關于湖北師范學院學生聯(lián)合會文案管理制度的通知

各院（系）學生會：

學生會檔案是學生會在工作和各種活動中形成并作為歷史記錄保存起來以備考察的文件資料，它起著憑證、依據(jù)和史料的作用，并為學生會更好地開展工作提供豐富材料。管理工作主要由秘書部負責、各部配合的方式進行。主要分為檔案收集制度和檔案上交制度兩部分，現(xiàn)將具體內容通知如下：

檔案收集制度

現(xiàn)將各院（系）須上交材料做以下統(tǒng)一要求：

1、 各院（系）學生會每學期初上交學生會工作計劃，每學期末上交學生會工作總結（電子文檔及A4打印稿），交至校學生會秘書部，具體上交時間為每學期初三周內及每學期末結束前三周（即十六周---十八周）內。

標題內容：×院（系）學生會200×—200×學年第一/二學期工作計劃/工作總結

字體：標題—方正粗宋簡體

正文—仿宋GB2312

字號：大標題小二號字，小標題（附件標題）三號字

正文四號字

行距：1.5倍行距

首行縮進：2字符

頁 邊 距：單面打印上、左2.2厘米，下、右2.0厘米

雙面打印均為2.2厘米

目錄：“目錄”兩字方正粗宋簡體二號

目錄正文仿宋GB2312四號

注：正文分層時，不要使用自動生成模式（如：自動生成的（一）、（二）……） 若不做特殊要求，以下各文件的字體、字號等均為相同要求

2、各院（系）各部每學期初上交各部工作計劃，每學期末上交各部工作總結（電子文檔及A4打印稿），交至校學生會相對應各部，具體時間為每學期初三周內及每學期末結束前三周（即十六周---十八周）內。

標題內容：×院（系）×部200×—200×學年第一/二學期工作計劃/工作總結

3、各院（系）各部每月上交工作簡訊（只需電子文檔），交至校學生會相對應各部，具體時間是每月10號以內上交上月工作簡訊，包括10號。(注：各院（系）秘書部不用上交此工作簡訊）

標題內容：×院（系）×部×月工作簡訊

檔案上交制度：

1、各院（系）各部必須在以上規(guī)定的時間內將文件材料（包括紙質文檔和電子文檔）上交到校學生會相應各部門，工作計劃及工作總結超過規(guī)定時間一個星期上交視為補交，一星期后上交視為曠交，工作簡訊超過規(guī)定時間三天上交視為補交，三天后上交視為曠交。補交者在評優(yōu)工作中作相應的扣分，曠交者直接取消該部門的優(yōu)秀文件評優(yōu)資格。

2、各院（系）各部必須按照以上規(guī)定的文件格式上交材料，對于格式有錯誤、排版不美觀的文件，在評優(yōu)中酌情扣分。

湖北師范學院學生聯(lián)合會

二〇一〇年四月八日

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