檔案數(shù)字化加工計劃

檔案數(shù)字化加工計劃

檔案數(shù)字化建設是檔案工作隨著現(xiàn)代化管理發(fā)展到一定階段而出現(xiàn)的一種新的趨勢。國家檔案局中央檔案館在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》明確提出：加強檔案安全體系建設，提高檔案的容災及災備能力，確保檔案安全，是高校檔案數(shù)字化建設的主要目標。

出于對現(xiàn)有全區(qū)各盟市旗縣檢察院紙質檔案的保護和提高現(xiàn)有檔案的準確、高效的利用，在全區(qū)范圍內實施檔案數(shù)字化加工，最終實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上調檔、網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上展示編研。

并為保證數(shù)字化加工處理工作安全、有序進行，本院與外聘技術操作人員簽訂安全保密協(xié)議，加工處理場所安裝監(jiān)控設施，對出入庫檔案建立登記，嚴格清點核查，做到檔案數(shù)字化處理工作的安全、有序、穩(wěn)步、高效進行。

同時，以數(shù)字化加工處理工作為契機，安排本院檔案室管理人員與外聘技術人員共同工作，實地學習操作，掌握室藏檔案數(shù)字化處理程序和方法，并定期舉辦檔案數(shù)字化管理培訓，對縣區(qū)檢察院檔案管理人員和各部門內勤進行系統(tǒng)培訓，幫助檔案管理及相關人員掌握檔案數(shù)字化加工處理技術，為今后自主進行檔案數(shù)字化加工處理工作提供保障。

一、紙質檔案數(shù)字化處理后具有幾點益處：

進入21世紀以來，我國的各級政府、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案信息化意識極大加強，其中就包括對浩如煙海的實體檔案進行數(shù)字化，以提供準確、快速、實時的網(wǎng)絡化信息服務。實施實體檔案數(shù)字化需要有具備相當規(guī)模的專業(yè)化團隊、大量的掃描等數(shù)字化專業(yè)設備、高效的數(shù)字化加工業(yè)務管理軟件系統(tǒng)以及嚴密的項目管理制度體系等條件。顯然，采用數(shù)字化外包方式完成檔案的數(shù)字化是最佳的

選擇。

1、檔案的調閱方便快捷。從前查閱卷宗都要辦理相關手續(xù)后，到檔案保管處手工查找翻閱。檔案數(shù)字化處理后，可以直接通過電腦在幾秒內時間里準確找到所需的檔案。這大大提高了工作效率。

2、實現(xiàn)多種檢索方式。凡是能登陸到局域網(wǎng)的計算機都能進入電子檔案系統(tǒng)�？梢园凑债斒氯诵彰�、案號、歸檔號、按類型等多種方式進行檢索查詢。

3、檔案可實現(xiàn)部分或全部復制、打印。檔案員不需要進入庫房調卷，就可以復印、打印部分或全卷檔案。還可以將其存到各種移動存儲介質(移動硬盤、u盤等)。

4、電子檔案實現(xiàn)分組管理。電子檔案系統(tǒng)管理員有權對用戶進行注冊、注銷、刪除、權限修改等�？梢酝ㄟ^權限設置對用戶瀏覽的內容加以限制，比如，高權限用戶可訪問瀏覽法院訴訟檔案的副卷；只能瀏覽，不能打印等。

5、電子檔案實現(xiàn)日志管理。電子檔案系統(tǒng)對每天電子檔案查看情況自動記錄�？蓪崿F(xiàn)對什么人、什么時間，在哪臺計算機查看哪本卷宗清晰記錄。通過日志的科學管理，檔案員可以快速排查解決問題。

6、電子檔案大幅提升安全性。電子檔案安裝于內部局域網(wǎng)，只允許本院受權人員調閱。其他非本院人員無法登陸系統(tǒng)查看。如有特殊情況，上級檢察院需要調卷，可另行處理。檔案數(shù)字化處理后，紙質檔案都封存入庫，避免了檔案的破損和丟失。

