對象進行臨時的短暫觀察。

上述這些觀察方法，要求秘書根據(jù)觀察目的的需要，有選擇地、靈活地交替運用，切忌生搬硬套。

第三節(jié)具體服務工作要求

一、下鄉(xiāng)外出時的服務1.做好準備工作

首先在接受領導交給的任務之后，要了解領導同志外出時的任務、意圖、時間、方向和地點，然后根據(jù)任務做必要的學習和研究，協(xié)助領導考慮完成任務的措施。

要做好各種具體的準備，選帶有關的文件、學習材料、參考資料、地圖和所去單位主要領導的名單等；要安排好車輛，提醒司機做好應有的準備。如不帶車，就要提前購買好車、機、船票，熟記發(fā)車(機、船)時間，座位號數(shù)，是否有送行人員，是否有接站人員，旅行中領導的飲食安排，下車后第一站去向等等，均要提前檢點。同時還要注意在臨行前一、兩天，將領導的出發(fā)時間，所乘車(機、船)次、座號，一行人數(shù)(包括司機)，所到地點和所需了解情況或準備解決什么問題等基本情況及時通知給對方領導或單位。外出即將結(jié)束返回，要提前告知本單位，以使本單位做好必要的接應準備。2.外出期間

(1)對領導的活動日程(如聽取匯報、調(diào)查研究、座談走訪、看望人員、參觀及行動路線)進行周密細致的安排。在征得領導的同意后，通知有關單位的領導，并告有關單位做好應有的組織和準備工作�；顒又幸�根據(jù)領導同志的習慣，及時提供有關資料，

如所去單位領導的姓名及主要情況等。

(2)根據(jù)領導的意圖，圍繞外出的任務，搞好調(diào)查研究，掌握第一手材料，為編寫專題調(diào)查報告和綜合匯報材料打好基礎。如果有單位要求領導講話，要根據(jù)領導的授意或與領導溝通意見，認真準備好講話提綱。

二、參觀學習的服務1.做好準備工作

出發(fā)前的準備，包括思想準備、資料準備和后勤物質(zhì)準備。(1)思想準備

秘書要對即將開始的參觀學習目的，所走的路線，到些什么地方和單位，需要多長時間，要領會領導的意圖，避免盲目、被動。

(2)資料準備

對參觀學習地區(qū)、單位的主要經(jīng)驗、主要特點要有所了解；對該地區(qū)、單位領導成員、姓名，主要負責人愛好等也應有所了解；對該地區(qū)、該單位的生產(chǎn)形勢、規(guī)模、技術設備條件，歷年來主要經(jīng)濟技術指標，對該地自然環(huán)境、風土人情、歷史、現(xiàn)狀、物產(chǎn)資源方面的情況等，均應尋找基本的情況和資料并力求熟悉。同時也要根據(jù)領導的目的有針對性地索取一些本地、本單位這些方面的基本情況，以便在領導參觀學習過程中分析比較，使學習更有針對性。同時還需要掌握近年來上級有關會議的精神、

指示、文件等方面的資料。有的要盡可能爛熟于胸，有的則必須作為資料攜帶。(3)后勤物質(zhì)準備

除了準備好領導的辦公用具、生活用具、必備藥物外，還要預支足夠的經(jīng)費。如果帶專車，還應關照司機提前檢修好車輛，并準備好所需要的備用器材。2.參觀學習期間

在參觀學習中，秘書要注意眼明、多思、善于分析情況。在參觀學習現(xiàn)場，秘書要眼看心想，靈活敏捷，善于觀察并盡可能進行較深層次的思考，從現(xiàn)象中捕捉具有典型意義的經(jīng)驗。對領導提出的問題和對方的解釋要及時記錄，現(xiàn)場解答不了或解答得不完全而又比較重要的情況，事后要找有關人員了解。在聽取經(jīng)驗介紹時，一方面要做好記錄，另一方面注意索要對方有關的文字材料，發(fā)現(xiàn)情況有矛盾的地方，要進行核實。在個別走訪時，秘書免不了與他人接觸，言談要樸實、態(tài)度要謙虛和藹。有時對方也打聽本地、本單位的情況，要如實介紹，不要故弄玄虛或言不及義。

