工 作 匯 報-外貿(mào)團(tuán)隊建設(shè)草案

工作匯報

201*-4-20陳銀EmmaChan

尊敬的各級領(lǐng)導(dǎo)：

外貿(mào)部新員工陳銀現(xiàn)就入職三天以來的工作情況進(jìn)行匯報：

首先是自我自主安排的工作內(nèi)容：

1．在行政部蔣康麗的帶領(lǐng)下熟悉公司環(huán)境，包括辦公樓、車間、倉庫、食堂、宿舍等等。

2．熟悉公司產(chǎn)品類別及行業(yè)的相關(guān)信息：

A公司主要產(chǎn)品類別：汽車防彈玻璃，建筑防彈玻璃，防爆玻璃，鋼化玻璃，彩釉鋼化玻璃及夾層玻璃等；其中防彈玻璃是我司的主打產(chǎn)品（僅憑個人感覺判斷）。

B國內(nèi)防彈玻璃的主要標(biāo)準(zhǔn)：

國家標(biāo)準(zhǔn)：GB17840-1999；行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：GA165-1997

防彈玻璃膠片厚度與防彈能力成正比；防彈玻璃本身的厚度與防彈效果成正比；由鋼化玻璃制成的防彈玻璃優(yōu)于普通玻璃制成的防彈玻璃C通過公司產(chǎn)品圖冊進(jìn)一步了解產(chǎn)品特色等

在劉總的領(lǐng)導(dǎo)下，參加了外貿(mào)部門總監(jiān)提供的新人培訓(xùn)，初步熟悉公司外貿(mào)部門的工作概況：

1.產(chǎn)品概況：公司主打產(chǎn)品是車輛防彈玻璃，利潤空間大，且1.7cm厚度的車輛防彈玻璃加工技術(shù)最成熟

2.客戶開發(fā)周期從客戶提供車輛玻璃原片到交貨通常為1個月；此類訂單量一般不大。

3.建筑防彈玻璃，又稱平形防彈玻璃，一般需要客戶提供顏色、厚度、安全級別等要求。目前公司防彈玻璃尚未做國際權(quán)威認(rèn)證

4.公司目前只接受人民幣付款，外匯付款暫時無法處理；不接受信用證，貿(mào)易條款只建議客戶做工廠交貨，所有產(chǎn)品沒有詳細(xì)系統(tǒng)的報價單，沒有FOB、CNF、CIF等報價核算

5.熟悉日常工作中將涉及的其他部門負(fù)責(zé)人

6.初步了解車間及各類大型機器的名稱、作用

外貿(mào)部門總監(jiān)交代的已完成/待完成工作：

1.接待客戶。接待客戶時只負(fù)責(zé)接待，不能涉及客戶信息、產(chǎn)品、價格等等（已接待兩次）

2.制作所有外貿(mào)單證，相關(guān)信息由總監(jiān)提供：PI、CI、PL、合同等等（模板已經(jīng)做好，尚未上交總監(jiān)）

為未來外貿(mào)團(tuán)隊規(guī)劃、建設(shè)，必須盡快熟悉產(chǎn)品、市場、客戶群體特征、外貿(mào)部門整體情形等等所需要的材料或信息：

1.產(chǎn)品退稅率（不清楚）

2.公司是否由自主進(jìn)出口權(quán)（沒有）3.產(chǎn)品總報價單及成本對照表（沒有）

4.公司產(chǎn)品的詳細(xì)參數(shù)表、產(chǎn)品突出特點（沒有）5.產(chǎn)品設(shè)計草圖或示意圖等等（沒有）

6.外貿(mào)部門歷年開支預(yù)算及實際支出統(tǒng)計、年銷售額、年利潤率、發(fā)展規(guī)劃等等（沒有）

7.外貿(mào)部門工作流程（沒有）

8.部門間協(xié)作聯(lián)系人表（提供了全公司的聯(lián)系人表格，安排了面對面的簡單介紹）

9.客戶信息分類匯總表：優(yōu)質(zhì)客戶、一般客戶、潛在客戶等（沒有）10.公司阿里巴巴、環(huán)球資源、中國制造等賬戶、密碼信息（不提供）11.B2B平臺產(chǎn)品推廣效果統(tǒng)計（不提供）

以下就目前所了解的情況梳理幾個比較突出的問題：

1.外貿(mào)部門的工作任務(wù)過度集中，業(yè)務(wù)員的工作更多的僅限于寄送樣品、接送客戶、監(jiān)督裝貨等等；導(dǎo)致部門負(fù)責(zé)人工作量太大，業(yè)務(wù)員的工作量反而小，這樣忙的人工作上容易出現(xiàn)疏忽，閑置的人力得不到充分利用

