公司辦事處管理制度

公司辦事處管理制度

一、總則

1、為加強辦事處的管理，使辦事處的工作科學化、規(guī)范化和制度化，特制定本規(guī)定。

2、凡辦事處的設(shè)立和管理，均適用本規(guī)定。

3、辦事處要堅持公司的營銷策略，勇于開拓，團結(jié)進取，求實高效，為完成公司制度

二、辦事處的設(shè)立、職責及其管理

1、辦事處的設(shè)立、機構(gòu)設(shè)置、人員編制由公司核批。2、辦事處是營銷部的分支機構(gòu)，由營銷部直接管理。3、辦事處的職責：

1)確定區(qū)域的銷售目標及促銷戰(zhàn)術(shù)組合，并報營銷部批準后實施；2)在營銷部的指導下，制定具體的實施計劃，并報營銷部批準后實施；3)負責本區(qū)域的營銷管理工作；

4)負責本區(qū)域的營銷人員的招聘、培訓、考核、晉升等工作，并報公司審批

和核準；5)負責本區(qū)域信息的收集、整理、分析和傳遞工作；6)負責組織或幫助代理商組織各種產(chǎn)品促銷活動；7)公司臨時指派的任務(wù)。

4、辦事處實行辦事處負責人負責制，主管負責全面工作。5、辦事處會議制度：

1)辦事處負責人每年三個月至半年時間回公司匯報工作并參加召開全國銷

售會議；2)辦事處及其下各地業(yè)務(wù)人員每月召開區(qū)域銷售會議；3)辦事處所在城市的業(yè)務(wù)人員應(yīng)于每周五下午召開周會；4)臨時會議由通知確定；

5)會議內(nèi)容：總結(jié)工作，交流經(jīng)驗，研究問題，制訂計劃，落實任務(wù)。6)除全國銷售會議由銷售總監(jiān)主持外，辦事處會議應(yīng)由辦事處負責人主持，負責人不在時，指定他人主持；7)會議總結(jié)應(yīng)及時傳至公司。

6、辦事處應(yīng)按要求及時向公司報送如下資料：

1)周報表：下周工作計劃表、本周工作總結(jié)表、客戶資料卡、銷售周報表、本周總結(jié)；

2)月報表：下月工作計劃表、本月工作總結(jié)表、月度廣告計劃申報表及月度銷售促進工作表、銷售月報表，月度財務(wù)報表；

3)年報表：年度銷售統(tǒng)計表、本年度工作總結(jié)、下年度工作目標與計劃，年度財務(wù)報表。

三、辦事處人事管理

1、辦事處應(yīng)依照人事管理制度加強人事及其檔案管理，使人事管理工作制化和規(guī)范化。

2、辦事處負責人、財務(wù)負責人由公司任命；

一般員工的的調(diào)入、調(diào)出，應(yīng)由辦事處提出意見，經(jīng)公司批準后辦理正式手續(xù)。3、辦事處要堅持公司的各種管理規(guī)章制度和公司的銷售策略、方案、計劃。辦事處負責人任免應(yīng)廣泛聽取辦事處業(yè)務(wù)人員意見，經(jīng)公司通過后決定。4、辦事處負責人實行任期制，一般為二至三年，工作需要可以連任。5、辦事處負責人原則上實行輪換制，三年輪換一次，特殊情況可不受年限限制。

6、辦事處人員一般應(yīng)具備大專以上學歷，身體健康，年富力強，素質(zhì)好且具有獨立工作能力。

7、公司按規(guī)定定期向辦事處派駐管理人員進行巡回管理；將新聘員工分期分批地派到辦事處鍛煉。派駐期一般為6個月，期滿后由公司統(tǒng)一安排。派駐的人員不進辦事處編制，薪酬及其他福利由公司負責。8、辦事處負責人的親屬不得調(diào)入本辦事處工作。9、公司參照《目標管理制度》和《客戶管理制度》對辦事處人員進行考核。10、辦事處應(yīng)堅持民主原則，加強團結(jié)，努力提高全體人員的整體素質(zhì)，充分調(diào)動員工的積極性。