參觀學習返回后，認真做好總結(jié)。總結(jié)有時不一定秘書本人動手，也可交給隨行的其他人員去搞，但總結(jié)材料呈送領導之前，秘書一定要認真閱讀，看總結(jié)是否講清楚，如有關參觀學習所在地區(qū)、單位的基本情況、主要經(jīng)驗。及在參觀學習中的主要感受，有無提出學習的主要措施和意見等內(nèi)容，如果不盡如意，秘書要

補充完善。及時結(jié)算各種賬目。

三、視察工作時的服務

領導經(jīng)常就自己所分管的工作的某方面進行視察，秘書跟隨領導視察就成為一項經(jīng)常性的工作，做好領導視察時的服務工作，是秘書工作中的一項重要任務，這方面的工作經(jīng)驗和方法是：1.視察前

問清視察的內(nèi)容和指導思想、視察的對象和重點、視察的程序和時間安排、參加視察的陪同人員、要求被視察的單位提供什么情況、視察前需要查閱什么文件資料、或是需要召開什么預備會議等等。

掌握視察的要點和情況之后，要安排隨行有關人員或自己動手針對不同的視察內(nèi)容和要求擬定出不同的視察方案，提請領導審查確定。

方案批準后，可安排視察前的小型預備會議，印發(fā)視察方案和日程安排。如果需要分組，可根據(jù)陪同人員的具體情況和領導的意見，分成幾個小組，并確定小組帶隊人員，明確各組的視察范圍、重點和程序。提前通知被視察單位安排有關事宜，檢點配備各組的視察記錄人、聯(lián)絡人及食宿交通等問題。2.視察中

視察中，要注意分別將視察程序、時間通知各被視察單位。視察過程中，領導可能做出臨時性的安排，甚至改變原有的日程，

并有可能提出更新一步的安排。秘書要及時將這些變化中的細致的情況通知各小組或陪同人員。必要時組織臨時碰頭會做一個安排；檢查落實被視察單位的準備情況，及被訪人員的動向和聯(lián)絡辦法。做好記錄和有關主要資料的收集，并注意隨時掌握各視察組的進度，不要失掉聯(lián)系，并及時向領導匯報。3.視察后

視察后應做到：指定專人及時匯集各陪伺人員或各視察小組的情況小結(jié)；及時審查其整理寫好的視察報告初稿，并提交領導審定；安排印發(fā)視察報告；及時了解視察報告所提問題的解決落實情況。

這類視察活動有時以一名領導為主，有時有多位領導同時進行(但也有一名為主的領導)，為主領導的秘書還要注意加強與其他各位領導的秘書的聯(lián)絡與協(xié)調(diào)，并將為主領導的意圖特別是變化中的意圖、思路和想法首先通知到其他各位領導。

秘書工作條例

第一章秘書的任務

第一條秘書的任務是代替公司經(jīng)理處理那些可以由其他人完成的工作和為經(jīng)理的工作做好準備。這些工作不論大小，都應看做是經(jīng)理的重要工作來接受。

為使經(jīng)理的工作得以順利進行，對經(jīng)理的工作進行計劃和準備是秘書的主要職責。

第二條本公司秘書的工作有很多項內(nèi)容，簡單地表示如下：1.傳達2.運轉(zhuǎn)3.助手

4.書籍、文件整理5.室內(nèi)整理6.代行事務7.會計事務8.調(diào)查9.記錄10.接待

第三條以上工作的內(nèi)容以及分量根據(jù)經(jīng)理的意圖和各項工作的具體內(nèi)容決定。

第二章秘書的工作內(nèi)容

第四條傳達事務

傳達事務的工作內(nèi)容具體如下：1.接待來訪

來訪者形形色色，既有政府官員、大公司的經(jīng)理，也有普通的職員，另外還有預約會見的申請人，報紙雜志的記者等。他們有的是有要緊的事情，有的是遞交文件，也有的僅僅是問候。秘書要有區(qū)別對待來訪者的能力。