2.業(yè)務(wù)員獲得的業(yè)務(wù)培訓(xùn)非常有限，以致長時間不能勝任業(yè)務(wù)洽談工作，嚴(yán)重阻礙了公司外銷業(yè)務(wù)的拓展和發(fā)展

3.客戶管理不成體系，不利于公司業(yè)務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展

4.沒有完整的新人培訓(xùn)資料及完善的新人培訓(xùn)體系，對公司外貿(mào)團(tuán)隊的發(fā)展、強大非常不利

5.名片上的郵箱等業(yè)務(wù)洽談工具不宜顯示私人信息，為規(guī)范管理，員工應(yīng)有相應(yīng)的以公司主頁為后綴的公司郵箱

6.產(chǎn)品圖冊儲備必須足量，以便到訪客戶翻閱、帶回國內(nèi)等

最后是個人對未來外貿(mào)團(tuán)隊的初步構(gòu)想：

1.前期準(zhǔn)備.人員配備：業(yè)務(wù)員財務(wù)/代理（貨款查收、單證、運輸、核銷、退稅）質(zhì)檢.建立完善的新人培訓(xùn)機制，從產(chǎn)品知識、市場情形等到平臺操作、業(yè)務(wù)技能等.樣品展廳：接待客戶來訪時便于客戶短時間內(nèi)直觀、全面地了解公司產(chǎn)品.企業(yè)郵箱：提升企業(yè)形象便于管理.CRM系統(tǒng)：對客戶管理更加系統(tǒng)、專業(yè)、高效避免因員工離職而帶來的客戶流失等等（個人推薦-浙大恩特系統(tǒng)：軟件1.5W（5個用戶）終身使用另需購買服務(wù)器一臺2-4G內(nèi)存500G硬盤預(yù)計7K左右次年開始收取服務(wù)費1.5K/年售后：a.系統(tǒng)升級b.遠(yuǎn)程維護(hù)c.上門服務(wù)）2.工作流程.報價：分為初步報價和正式報價；初步了解客戶需求，按需報價；待最后產(chǎn)品細(xì)節(jié)、貿(mào)易條款、包裝、運輸?shù)鹊日勍缀�，做正式報價，即PerformaInvoice給客戶。PI必須包含生產(chǎn)要求細(xì)節(jié)（（后續(xù)流程）-上交審批-發(fā)給客戶確認(rèn)-支付定金或開信用證）.生產(chǎn)單：收到客戶定金或信用證原件后，根據(jù)客戶要求出相應(yīng)生產(chǎn)單到生產(chǎn)部門.驗貨：生產(chǎn)結(jié)束后，公司須安排自我驗貨，確保貨物數(shù)量、質(zhì)量符合客戶要求若客戶要求親自到訪驗貨或者指定驗貨人員驗貨，則讓客戶提前預(yù)約時間，同時與公司相關(guān)部門協(xié)調(diào)、安排，務(wù)必給客戶/客戶指定人員留下滿意的印象.出貨：與貨代、公司相關(guān)部門溝通，約定好時間等.報關(guān)單證：因公司暫無報關(guān)員，這部分工作交代理.商檢：（不知特種玻璃是否為國家要求商檢類目，若需要商檢則聯(lián)系代理處理或公司相關(guān)負(fù)責(zé)部門）.報關(guān)：聯(lián)系代理.出口收匯：待與財務(wù)進(jìn)一步確認(rèn)。前期若不便接收外匯，可與阿里巴巴旗下代理合作，負(fù)責(zé)公司收匯、核銷、退稅等等.客戶清關(guān)單證：必須確保PL、CI、BL以及制定原產(chǎn)地證等單單一致，避免給客戶清關(guān)造成麻煩甚至損失.所有單據(jù)掃描存檔3.外貿(mào)業(yè)務(wù)部門的工作要求.公司新產(chǎn)品或者客戶訂單生產(chǎn)出的精美成品（客戶允許），須拍照留作網(wǎng)站推廣用所有照片處理為統(tǒng)一格式和尺寸.完整統(tǒng)一的產(chǎn)品報價單，價格須包括工廠交貨價及廣州離岸價；主管須有上下浮動允許范圍，確保在面對面、電話洽談合作場合中的靈活性，把握主動權(quán)，把