11、辦事處要加強業(yè)務(wù)培訓工作，不斷提高員工的業(yè)務(wù)工作能力。四、辦事處的財務(wù)管理

1、辦事處應(yīng)加強財務(wù)工作的領(lǐng)導，建立、健全并認真執(zhí)行各項財務(wù)管理制度。

2、辦事處應(yīng)嚴格執(zhí)行經(jīng)費預、決算制度，如實反映財務(wù)收支情況。并應(yīng)嚴格執(zhí)行翁對辦事處工作人員補貼標準的規(guī)定，不得自行改變補助標準。3、辦事處應(yīng)加強財務(wù)管理的自檢自查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。公司財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)需要，對辦事處財務(wù)管理情況進行檢查指導，堅決杜絕違反財經(jīng)紀律的現(xiàn)象。

4、辦事處應(yīng)加強管理，提高服務(wù)質(zhì)量，提高經(jīng)濟效益。5、辦事處財務(wù)管理流程：1)費用支出流程2)貨款回籠流程

6、處罰：出現(xiàn)下列情況之一的，辦事處負責人、人員應(yīng)予解聘。1)違反財務(wù)制度，造成財務(wù)工作嚴重混亂的；

2)拒絕提供或提供虛假的會計憑證、帳表、文件資料的；3)偽造、變造、謊報、毀滅、隱匿會計憑證、會計帳簿的；4)利用職務(wù)便利，非法占有或虛報冒領(lǐng)、騙取公司財物的；

5)弄虛作假、營私舞弊，非法謀私，泄露秘密及貪污挪用公司款項的；6)在工作范圍內(nèi)發(fā)生嚴重失誤或者由于玩忽職守致使公司利益遭受損失的；7)有其他瀆職行為和嚴重錯誤，應(yīng)當予以辭退的。

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公司辦事處管理辦法

一、為貫徹本公司的營銷計劃，進一步開拓市場，加大市場占有率，公司經(jīng)研究后決定建立辦事處制度，以使辦事處的各項管理規(guī)范化和合理化，保證公司各項業(yè)務(wù)規(guī)范而有序地進行，特制定本辦法。

二、辦事處的工作職能

1、負責當?shù)厥袌龅拈_拓、客戶資源的開發(fā)和管理；2、承擔公司下達的銷售任務(wù)；

3、代表公司與當?shù)乜蛻暨M行業(yè)務(wù)上的聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)；

4、負責收集、整理、反饋當?shù)厥袌鲂畔⒓巴�類競爭產(chǎn)品的動態(tài)；5、確定區(qū)域的銷售目標及銷售策略，并報營銷部批準后實施；

6、在營銷部的指導下，制定具體的實施計劃，并報營銷部批準后實施；7、負責本區(qū)域的營銷管理工作；

9、負責本區(qū)域項目信息的收集、整理、分析和公關(guān)工作；9、負責本區(qū)域內(nèi)代理商的維護；10、公司臨時指派的任務(wù)。

11、根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定，執(zhí)行和負責應(yīng)收貨款的催收和費用結(jié)算工作，防止客戶拖欠貨款，每月按時完成與客戶合作的往來帳目核對工作；

12、嚴格執(zhí)行公司有關(guān)財務(wù)制度，如實填寫各項報表，嚴禁弄虛作假，嚴禁做有損公司利益的事。

13、積極與公司溝通匯報，提出有利于開拓市場的建議和意見；14、合理計劃、開支辦事處的各項費用；

15、負責辦事處各項財產(chǎn)的管理和保護，確保公司財產(chǎn)安全。三、辦事處與公司間的協(xié)調(diào)

1、辦事處人員要與公司各部門密切配合，確保工作的順利開展。2、辦事處協(xié)助公司對貨物的移送進行監(jiān)督和保管。四、辦事處的業(yè)務(wù)管理及產(chǎn)品價格規(guī)定

1、辦事處對外的產(chǎn)品價格及相關(guān)價格政策應(yīng)參照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2、產(chǎn)品以低于公司規(guī)定最低價格出售的，由辦事處提出申請，報公司審批，未經(jīng)審批程序，不得以任何形式變相降低產(chǎn)品價格。

五、客戶管理

1、客戶選擇：辦事處應(yīng)選擇資信狀況優(yōu)良的客戶。2、資信調(diào)查：

（1）辦事處對于新客戶，在供貨或簽訂合同前，應(yīng)進行必要時的資信調(diào)查，審查的內(nèi)容主要包括：公司名稱、注冊地點、注冊資本、經(jīng)營范圍、法人代表、經(jīng)營責任人、經(jīng)營歷史和現(xiàn)狀。