7、電子檔案成本低。電子檔案的維護成本遠遠低于紙質檔案。

二、基礎設備建設預算：

類型服務器存儲備份存儲備份軟件單價15萬元25萬元25萬元15萬元數(shù)量金額合計元元元元注：1、服務器用于掛接檔案數(shù)據(jù)，以便準確、高校的利用。2、存儲用于保存已產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)。3、備份存儲用于及時備份已產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)，以保證數(shù)據(jù)的安全和完整性。4、備份軟件用于及時備份新產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)，在沒有人看管的情況下也可以實現(xiàn)準確、高效的數(shù)據(jù)備份。三、數(shù)字化服務預算如下：類型掃描加工費用檔案整理費用檔案處理掛接后期維護費用金額頁數(shù)x0.4頁數(shù)x0.05頁數(shù)x0.055萬/年費用合計元元元元四、具體實行步驟：1、完善基礎設備建設。2、201*年完成本院現(xiàn)有紙質檔案的數(shù)字化處理。3、201*年逐步完成推動各盟市旗縣等下級單位的現(xiàn)有紙質檔案的數(shù)字化處理。

4、最后，完成現(xiàn)有紙質檔案數(shù)字化處理的基礎上，完成每年生成檔案的數(shù)字化處理。

擴展閱讀：檔案數(shù)字化加工方案

檔案室、檔案館館藏檔案掃描、數(shù)字化加工

整體解決方案

目錄

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第一節(jié)質數(shù)字化加工作業(yè)前期準備1

一、數(shù)字化工作人員準備1二、數(shù)字化工作軟件、硬件準備4三、確定數(shù)字化內容、數(shù)量及用戶需求5

第二節(jié)數(shù)字化加工流程及主要技術方案6

一、入庫提卷、拆卷6二、標引著錄7三、檔案掃描8四、圖像處理11五、全文OCR、生成雙層pdf、板式還原及格式12六、總質檢14七、批量掛接15八、還卷及數(shù)據(jù)備份提交15

第三節(jié)質量控制方案和保證措施17

一、加工質量保障措施17二、多環(huán)節(jié)，多層次的質量檢查體系17

三、階段性驗收與終驗相結合的嚴格驗收程序是質量控制的終

級保障19

第四節(jié)安全保密控制21

保密協(xié)議22

第五節(jié)售后服務24

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項目背景

隨著全國文化信息資源共享工程與中國數(shù)字圖書館工程的起動，信息化已成為國際潮流，信息資源建設成為當務之急。信息資源建設的重點是電子文獻、各類數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡資源、電子檔案、電子圖書等新型數(shù)字化信息資源的建設。在數(shù)字化信息資源建設中，很大的一個需求是將現(xiàn)有的紙介質印刷品數(shù)字化，使之成為能夠用計算機閱讀、理解、查詢、檢索的電子文件，最終將其應用于數(shù)據(jù)庫存儲，或通過CD-ROM、Internet網(wǎng)進行出版，或上傳數(shù)字檔案館供用戶使用。

以傳統(tǒng)紙張為載體的保存方式，占據(jù)了大量的空間，需要特殊的環(huán)境，而且不方便查詢，隨著時間的推移，還面臨著腐蝕、老化等問題。而將紙介質文件信息進行電子化處理，保存到光盤上，具有存儲、管理、共享等功能，還可以減少文件庫房占地，節(jié)省保管設備和人員方面開支，又方便統(tǒng)計和進行遠程查詢。

因此，將檔案、期刊、文件等資料通過掃描儀，掃描成圖像文件，再通過處理轉換成電子文檔，建立目錄和索引，制作成電子文件，已是當務之急。

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第一節(jié)數(shù)字化加工作業(yè)前期準備

一．數(shù)字化工作人員準備1.甲方人員

職務：現(xiàn)場交接管理人員人數(shù)要求：一名

專業(yè)要求：為學校檔案館負責檔案管理工作的技術或管理人員。職責范圍：

①.負責與乙方的檔案提卷和還卷等交接工作，協(xié)同甲方人員作好交接清單記錄并簽字。

②.負責監(jiān)督乙方規(guī)范化加工。

③．隨時把握乙方加工進度并進行協(xié)調。④.及時關注并抽查乙方加工質量

⑤．代表甲方與乙方進行及時的溝通及問題協(xié)調，確保項目順利完工。2乙方人員2.1．管理人員

主要為：熟悉現(xiàn)場加工管理，熟悉數(shù)字化整體作業(yè)流程，具有較強組織能力和現(xiàn)場管理及溝通能力的乙方負責人。2.2．工程技術人員