握時機促成交易.公司有專有電話線及傳真線給外貿(mào)團(tuán)隊，配備打印復(fù)印掃描一體機.外貿(mào)所有成員必須當(dāng)天工作當(dāng)天完成，所有資料必須分門別類整理.訂單確保按合同要求，按質(zhì)、按量交貨，這一點其他部門必須處理到位.上班時間私人/私事(緊急事件除外)電話一天不得超過兩次每次不得超過2分鐘.外貿(mào)辦公區(qū)域禁煙，上班時間不得閑聊4.外貿(mào)部門的相關(guān)貿(mào)易問題.通常報價為FOB廣州價，若客戶要求CNF或CIF報價，須根據(jù)相關(guān)費用另行核算．打樣樣品單：A、量小現(xiàn)貨由客戶支付運費我方免費提供樣品B、樣品定制客戶承擔(dān)成本費用+運費；若因我方緣故樣品未達(dá)到客戶要求第二次可免費制樣且運費由我方承擔(dān)；若因客戶方提出新的方案要求制樣則按首次制樣操作（若客戶不同意且僵持不下則承諾正式下單時可在總貨款中返還第二次的制樣費用）．合同/PI一旦簽署或成交嚴(yán)格按照雙方共同約定執(zhí)行A．客戶依據(jù)PI付款則PI為實際合同因此PI必須包含買賣雙方公司名稱聯(lián)系方式、聯(lián)系人產(chǎn)品型號/規(guī)格單價數(shù)量包裝運輸交貨期貿(mào)易條款支付方式受益人生產(chǎn)要求等等提交審核審核通過再發(fā)給客戶確認(rèn)若有審核不通過處則與客戶協(xié)商修改B.簽署由我方提供的合同注意核對好價格、數(shù)量、產(chǎn)品要求、交貨時間等C.不輕易簽署由客戶提供的合同注意檢查有無不合理條款再請示上級．付款方式（外匯若公司目前不能接收，過渡階段先找代理）現(xiàn)金付款（數(shù)額低于2萬美金）前T/T即期L/C西聯(lián)收到定金/信用證正本安排生產(chǎn)收到尾款發(fā)貨有特殊情況/要求，須向上級申請。另外，如果是信用證收款，必須做好審單工作，確保單單一致，以免因個人工作疏忽而造成公司損失。

以上是從4月18日（本周四）入職以來的工作匯報情況，請領(lǐng)導(dǎo)批示。因?qū)�公司實際的外貿(mào)情況了解非常有限，關(guān)于未來外貿(mào)團(tuán)隊的建設(shè)，以上僅為個人的初步構(gòu)想，希望各級領(lǐng)導(dǎo)能給予多方支持，豐富、完善未來外貿(mào)團(tuán)隊的建設(shè)方案。

此致

敬禮

外貿(mào)主管陳銀201*年4月20日星期六

擴(kuò)展閱讀：201*工作總結(jié)及團(tuán)隊建設(shè)計劃書

某部門201*年度工作總結(jié)與團(tuán)隊建設(shè)活動草案

前言：

為了喜迎201*年新年的到來，增進(jìn)內(nèi)部的交流溝通，總結(jié)某部門09年度工作，展望10年度工作重點，深入汲取員工建議，加強某部門團(tuán)隊融合，進(jìn)一步促進(jìn)公司的企業(yè)文化建設(shè)，某部門擬定于201*年12月26日、27日兩天在某山莊舉辦某部門新年度工作總結(jié)與團(tuán)隊建設(shè)活動。

一、活動地點：

某山莊（暫定）

二、活動時間：

201*年12月26日(一天一晚)、27日(上午)

三、參與人員：

某部門全體成員（參會人員暫定30人，原則上不攜帶家屬）

四、活動進(jìn)程：

201*年12月26日（周六）：

8：00參會員工全體到公司集合；

8：10參會員工全休到樓下集合乘坐大巴車到山莊；9：30分到達(dá)團(tuán)隊活動場地；

10：00-12：00展開某部門團(tuán)隊?wèi)敉夂献骰顒樱ㄍ卣够駽S）；12：30-13：30山莊午餐；

14：30-17：00召開某部門工作會議；17：30-19：30晚餐；

20：00-21：30在山莊KTV進(jìn)行部門內(nèi)活動和小游戲。21：30-進(jìn)行山莊內(nèi)各類活動，回房休息。201*年12月27日（周日）：

8：00-9：00早餐；

9：00-9：50餐后自由活動或酒店內(nèi)休息；10：00-10：30辦理退房等手續(xù)；10：30-11：30乘車返回市內(nèi)。

五、工作總結(jié)會議安排細(xì)則

時間：14：30-17：00(2.5小時)地點：租用山莊內(nèi)會議室形式：隨意座談型內(nèi)容：

14：30

全體員工到場入座，會議開始

14：40-15：00**講話（全年工作總結(jié)、新一年某部門工作發(fā)展方向）

15：00-15：30**講話（某部門業(yè)務(wù)和技能的工作總結(jié)，以及待解決和主意問題）15：30-16：00**講話（某部門09年度績效考核評述，各項目組工作情況，其他）16：00-16：10總結(jié)發(fā)言

16：10-17：00內(nèi)部討論，汲取建議和想法

發(fā)言人1：主要站在全體某部門經(jīng)理角度對某部門09年的工作失誤進(jìn)行一下點評，主要采用以自我批評方式。最后強調(diào)新年度某部門的一些工作重點。以貶為主