與對方會見時，在未充分了解以往交際關系的情況下，聽取了姓名和所要求后，通常是請對方稍候，而不直接說經(jīng)理在或不在、見還是不見。對應該會見的人，應直接轉(zhuǎn)達對方的意圖，并引其進入會客室或經(jīng)理辦公室，不論對方要求見面還是僅僅預約。對不宜會見的人，在請示經(jīng)理后以“不在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由，拒絕對方，或是將個人意見報經(jīng)理后接受答復。

2.接聽電話

接聽電話時一定要先聲明“這里是××公司”或“這里是經(jīng)理室”，然后記下對方的姓名、工作單位、有什么事情，根據(jù)對方情況，不妨礙時可明確回答，但一般不說經(jīng)理是否在。

3.轉(zhuǎn)達

需要轉(zhuǎn)達時要正確聽取對方的身份和要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容，根據(jù)情況問清楚并準確、迅速地轉(zhuǎn)達。

4.文件的收發(fā)及分送

收到的郵件或送來的文件首先要區(qū)別是要直接送呈經(jīng)理的，還是需秘書再進行處和整理的，或者是私用文書(這些區(qū)分的范圍需事先請示經(jīng)理)，需經(jīng)理辦理的要直接送交經(jīng)理。

如遇經(jīng)理正在出差途中，而不能確定是否應將郵件送至出差地時可與副經(jīng)理協(xié)商。經(jīng)理不在時如果有與經(jīng)理直接有關的留言、電報、快遞，可用電話告知。

第五條日常運轉(zhuǎn)工作

這項工作的具體內(nèi)容涉及出席會議、旅行、參加宴會、拜訪、起草文件等各方面。

1.日程的設計及其安排

對所確定的經(jīng)理應處理的事項如會見、出席高層職員會、總會等會議的日期和時間進行記錄整理，并隨時進行調(diào)查，協(xié)助經(jīng)理制定出的日程表。

日程計劃應記入每月日程表必要時在上面記下預定內(nèi)容和變更情況。

2.準備及安排

有些工作需要特別的準備和安排，這些工作通常都有一定的時間限制，因此必須提前做好適當?shù)臏蕚洹?/p>

第六條用品的整理

秘書應將經(jīng)理工作中所需的文件資料、各項用品及備用品事先準備齊全。這一工作根據(jù)經(jīng)理具體執(zhí)行公務情況的不同而有所

不同。

1.在辦公室內(nèi)

平常經(jīng)常使用的物品及備用品，應在合適的地方放合適的數(shù)量，為此，應設計一張用品及備用品的明細表，在上面記下品種、一月或一周所需數(shù)量以及補充的數(shù)量和補充日期，最好能做到事先心中有數(shù)。有了明細表，還必須存有一定量的備用品，以便隨時補充。

2.經(jīng)理外出時

經(jīng)理外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應注意事先準備好一定數(shù)量，需要收入提包內(nèi)的物品也要作同樣考慮。這些需要準備的物品應在詢問過經(jīng)理后制作一張明細表事先貼在那里以防遺漏。如果是出差，還應考慮出差地點和天數(shù)等，更要經(jīng)常征詢經(jīng)理意圖以準備好所需用品。

3.文件、資料的準備

首先要清楚哪些文件是要用的，如不明白，要詳細詢問，以便將可能會用的文件材料一并準備齊全。然后畫一張文件明細表以方便使用。機密文件可以直接交經(jīng)理或是用封袋密封好后等待經(jīng)理的指示。