3、實地調(diào)查：

對新客戶的注冊地點（辦公或經(jīng)營場所）進行實地調(diào)查，確�？蛻籼峁┑馁Y信真實可靠。

4、建立客戶檔案：

（1）當新客戶資信經(jīng)審查合格并計劃建立業(yè)務(wù)關(guān)系，業(yè)務(wù)員按公司要求建立客戶檔案，辦事處、公司各留一份備案。公司指定專人管理客戶檔案。

（2）客戶檔案要根據(jù)客戶情況變化和公司業(yè)務(wù)人員變化進行更新。六、應(yīng)收帳款處理程序

1、月底對帳：每月底，辦事處與客戶進行對帳，并將相關(guān)數(shù)據(jù)限期交回公司財務(wù)部，確保公司的應(yīng)收帳款與相應(yīng)客戶的帳面記錄一致。

2、回收帳款：所有客戶的付款，統(tǒng)一通過銀行結(jié)算，由客戶直接匯到公司。3、應(yīng)收帳款的責任

（1）辦事處業(yè)務(wù)人員對所在區(qū)域內(nèi)全部應(yīng)收帳款負責。（2）公司業(yè)務(wù)部和財務(wù)部負責監(jiān)督管理貨款的收回。七、辦事處人員管理規(guī)定

1、駐辦事處業(yè)務(wù)人員必須應(yīng)本著“團結(jié)協(xié)作、實事求是”的態(tài)度，積極拓展業(yè)務(wù)，努力進取。

2、自覺遵守公司的各項規(guī)章制度，維護公司利益和形象，規(guī)范操作，不得有違法亂紀的行為。

3、按要求建立客戶檔案，保持良好的客情關(guān)系。定期檢查和整理文件和資料，確保公司資料、文件的完整和有序性，保證資料查詢的快捷、方便、及時和準確，并對文件資料進行分類管理。

4、駐外辦事處的財產(chǎn)列入《辦事處財產(chǎn)登記表》，傳真至公司存檔。辦事處人員對公司財產(chǎn)負有保管和愛護的義務(wù)。

5、駐外辦事處的業(yè)務(wù)人員應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)、得體的言談舉止。辦公人員在上班時間內(nèi)，要衣冠整齊、儀表端莊，不能穿拖鞋、睡衣或接待與工作無關(guān)的人等。

6、辦事處辦公區(qū)域要突出，要有明顯的辦公氣氛，工作場所應(yīng)保持整潔。

7、駐外辦事處人員手機號碼或駐外機構(gòu)電話號碼更換時必須提前向企業(yè)本部申請，未

獲得批準而更改電話號碼導致公司無法聯(lián)系者，要予以重罰。駐外辦事處更換地址必須事先得到公司相關(guān)部門審核，未獲批準不準私自搬遷等。

8、辦事處人員所負責的業(yè)務(wù)，在管理期間內(nèi)出現(xiàn)呆帳、壞帳的，辦事處業(yè)務(wù)人員有責任和義務(wù)進行清理，或由公司協(xié)調(diào)解決。業(yè)務(wù)人員不能正確陳述理由的，界定責任后，按實際情況由責任人承擔相應(yīng)責任。

9、嚴禁駐辦事處人員私自直接向客戶結(jié)款或借支現(xiàn)金。八、辦事處會議制度：

1、辦事處及其下各地業(yè)務(wù)人員每月底開區(qū)域銷售會議；2、辦事處所在區(qū)域的業(yè)務(wù)人員應(yīng)于每周五下午召開周會；3、臨時會議由通知確定；

4、會議內(nèi)容：總結(jié)工作，交流經(jīng)驗，研究問題，制訂計劃，落實任務(wù)。5、會議總結(jié)應(yīng)及時傳至公司。

6、辦事處應(yīng)按要求及時向公司報送如下資料：

1)周報表：下周工作計劃表、本周工作總結(jié)表、客戶資料卡、銷售周報表、本周總結(jié)；2)月報表：下月工作計劃表、本月工作總結(jié)表、月度廣告計劃申報表及月度銷售促進工作表、銷售月報表，月度財務(wù)報表；

3)年報表：年度銷售統(tǒng)計表、本年度工作總結(jié)、下年度工作目標與計劃，年度財務(wù)報表。

九、辦事處人員工資及其獎勵、補助標準，按公司現(xiàn)有制度。

十、相關(guān)費用的報結(jié)制度

房屋的租賃，房屋內(nèi)用品的添置，物業(yè)費，水電費辦公用品的添置電話，傳真，打印，電腦，桌椅車船費，補助等

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