主要為：熟悉計算機軟、硬件技術，了解檔案數(shù)據(jù)庫標準和系統(tǒng)開發(fā)。了解檔案管理等相關專業(yè)知識的乙方技術部技術支持工程師。2.3數(shù)據(jù)采集作業(yè)員

主要為：了解檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)標準和計算機軟件應用等相關知識的乙方數(shù)字化制作部工作人員。

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人員安排見表3-1職務職責人備注員項目負責人不一定要常駐1．負責人員，資源的調配工作。2．負責施工組織設計、管理�，F(xiàn)場，但要通過一切通訊手段項目負責3．負責施工條件的保障及與甲乙雙方人關于項目進展狀態(tài)的匯報和協(xié)調工1人和定期到現(xiàn)場的督導，切實做管作。到對該項目加理工進度和加工人質量的掌控員1.負責與乙方的檔案提卷和還卷等交接工作現(xiàn)場主管2.負責現(xiàn)場的人員管理和加工管理3.負責數(shù)據(jù)的終驗和掛接1人4.配合項目負責人做好與乙方的溝通協(xié)調工作。著錄人員負責將檔案卷內目錄及其它索引信息進行手工錄入為電子數(shù)據(jù)信息并校對1人數(shù)據(jù)掃描人員負責按制定的技術規(guī)范將檔案資料掃1采描人集在進行圖像處人1.去污：將掃描獲取的圖像進行圖像去理的時候，肯定員污;去黑邊及去雜點等；是逐頁處理，所圖像處理2.糾偏：將偏斜的圖像進行糾正處理;以要留意每一人員3.文字處理：將不清楚的文字進行加深1人頁掃描的質量，

或變淺；發(fā)現(xiàn)掃描質量4.拼接：將頁面較大的圖像進行拼接處問題立即發(fā)還理；上一工序重掃并作好記錄。1.負責將處理好的圖像進行全文識別、矢量化人員最圖像矢量2.校對、板式還原和格式轉換1-3終定員需結合化人員3.對已經(jīng)產(chǎn)生的成品數(shù)據(jù)進行初驗后人矢量化的圖形移交給現(xiàn)場主管終驗并掛接。數(shù)量和采集難度。數(shù)字化工作軟、硬件準備

1．配備硬件數(shù)量及檔次要視數(shù)據(jù)采集工作情況及數(shù)據(jù)量大小。

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二.

2．甲方提供PC機4-6臺給乙方作為采集作業(yè)使用，其他硬件設備由乙方自行解決。

3．場地:甲方提供。

4．辦公用具：甲方提供打印機（以實際用量為標準）辦公桌椅檔案資料的裝訂及打印機所用的全部耗材。5.其他條件：提供電力和飲水。軟硬件準備詳見表3-2

表3-2軟、硬件配備列表

軟、硬件名稱數(shù)量詳細配置1．需支持全文檢索使用功能。2．支持TIFF和PDF格式數(shù)據(jù)的批量掛接功能。能滿足本加工項目所有的技術要求響應時間提供方綜合檔案管理系統(tǒng)一套項目開始需到位甲方數(shù)字化流程管理和加工軟件、OCR軟件服務器掃描儀（A3幅面）全套項目開始需到位項目開始需到位乙方一臺一臺甲方乙方富士通A3幅面項目開始需FI-4750C(ADF)到位A4幅面虹光-FB6030(平板)PC機項目開始需到位項目開始需到位掃描儀（A4幅面）一臺乙方計算機4-6套甲方三.確定數(shù)字化內容、數(shù)量及用戶需求

在數(shù)據(jù)采集之前，首先要客觀真實統(tǒng)計數(shù)字化內容和數(shù)量，確定用戶使用需求，

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然后制定對應方案和技術控制以便準確地進行施工安排。

表3-3三峽大學檔案館檔案數(shù)字化用戶需求調研表檔案類型檔案數(shù)量數(shù)字化準備情況檔案裝訂檔案著錄紙張及保存情況用戶需求備注招生名冊約件約面很好較差很好較差很好較差很好較差很好較差一般很差一般很差一般很差一般很差一般很差一般很差一般很差影像化矢量化影像化矢量化影像化矢量化影像化矢量化影像化矢量化影像化矢量化影像化矢量化檔案整理排序檔案裝訂學籍檔案約件約面檔案著錄檔案整理排序約件約面檔案裝訂檔案著錄檔案整理排序檔案裝訂黨群檔案約件約面學生成績檔案著錄檔案整理排序檔案裝訂基建檔案約件約面檔案著錄檔案整理排序檔案裝訂很好較差科研檔案約件約面約件約面檔案著錄檔案整理排序檔案裝訂檔案著錄其它：很好較差檔案整理排序