第七條文件整理業(yè)務

1.為使經(jīng)理處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時可以根據(jù)需要對這些文件進行整理。整理工作首先要根據(jù)經(jīng)理意見將文件分類，并放入固定的裝具和容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)

常整理，做到很容易查到文件。

2.整理工作的關鍵是分類項目的確定，保管及整理文件用品的選擇和整理、借閱手續(xù)的完善。

3.業(yè)務用的文件分為正在處理的文件，正在運行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件，此外還有機密類文件。根據(jù)應用情況還可以分為每日必用、常用和不常用三種。

4.經(jīng)過這樣的整理后，有必要對其進行裝訂，并給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應在聽取經(jīng)理意見后再制一張文件分類的明細表，將表張貼在保管場所或保管人的桌子上便于參照。

第八條整理、清掃工作

此項工作應由秘書督促事務員和勤雜工來完成。工作中須注意如下幾點：

1.清理桌面。

臺歷和墻上掛的日歷要每天調(diào)整日期。桌子要擦抹干凈。墨水瓶、筆桿、筆盒、吸墨紙、剪刀、裁紙刀、印泥及其他規(guī)定的常用品及用紙要準備好。墨水、筆尖、筆桿、糨糊、別針、印臺、鉛筆、活動鉛筆、圓珠筆、裁切刀、釘書機、吸墨紙、橡皮等都要按要求備齊數(shù)量。將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃或更換。

2.室內(nèi)的雜物、家具如桌子、煙灰缸、椅子、煙盒等，都要放在固定的地方。

3.根據(jù)當天的天氣情況隨時調(diào)整空調(diào)和窗簾。第九條代行業(yè)務

秘書可以代行的事務主要有：1.參加慶典、喪禮等儀式

這種場合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得體，同時還要十分講究寒暄、應酬的用語。因此，也可以平時將各種不同場合的范例及標準寒暄用語綜合歸納，以便查閱。

2.轉(zhuǎn)達經(jīng)理意見或命令

轉(zhuǎn)達是將經(jīng)理意見的原話轉(zhuǎn)達給對方，不能夾雜個人的感情和意見。表達經(jīng)理意見要完整準確，一旦馬虎將會引起不一致的后果。針對工作的命令，在轉(zhuǎn)達時要注意簡潔、迅速。有時根據(jù)情況，還要將對方的答復向經(jīng)理匯報。

第十條會計事務

該項事務是指由經(jīng)理直接使用的幾種賬目的管理，包括：各項物品的購入及發(fā)放、資產(chǎn)的調(diào)配及運用、現(xiàn)金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。

1.關于資產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細表，至少一個月要制作一張月報表，在特殊情況下，要隨時根據(jù)經(jīng)理及副經(jīng)理的要求拿出報表。

2.處理資產(chǎn)狀況還應注意以下幾點：

(1)支出及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記入現(xiàn)金出納賬中�，F(xiàn)金出納賬與現(xiàn)金余額的多少應保持一致。票據(jù)上要有經(jīng)

