駐外辦事處日常工作及管理

駐外辦事處日常工作及管理

為適應公司的發(fā)展需要，加強辦事處的運營管理，整合公司有效資源，使辦事處的工作規(guī)范化、制度化，特制定本制度，凡駐外辦事處、駐外人員的管理，均應遵守本制度。

駐外服務人員主要負責所屬區(qū)域內(nèi)的軟件服務工作，包括：軟件使用過程中出現(xiàn)的各種問題，項目的實施，客戶服務費用協(xié)助收繳，當?shù)厥袌龅馁Y料收集工作。一、日常工作：

1、駐外人員工作時間為9:00-12:00，13:00-18:00，如有請假及時和總部負責人匯報并說明具體事由。

2、本區(qū)域內(nèi)客戶提出的服務請求必須立即響應，如有解決不了的問題及時和總部負責人匯報，跟進解決。

3、客戶上門服務時須填寫客戶服務反饋單，每周五以電子版?zhèn)髦凉�司部門負責人。4、駐外人員每周五制定下周工作計劃和本周工作總結(jié)，周計劃和總結(jié)以電子版?zhèn)髦凉�司部門負責人。

5、所屬區(qū)域內(nèi)客戶按月為周期，每月至少拜訪一次。6、駐外人員聯(lián)系方式需要保持暢通，及時接受公司安排。

二、資料管理：

駐外辦事處在設立后，駐外人員需要建立完整的文件資料，并對文件資料進行分類管理，包括現(xiàn)有用戶詳細資料、市場區(qū)域內(nèi)其他客戶資料、區(qū)域內(nèi)同行業(yè)公司資料、公司產(chǎn)品資料等。

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駐外辦事處日常行政管理及工作制度

為適應公司的發(fā)展需要，加強辦事處的運營管理，整合公司有效資源，使辦事處的工作規(guī)范化、制度化，特制定本制度，凡駐外辦事處、駐外人員的管理，均應遵守本制度。

1、考勤管理：駐外辦事處由于遠離企業(yè)本部，其日常活動游離于公司視線之外，因此，作為管理體系中的考勤管理尤其重要，它是駐外機構(gòu)各項工作順利、有序開展的保障。駐外辦事處的考勤一般以企業(yè)的相關考勤制度為基準，行政辦公人員遵循朝九晚五的考勤模式，營銷人員或外務人員按照月度工作計劃表進行考勤。上班時間開始后30分鐘內(nèi)到崗為遲到，上班時間60分鐘后到達或下班時間超過30分鐘前離崗為曠工，并對遲到、早退或曠工按公司規(guī)定予以處罰。對于請休假方面，請休假要填寫請假單，履行正常請休假流程，對于無故超假、或不及時銷假，不以程序操作者，予以曠工或罰款處理，以維護制度的權(quán)威性。

2、資料管理：駐外辦事處在設立后，會收到企業(yè)本部發(fā)來的各種各樣的文件和資料，對于這些資料，作為駐外機構(gòu)的負責人，要安排行政人員定期進行檢查和整理，確保公司資料、文件的完整與有序性，保證資料查詢的快捷、方便、及時和準確，并對文件資料進行分類管理，如月度計劃、月度報告、相關報表、往來傳真件、總部資料、日常報表、審批報表等，便于領導的審查，如發(fā)現(xiàn)管理不善者，將要求立即改正。駐外機構(gòu)資料要制定查閱流程，并不得給無關人員查看，特別是有關企業(yè)戰(zhàn)略、新品研發(fā)、薪酬體系、客戶檔案狀況等資料，要做安全保存，有相關內(nèi)容的電腦要設置屏保密碼和開機密碼，機密資料要設打開權(quán)限密碼，違反規(guī)定者，要根據(jù)情節(jié)輕重，給以警告或相應經(jīng)濟處罰。此外，駐外機構(gòu)工作人員，除非工作需要，在工作時間內(nèi)不得瀏覽與工作無關的網(wǎng)站，若違反規(guī)定，要給根據(jù)公司制度給予相應的罰款處理。

3、財產(chǎn)管理：駐外辦事處由于工作需要，須購置各種辦公及生活設備甚至自行采購一些商務禮品，這些物品都屬于企業(yè)財產(chǎn)，因此，任何員工都要愛護和珍惜，不得隨意破壞，駐外辦事處設立后，所有財產(chǎn)都要填寫《財產(chǎn)清冊登記表》，并傳真回公司存檔。各駐外辦事處負責人為財產(chǎn)責任人，富有對財產(chǎn)的保管和監(jiān)護權(quán)，對于損壞財產(chǎn)的行為，要追究財產(chǎn)負責人的責任，財產(chǎn)負責人也可以相應追究下屬當事人的經(jīng)濟賠償責任。對于駐外機構(gòu)財產(chǎn)的后期維護費用，納入營銷管理費用。如駐外機構(gòu)負責人工作調(diào)動，可以將財產(chǎn)責任轉(zhuǎn)移給下任或授權(quán)人，公司對原財產(chǎn)負責人進行財產(chǎn)離任審計，并要求移交雙方列明財產(chǎn)清單及使用狀況并簽字確認。虛報財產(chǎn)、虛報物品、促銷品、辦公用品價值者，經(jīng)查處，要處以虛報數(shù)額數(shù)倍以上罰款，嚴重者予以免職。4、辦公管理：駐外辦事處作為企業(yè)在外設置的一個“窗口”，代表著公司的形象和風貌。因此，作為駐外辦事處的所有人員都要在精神狀態(tài)、言談舉止、服飾禮儀等方面，處處展示企業(yè)良好的素養(yǎng)。駐外辦事處的辦公場所要保持干凈整潔，并不得隨意留宿企業(yè)規(guī)定以外的人員住宿，違反者要予以經(jīng)濟處罰，辦公人員上班期間，要衣冠整潔、儀表端莊，工作時間內(nèi)不能穿拖鞋、睡衣、聽歌、玩游戲、上網(wǎng)聊天、接待與工作無關的外人等。辦公區(qū)要突出，所用房子面積要占總面積的50%以上，辦公區(qū)要有明顯的辦公氣氛。駐外辦事處的人員個人手機號碼或駐外辦事處電話號碼更換時必須提前向公司本部申請，未獲得批準而更改電話號碼導致公司無法聯(lián)系者，要予以重罰。

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