填表人職務

第二節(jié)數(shù)字化加工流程及主要技術方案

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檔案數(shù)字化加工主要流程包括：提卷-拆卷-檔案著錄-掃描-圖像處理-OCR-校對-版式還原-轉雙層PDF-終驗-掛接。

圖一檔案數(shù)字化加工流程圖

一、入庫提卷、拆卷

1.從檔案室移交檔案，嚴格執(zhí)行原始檔案的交接手續(xù)，使用雙方項目負責人確認的檔案交接清單（完成清點登記）。

2.檔案整理：編寫頁碼、核對紙質檔案頁碼、對可拆釘?shù)奈募�做拆釘處理以適應掃描的要求、對需要修復的檔案進行歸并整理（如果發(fā)現(xiàn)破損嚴重，無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復、折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理后再進行掃描，發(fā)現(xiàn)破損嚴重的檔案須立即報知項目相關負責人）

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制作卷內目錄，掃描文件抽取

3按照掃描處理量明確交接周期和檔案交接量（雙方項目負責人簽字，以保在施工過程中檔案不損失、不丟失。）

4裝訂案卷應保證裝訂牢固，案卷整齊，卷內材料不松動，脫落，保持與原案卷一致。

圖二

二、標引著錄

按要求將文件所需信息錄入到軟件數(shù)據(jù)庫里，標引著錄按照國家檔案局有關標準結合用戶檔案著錄的具體要求進行。

1.錄入方式采用手工錄入的方式2.校對方式

校對以軟件校對和打印輸出、對比校對相結合，錯誤率在萬分之二以下。案卷目錄和卷內目錄按照檔案的原始數(shù)據(jù)錄入。卷案目錄和卷內目錄的樣式經(jīng)用戶同意可做相應調整。對檔案目錄數(shù)據(jù)修改和補充的數(shù)據(jù)，須填寫更改

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資料、更改資料放入原案卷內，卷內目錄及其他不全的需補充完整。三、檔案掃描

1.掃描方式：根據(jù)檔案幅面的大小選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀進行掃描。大幅面檔案可采用加長式掃描或者圖像拼接處理方式處理，同一頁面有兩個以上文件，需分別掃描。

2.掃描色彩模式：以黑白二值掃描為主，附有灰度（彩色）照片及原件分明度很低的檔案，可視情況采取灰度和24位真彩色掃描。然后以黑白二值保存。

例：藍底招生名冊，此種檔案長見為A3幅面、紙張很薄，底色與文字的分明度很低。實物檔案查看時都顯吃力，此種檔案如果用黑白二值掃描，則會出現(xiàn)大幅暗面，文字顯現(xiàn)不清；如果使用彩色掃描，文字部分明度很低。只有使用灰度掃描，效果相對好一些，如圖三。掃描后的圖像再輔以黑白二值保存，則最大限度的提高了圖像質量，如圖四。

圖三灰度掃描效果圖四保存為黑白值后的效果

3.分辨率：無全文檢索需求的文檔分辨率調整為200DPI最為合適。需要全文檢索而做ocr識別的文檔，黑白二值掃描分辨率最佳為400dpi，此分辨率下識別成功率最高。24位真彩色掃描分辨率標準為200dpi。

4．圖像文件的大�。汉诎锥�值掃描A3頁面：20K40K；灰度或彩色掃描A3頁面：100150K。

5．如遇字間距和行間距過密、原件本身是復印件等字跡不清楚的情況，可適當增加掃描的分辨率，但要保證圖像清晰的同時，又不影響遠程查詢和瀏覽的速度。

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6．清晰度：掃描圖像字跡清晰、顏色恰當，不宜過淺或過深，并且不得出現(xiàn)字跡筆畫殘缺或字跡筆畫疊合而影響閱讀的情況，即使原檔案存在銹斑變質、顏色過淺或深淺不一致，也保證掃描圖像可讀，掃描留下的墨跡寬度不得超過0.5厘米，并且指印和黑線不能覆蓋或影響正文內容。