手人和秘書的印章以明確責任，每個月應有兩三次，將這些收據(jù)匯總后讓經(jīng)理過目。

(2)日常的現(xiàn)金支出應限定一定的數(shù)量，除此之外，若有特殊項目，應申請?zhí)貏e支出的資金或開出支票。

(3)開具支票需有收據(jù)或其他憑證，并在支票上記下用途，由經(jīng)理蓋章。

(4)資產(chǎn)分為土地、建筑物、有價證券、備用品及各種家具雜物的押金等。

應設立各種資產(chǎn)的臺賬及有價證券簿詳細記錄各種資產(chǎn)的內(nèi)容、單價、數(shù)量，現(xiàn)有額及出入額等。

(5)銀行存款及郵政儲蓄要設存款底賬。接受款項者應按名稱分別立賬并明示余額。

3.各種物品的購入和發(fā)放應特別注意有無使用申請和手續(xù)是否齊備，并及時入賬以免遺忘和推遲記賬。

第十一條協(xié)助調(diào)查

公司的調(diào)查通常分為特命調(diào)查和一般性調(diào)查兩類。公司在開展各種調(diào)查工作時，辦公室秘書須做好協(xié)助工作。

1.進行調(diào)查工作時，秘書應選擇合適的專家、顧問進行委托或?qū)⑺麄兞袨檎{(diào)查委員，并與之保持日常聯(lián)系，需要時提出調(diào)查課題請他們完成。

2.有些專業(yè)事項的調(diào)查，秘書也可以親自聽取專家和當事人的意見，或在調(diào)查各方面情況后，將意見和調(diào)查情況匯總后報告

給經(jīng)理。

第十二條文書工作

文書工作有三個方面，包括信函寫作、起草文件、以及謄清或印刷文件。

1.信函的完成

信件的寫作首先要準備有不同內(nèi)容的信件范文，同時還應備有辭典等工具書。

對經(jīng)理經(jīng)常會使用的信件種類可事先匯集為“標準通信范例”，需要時選擇一種略加增刪便可使用，較為方便。

2.文件的謄清及印刷

文件的謄清及印刷主要包括將草案以筆記形式謄清、用打字機打印、直接印刷以及輯錄圖書雜志上的有關內(nèi)容等四項工作。

第十三條聯(lián)系業(yè)務

聯(lián)系工作就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉(zhuǎn)達某項事情并向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告經(jīng)理或副經(jīng)理的意圖，聽取對方的答復，有時還要將這種答復再次告訴經(jīng)理，進行反饋。

第十四條招待事務

招待是指在經(jīng)理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待，多指派事務員或勤雜工來完成�？畲�包括向?qū)А⑹沾鏀y帶物品，奉送茶點，迎來送往等。

1.為經(jīng)理服務

為經(jīng)理服務的工作內(nèi)容主要有以下一些：

(1)經(jīng)理外出時應備好車輛。

(2)回到公司時，要接過脫下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時用刷子清潔這些衣物。

(3)從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天應馬上遞上熱茶和咖啡。

(4)還要視天氣情況調(diào)好空調(diào)。2.為客人服務

除對經(jīng)理進行服務外，秘書還必須對客人進行服務，比如出入公司時參照對經(jīng)理的服務進行接待。若需要來訪者等候時，應遞上報紙、畫報等。炎熱的時候，可請客人脫掉外衣等。

秘書事務處理規(guī)定

第一條一般信件的處理

1.書信在社會生活中對于聯(lián)系人們感情、處理各種事務有著重要的作用。秘書必須能寫漂亮的信件。

2.信件只有一頁時，應在信封內(nèi)再放入一張白紙更為妥帖。信封的正面右側(cè)寫收件人地址、中間寫收件人姓名，應有尊敬的稱呼。收件人姓名下方可寫“足下”、“秘書”等字樣表示尊重，也可以根據(jù)信件內(nèi)容寫上“親啟”、“親閱”、“急件”等字樣。信封背面封口處通常用“×”符號或“封”、“緘”等字。

3.信件要寫得平易、準確，文字寫得正確、易讀。第二條英文信件的處理

秘書到機要室發(fā)出英文信件時，應依照以下方法進行：1.信紙和信封一般采用白色，有時也可使用淺色調(diào)。信的結(jié)構(gòu)分為書頭(Heading)、起句(Opening)、正文(Body)、結(jié)句(Ending)、收件人地址(Address)和署名(Signature)六部分。

（1）書頭(Heading)

將發(fā)信人的住址、日期寫在左上角，日期也可寫在右上角。商業(yè)信件和公用信件標識一般寫在右上或中間處。

(2)起句(Opening)