發(fā)言人2：結(jié)合績效考核偏重個人取得的成績進(jìn)行評說，盡量涵蓋到每個人比較突出的成績。并結(jié)合如何在新年度取得個人好的績效成績進(jìn)行點評。（肯定個人成績）。最后再對某部門新年度員工分級辦法進(jìn)行重點技能要求說明。以褒為主

發(fā)言人3：主要立足在項目組的角度闡述取得成績和問題，選擇2－3個項目為例把需要說明的情況一一列舉，最后對項目組需要重視的問題提出要求。褒貶結(jié)合

發(fā)言人4：偏重結(jié)合質(zhì)檢報告，分類說明點評完成了多少項目（以Project為主），占用了多少時間。以及典型項目的差錯類型，同時強調(diào)技術(shù)規(guī)范要求，以及管理措施。并把工作紀(jì)律和個人加班情況做一個說明。結(jié)合說明老總：最后做總結(jié)發(fā)言

六、晚會活動安排細(xì)則

主持人：男女

時間：20：00-21：30（共1.5小時）地點：KTV廳形式：互動聯(lián)歡晚會現(xiàn)場安排：

1、晚餐前全體員工排隊依次把準(zhǔn)備的禮物統(tǒng)一交到處，并領(lǐng)取一個號碼，以備抽取互換禮物活動中使用。（每人僅限1張，主持人協(xié)助監(jiān)督并記錄）；2、員工入座；

3、伴隨著吉祥喜慶的音樂，主持人登臺宣布活動開始；

(20：30-21：30)為活動時間，建議在飯桌上自由組合小組，5人一組編好，方便進(jìn)行團(tuán)隊活動。

①互換禮物：

根據(jù)游戲情況分階段進(jìn)行。細(xì)則：

要求某部門每人準(zhǔn)備一件禮物，建議估價不低于30元，并寫上自己的名字和一段祝福，包裝好統(tǒng)一交到×××處進(jìn)行登記，并領(lǐng)取一個號碼；

號碼箱內(nèi)放置所有禮物的號碼，主持人隨機抽取，員工領(lǐng)取的號碼對應(yīng)的領(lǐng)取相應(yīng)的禮物，并當(dāng)場宣讀。

目的：增進(jìn)某部門內(nèi)部交流，增加相互認(rèn)知度，表達(dá)新年祝愿。

凡是受到懲罰的同事，罰酒一杯。自己不喝的必須找到一名異性同事替喝。②傳數(shù)字

五個人站成一豎排，不許回頭，不許說話，最后一個人看到一個以數(shù)字為主的字符串以后，將這個字符串傳遞給第一個人，第一個人寫下來交給主持人，如果字符串總共的長度是8位，前三位傳對了得3分，只要第4位錯了，即使后面的都對了也不得分。

可以進(jìn)行若干論，最有得分最高者勝利，勝利組可以隨意要求失敗組表演一個節(jié)目。目的：可以穿插需求調(diào)研重要性的認(rèn)知，鍛煉每個小組組織者的整合能力③猜猜看

每個小組寫4個以內(nèi)的字，要求可以是成語、人名、物品、電影等等，只要是有意義的即可。然后其他組選擇一個代表上臺，看完后然后通過描述、表演等手段讓下面的其他組員猜出來是什么字。

要求：語言描述的時候不能用4個字中的任何同音字。限定3分鐘時間。

目的：鍛煉語言表達(dá)能力和理解力。

4、晚會結(jié)束，自由活動

七、某部門須知：

1、某部門員工無特殊情況必須參加會議。2、活動時所有參加員工也可自由表演。

3、住宿以2人一組。由固定一人領(lǐng)取并妥善保管房間鑰匙�；顒咏Y(jié)束后統(tǒng)一收回。

八、附件文檔：

項次附件1附件2附件3附注1：

文檔名稱經(jīng)費預(yù)算統(tǒng)計表活動通知參會人員名單年會經(jīng)費預(yù)算統(tǒng)計表(待確認(rèn))

項次123456項目租用會議室租車費住宿費用活動消費卡租借卡拉OK、音響等設(shè)施中餐餐費29300元/人人數(shù)3030經(jīng)費600元半天1500元30座跟車往返大巴暫訂14間，2人/間含飲料89

備注7晚餐餐費早餐餐費晚餐酒水1500元自帶或酒店提供（其中酒店價格：啤酒10元、可樂1元；自帶加收酒店價格15%的服務(wù)費）6箱啤酒、8/瓶白酒、可樂雪碧各8瓶10111213活動鼓勵獎品晚會用品團(tuán)隊?wèi)敉饣�動其�?1291300元游戲獲勝者獲紀(jì)念獎；100元氣球，花，紙筆等80元待議，資金有限200元糖果、水果、小食品、礦泉水、等項目費用合計：

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