7．根據(jù)檔案實體情況，在檔案電子文件中相對應目錄設置“復制件”、“原件不清”標志。目錄以原有檔案目錄為準，在實際處理過程中著有未歸類的新目錄�？筛鶕�(jù)情況修改目錄，增加或調整標準目錄，對檔案原目錄數(shù)據(jù)修改或補充的數(shù)據(jù)，需填寫更改資料，更改資料放入原案卷內，能實現(xiàn)一條目錄對應多個圖像和一個圖像對應多條目錄的編目。8．圖像內容：

8.1實時在屏幕上監(jiān)控掃描全過程，遇有漏掃、重張，圖像黑邊、偏斜、

折角、不清晰等情況，則進行重掃或補掃。

8.2檢查掃描件是否合乎要求，掃描圖像必須與原圖頁面一一對應，不

得出現(xiàn)顛倒、缺頁、重頁或錯頁情況，不能有遺漏、重復，掃錯的現(xiàn)象

8.3掃描的頁面內容居中顯示，不可出現(xiàn)明顯偏左或偏右的現(xiàn)象，正文

內容、頁眉、頁腳、反面印章、附件、手寫注釋等信息完整；圖像內容與書本面完全對應，不得出現(xiàn)書頁內容殘缺或將旁邊頁面信息掃入本頁的現(xiàn)象。（對圖像黑邊、偏斜、折角、不清晰等情況進行處理，以達到用戶需求）

8.4紙張較差檔案掃描方案：由于進行數(shù)字化的檔案會有部分為歷史檔

案，紙張質量比較差，對于這部分紙張質量較差的歷史檔案掃描，我們本著以下原則：

8.4.1保證檔案安全。紙張較差的檔案多為破損檔案，對于破

損檔案更應該在生產(chǎn)流程中加以特殊對待，不能造成二次破壞。保證檔

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案的安全是第一要務。因此，在處理紙張較差的檔案時，不允許使用蘸水防滑等有破壞檔案可能性的操作方法。

8.4.2保證掃描質量。歷史檔案之所以進行檔案數(shù)字化，其中

最主要的目的之一就是搶救這部分歷史檔案，今后在應用這部分檔案時，盡量避免人為翻閱歷史檔案而給檔案造成二次傷害，而應使用電子系統(tǒng)，使用掃描件。這樣檔案掃描的質量要盡可能的清晰、干凈，盡可能的恢復歷史原貌，這對掃描質量的要求很高。8.4.3高效高質的完成任務。

9.掃描登記：認真填寫紙質檔案數(shù)字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

四、圖像處理

1.逐張檢查圖像質量（包括黑邊、折角、圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像處理），檔案順序（頁號）是否正確，有無漏掃、重張等情況（發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。）

2.糾偏：圖像整體傾斜不得超過1度，不得出現(xiàn)圖像的一部分傾斜或扭曲而影響閱讀的現(xiàn)象。如果檔案頁面存在部分傾斜的，以頁面中標題糾正為準。

3去污：所有掃描留下的黑線、指印、陰影或污點都必須清除干凈（在放大50%的情況下）由于印刷質量或紙張質量等造成的頁面上有零星的污點和反面倒映文字污點比較多，如果在頁面視圖下看不清楚，或該污點嵌在文本行中無法清除，可以不清除，但應盡量保證圖像可讀。

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4全文頁面及局部文字的加深和變淺的處理：原始檔案的清晰度較低時，可提高圖像的清晰度，修正原資料中存在的字間距和行間距過密，文字較深或較淺，字跡不清楚的缺陷，確保文字及圖像信息清晰可辨。

5圖像拼接：對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形式的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性和數(shù)字化檔案的準確可讀。

6照片頁處理：必要時采用專業(yè)的圖像處理軟件進行處理，確保照片的清晰度。

7圖像存儲：存儲格式以G-4壓縮TIFF格式保存。A4幅面檔案保存文件不得大于100K；其他幅面檔案掃描形成文件在保證影像質量的前提下，盡量縮小文件占用空間。掃描文件存儲命名必須與條目檔案號一一對應。

五、全文識別（OCR）及生成雙層pdf、版式還原及格式轉換

將掃描處理完成后的文檔利用專業(yè)的識別軟件進行全文OCR，如甲方對識別成功率有嚴格要求的，還需另外進行人工校對，校對結束后將版式還原及轉換成雙層PDF文件格式。