一般在信件開頭寫上“Dear××”。美式信件多采用MyDear、

或MyTanka等形式，而在英國使用“My”是親近的表現(xiàn)，對地位高的一方應用“Sir”。

(3)正文(Body)直接寫主要內(nèi)容。(4)結(jié)句(Ending)

在正文內(nèi)容結(jié)束后寫上Yourssincerely,Yourstruly，更親切時可用Lovinglyfaithfully。對不認識的人通常用Yoursfaithfully。

(5)收件人地址(Address)

在社交用信件中，收件人姓名已寫在信封上，因此正文中可省略。而公務信件應在信紙第一頁的左下方寫上收件人姓名。

(6)署名(Signature)

署名要使用全稱，以示正式和尊重如用T〃Yamada，就不如用Taro〃Yamada。

2.信封的寫法信封的格式如下所示：Mr.TaroKobayasi2TaisidoSetagayaTokyoJapan

另外，信封中還有一些常用詞，比如轉(zhuǎn)送(Pleaseforward)、

親啟(Private)、加急(Immediate)、把××轉(zhuǎn)交(KindlyforwardedbyMr××)等。

第三條祝詞及禮儀信件的處理

秘書經(jīng)常要為各種各樣的典禮、儀式寫祝辭。祝辭的要領是簡短，但重要的內(nèi)容不能遺忘。公司備有祝辭禮儀大全，秘書可增刪后使用。

第四條郵寄物品的處理

秘書必須了解有關郵寄物品如信件、電報、包裹的常識。1.普通郵件

(1)第一種郵件(信件)①定形郵件

重量分25g、50～100g、100～250g、250～500g、1kg、2kg、3kg、4kg。

②簡便信件

(2)第二種郵件(明信片)①明信片××元②賀年卡××元③往返明信片××元④小盒明信片××元(3)第三種郵件

通報、公報、每月發(fā)行三次以上的報紙和推銷商發(fā)出的郵件。(4)第四種郵件(免封裝郵件)

①函授教育②盲文郵件(免費)2.特殊郵件(1)掛號信①現(xiàn)金。②非現(xiàn)金。③簡單掛號。第五條旅行安排

秘書必須為上司做好安排旅程，購買車票等工作。1.旅行日程

應先寫出日程安排，發(fā)往所到之地和公司內(nèi)有關部門。2.購買票據(jù)

購買票據(jù)時應注意下列事項：

(1)乘車票、臥鋪票,特快票購買最好提前預定。

(2)購來的車票是幾號車，座位號等要記下來，以便和迎接的分公司聯(lián)系。

(3)對常用的飛機航班和火車時刻應事先準備一張表。第六條禮品的回贈

接受經(jīng)理購買禮品的旨意時，應先詢問預算，確認送禮目的，在被問到“買什么好”的時候，秘書要懂得一定的商品知識。為此秘書平時要很好閱讀百貨商店的介紹，有空還應該到一些專賣店進行調(diào)查。并問清受禮方的愛好、年齡等。

第七條就餐禮儀

1.就餐不要出聲音，喝湯時不能吸，飯后最好不使用牙簽。2.餐具應從外側(cè)取用，刀、叉分放盤子兩側(cè)表示還要繼續(xù)用，若用餐完畢要將刀叉一并放在盤子右側(cè)，此時侍者會撤下盤子。

第八條服飾要求

1.服飾必須清潔衛(wèi)生，不能染上臟物。對女秘書來說，重要的是表現(xiàn)內(nèi)在美，提高修養(yǎng)。有好的修養(yǎng)，對服裝的鑒賞力就會提高。

2.秘書在公司時不應穿著過于漂亮。

3.注意在以下場合的服飾要求：散步時不要戴耳飾，參加宴會時，套裙下不可穿短襪和低跟鞋。

4.在服飾的色彩搭配方面要考慮全身色調(diào)的和諧，不可以同時使用三種同樣的色彩。

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