根據(jù)用戶對識別率的要求，可選擇性進行人工校對。進行人工校對和不進行校對的優(yōu)缺點對比：

1．不進行人工校對：其原理是在單層PDF的基礎上利用計算機軟件進行全文OCR識別后生成雙層PDF文件。從而激活了圖片中所反映的文字，而達到提取文字和利用原文所包含的文字進行檢索的目的。但是不進行人工校對和版式還原，識別的準確率取決于原始資源的情況及保存現(xiàn)狀。

優(yōu)點：效率高、成本低、能利用原文檢索瀏覽速度快。

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缺點：識別準確率取決于原件的質量，所以準確率不穩(wěn)定。適應范圍：

①、原件版面干凈及保存完好的資源。（準確率可達95%以上）②、原文中只含部份核心檢索內容的資源。（如學籍檔案，檢索的重點

只是圍繞學生的身份信息）

2．進行人工校對：其原理是在OCR的基礎上，為了確保識別的準確率而增加了人工校對和版式還原的工序�？蓪崿F(xiàn)無障礙的全文檢索。

優(yōu)點：全文檢索無差錯，準確率可達99%，且文本層和圖像層一一對

應。

缺點：效率極低、成本極高、因為進行了版式還原，所以原真率不到

98%，而且存儲空間很大而致瀏覽速度降低。

適應范圍：

①、所載信息珍貴且使用頻率很高的資源。

②、數(shù)字化項目資金預算充裕且項目實施時間寬松的資源。③、有很好的硬件環(huán)境支持的數(shù)字化項目。

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六、總質檢

1.對掃描處理完成后的圖像頁進行檢驗，對檔案拆分、掃描、修正、去污、插圖、照片的處理以及文本和圖像頁的匹配等質量進行全面檢驗，對于質量達不到要求的進行重掃、補掃等操作。

2.對文本域錄入與文本錄入域的標引、文件的頁號和頁數(shù)進行對比，對掃描前圖像頁的標引與掃描后的圖像頁的編號與頁數(shù)進行對比，發(fā)現(xiàn)不合格的登記清單重新處理。

3.對圖像質量的檢查，確保圖像版面清晰，干凈，大小一致，方向一致。4．主要質檢標準：

4.1．加工后的電子影像在總數(shù)量、完整性、清晰度上與源文件保持一致。

4.2．案卷著錄、按文件的屬性著錄數(shù)據(jù)庫字段，檢查“文件路徑”字段與文件實際存儲位置一致，差錯率控制在千分之五以內。

4.3．電子影像檔案件信息定義數(shù)據(jù)差錯率控制在百分之二以內。4.4．電子影像檔案卷內頁碼差錯率控制在千分之一以內。4.5．每頁電子影像左右端正度控制在三度以內。4.6．電子影像漏掃，壓邊率控制在千分之一以內。

4.7．電子檔案與條目數(shù)據(jù)的掛接一致，差錯率小于千分之一以內。

七、批量掛接

1掃描處理后的圖像成品，按年度、機構上傳至檔案專用服務器，利用檔案管理軟件中的對應掛接功能將掃描圖像信息與錄入到檔案管理軟件系統(tǒng)中的目錄進行對應掛接，確保目錄與原文的一一對應。

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2掛接到檔案管理系統(tǒng)中區(qū)，進行再次的成品驗收。

八、還卷及數(shù)據(jù)備份提交

1．原始檔案還原工作嚴格按照國家檔案局規(guī)定的相關標準和實際情況進行有序的還原，

將還原的檔案資料逐卷精心檢查，確實沒有落頁、掉頁、折頁等問題后再歸還檔案管理人員，經(jīng)雙方仔細核實無誤后，在還卷交接單上簽字確認。

2．在數(shù)據(jù)化加工過程中的各項工作記錄，在數(shù)據(jù)轉移完成后、提交給用戶方。

3．為了有效地保護數(shù)據(jù)，因此建立數(shù)據(jù)備份制度，在數(shù)字化加工項目工作結束，并經(jīng)用戶在終驗報告上簽字確認后，將通過驗收后的數(shù)據(jù)利用用戶軟件的光盤制作功能刻錄成光盤，刻錄到DVD光盤中，刻錄完成后再制作一個光盤備份，或用移動硬盤等存儲介質，將所有成品數(shù)據(jù)備份，提交給用戶。

4．刻錄光盤要求：

4.1、光盤制作兩份，制作成檔案數(shù)據(jù)格式為多頁TIFF的光盤單盤調閱。4.2、同一份文件不跨越二片DVD片號（同一份文件頁數(shù)需在同一DVD內）4.3、電子檔案存在于符合標準的單片包裝光盤

4.4、光盤標示光盤編號，單片包裝盒上注明光盤內主要信息

4.5、在光盤刻錄完成后，與硬盤系統(tǒng)中電子檔案進行一次比對，確保檔案資

料無遺漏及正確性。

4.6、制作光盤人員對于所有光盤序號進行標記，并提交相應表格。

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第三節(jié)質量控制方案和保證措施

項目加工總體質量目標：保證合格、爭創(chuàng)優(yōu)良！

一、加工質量保障措施

1．嚴格遵照執(zhí)行我方簽定的《不分包、轉包三峽大學檔案數(shù)字化項目承諾書》，避免項目轉包、分包引起的管理混亂和質量風險。

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2．嚴格按照我方制定的人員和設備投入計劃進場加工，確保人員設備供應，為項目進度和質量提供保障。

3．在該項目加工過程中，我方所有現(xiàn)場加工人員均受我公司《數(shù)字化作業(yè)人員質量考核制度》的約束，并承擔相應獎罰結果。

二、多環(huán)節(jié)，多層次的質量檢查體系。

1.對檔案簽收和屬性數(shù)據(jù)錄入的質量檢查，主要內容：檔案簽收的準確性，完整性和即時性；數(shù)據(jù)內容齊全，屬性數(shù)據(jù)輸入準確；與數(shù)據(jù)校對的檔案交接。

2.對數(shù)據(jù)校對處理的質量檢查，主要內容：校對后的數(shù)據(jù)內容齊全，正確；紙質檔案實體完整，還案及時無誤。

3.對數(shù)據(jù)遷移的質量檢查，主要內容：遷移后的數(shù)據(jù)的完整性準確性；對數(shù)據(jù)進行組合查詢并且結果正確；對數(shù)據(jù)進行匯總統(tǒng)計并輸出標準表格，試運行無死機現(xiàn)象。

4.在完成以上每個環(huán)節(jié)后，檢查人員將其數(shù)據(jù)再次進行一遍全面的復查，尤其對檢查記錄單上更正后的錯誤進行仔細的檢查，確保掃描得來的數(shù)據(jù)與源文件內容完全一致。

5.實施項目負責人對成品數(shù)據(jù)進行百分之十的抽查，在抽查時將該查數(shù)據(jù)的年度、保管期限、全宗號、卷號、卷內順序號等目錄信息是否準確無誤，再對獲取圖像數(shù)據(jù)的亮度、歪斜、是否錯頁等方面進行抽查，如有不合格的數(shù)據(jù)及時進行統(tǒng)計和修正，確保最終數(shù)據(jù)的準確無誤。

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三、階段性驗收與終驗相結合的嚴格驗收程序是質量控制的終極保障。

階段驗收報告

項目名稱項目編號報告人項目負責人時間所處階段項目狀態(tài)參數(shù)監(jiān)控情況項目狀態(tài)項目進度計劃情況實際情況偏差掃描糾正措施

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項目工作量（人時）項目規(guī)模項目外工作量情況描述（非項目工作）其他工作中遇到問題及困難：需要用戶支持與配合：用戶意見：用戶簽字：簽字日期：終驗報告

項目名稱報告人項目負責人項目編號時間第（）階段本階段項目完成情況驗收項目檔案整理（卷）完成情況備注檔案掃描（A4頁，A3頁，其他頁）圖像處理（卷頁）索引目錄錄入（條）-19-_______________________________________________________________________________________

全文OCR所有報表輸出（卷）資料裝訂（卷，件）內部驗收（頁）目錄與圖像文件的銜接數(shù)據(jù)是否上傳到服務器數(shù)據(jù)備份本階段驗收結論：雙方于年月日，進行了檔案數(shù)字化工作的第階段的成品驗收，乙方所提供的數(shù)據(jù)基本滿足甲方的要求，甲方同意通過驗收，進入下一個工作階段。用戶簽字：日期：項目經(jīng)理簽字：日期：

第四節(jié)安全保密控制

一、為了確保采集數(shù)據(jù)不外泄，在開始進行數(shù)字化加工后，我公司將不允許加工人員攜帶任何存儲介質進出加工現(xiàn)場。

二、為避免采集數(shù)據(jù)在硬盤上的物理磁道上被還原外泄，我公司將使用乙方提供的電腦用于數(shù)據(jù)采集作業(yè)。

三、電腦上所有的可以讀寫存儲介質的接口，自進場之日起即貼上封條，直到工程完工。

四、為避免數(shù)據(jù)采集過程中數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡外泄，我公司在加工期間將關閉外網(wǎng)，只使用局域網(wǎng)完成數(shù)字化作業(yè)。

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五、為了建立并嚴格落實安全保密制度，保證檔案資料的安全保密性，做到絕對不外泄任何信息。保密協(xié)議將同加工合同同時簽定并成為合同不可分割的一部分。見附件。

附件：保密協(xié)議

保密協(xié)議

甲方：地址：

乙方：數(shù)字科技有限公司地址：

鑒于甲方委托乙方承擔其檔案資料的數(shù)字化加工服務，乙方可能接觸到甲方某些非公開的，涉密的文件、檔案和資料，為了維護甲方資料的安全，保守國家秘密，乙方同意在整理檔案中涉及大量的重要的檔案材料承擔保密義務，并遵守如下保密規(guī)定：

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1，乙方同意上訴須保密的文件和資料承擔保密義務，數(shù)字化期間保證上訴文件和資料秘密安全，不得以任何形式向第三方（包括家屬、親友）談論工作中接觸的文件資料內容。

2，在乙方工作人員在工作過程中接觸到重要文件資料時，除確有必要（如自擬文件標題，圖像處理等需要查看文件內容外）不得閱讀文件資料內容。

3，乙方工作人員不得帶進、帶出各種計算機磁盤、光盤等易于存儲文件資料的存儲介質；

4，因工作需要必須帶進的計算機軟件工具類應用軟件，須經(jīng)檔案室同意，并在帶出時辦理檢查登記手續(xù)。

5，甲方提供乙方所需數(shù)字化處理的文件和資料等有形載體，僅限于乙方基于甲方需要制作檔案數(shù)字化產(chǎn)品的應用，乙方不得復制以上的任何文件和資料，或向第三方泄露；同時乙方在結束本期工作，所加工的數(shù)據(jù)經(jīng)甲方按照《合同》驗收合格后，必須無條件將其工作組機器內的數(shù)據(jù)清理干凈。

6，乙方工作人員在工作任務實事工程中，非工作需要不得將檔案資料帶出工作場所，不得私自記錄或議論甲方涉密文件資料的內容。7，乙方應承擔本協(xié)議約定的保密責任，妥善保管有觀點文件和資料，并對有關人員進行有效管理，以確保本協(xié)議的履行。

8，乙方工作人員在工作過程中造成泄密或遺失文件資料的，甲方視情節(jié)輕重追究其行政甚至刑事責任。

9，未盡事宜，按《保密法》等有關規(guī)定執(zhí)行。

10，本協(xié)議一式貳份，甲乙雙方各執(zhí)一份，其有同等的法律效率，本協(xié)議

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經(jīng)甲乙雙方簽字蓋章立即生效。

甲方：

代表人（簽字）

第五節(jié)售后服務

一、享有在雙方簽字驗收合格后12個月內的免費技術服務

二、一般技術響應時間為24小時，若出現(xiàn)數(shù)據(jù)加工質量問題，在48小時內到達現(xiàn)場進行服務。

三、為檔案館軟件使用人員提供免費的檔案資料加工軟件的使用培訓，同時有義務提供有償?shù)暮罄m(xù)技術支持。

四、保證建庫的檔案資料電子影像的數(shù)據(jù)質量，對出現(xiàn)質量問題的檔案資料，有重新整理，免費補掃的責任。

五、電話支持服務：提供7×24小時電話支持，售后服務電話：六、在線QQ技術服務：提供5-8小時QQ在線支持，號碼：七、電子郵件服務：在收到郵件的8小時內做出響應。郵件地址：八、定期回訪服務。在售后服務有效期內，我公司將安排不少于三次的定期回

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乙方：

代表人（簽字）

訪服務，以了解用戶使用狀況，收集反饋意見等。

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友情提示：本文中關于《檔案數(shù)字化加工計劃》給出的范例僅供您參考拓展思維使用，檔案數(shù)字化加工計劃：該篇文章建議您自主創(chuàng)作。

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